Текст приглашения на корпоративное мероприятие

Приглашения (ангажемент): виды и примеры написания

Организация любого делового мероприятия требует предварительной подготовки со стороны его устроителей. Заблаговременная отправка приглашения его участникам –  это обязательное условие, выполнение которого обеспечивает присутствие всех заинтересованных лиц и их участие в запланированной программе.

Что должно содержать приглашение

Официальный ангажемент позволяет проинформировать всех участников о том, какое мероприятие состоится, и содержит информацию, на основании которой адресат  может определиться, интересно ли ему это предложение, готов ли он прибыть на встречу.

Как правило, официальный ангажемент создается для таких мероприятий, как: конференция, совещание партнеров, официальные приемы и праздники, выставки, собеседования, деловые встречи по какому-либо конкретному поводу, круглые столы.

Несмотря на то, что в обыденной жизни чаще всего приглашение поступает в устной форме, в деловых коммуникациях более приемлемой формой является отправка письма, отличающегося  по составу информации от других видов письменных сообщений.

Основные функции письма-приглашения:

• проинформировать о мероприятии;
• получить ответ о согласии или невозможности принять участие от конкретного  адресата;
• определить точное количество лиц, подтвердивших участие.

Текст приглашения официальных лиц на мероприятие должен содержать несколько обязательных элементов:

1. дата, время и место проведения с точным описанием маршрута, помогающего участникам добраться до места без посторонней помощи;
2. тема и программа мероприятия с определением времени, запланированном на каждую его часть;
3. роль приглашаемого: будет ли он обычным участником-слушателем или зрителем, либо ему доверена функция докладчика или организатора дискуссии;
4. указание на вид дресс-кода, установленного для всех участников;
5. просьба предоставить обратную связь о решении адресата об участии, вместо фразы о необходимости направить ответ может использоваться буквенное обозначение R.S.V.P. – сокращенная аббревиатура от Repondez sil vous plait, означающая просьбу ответить на письмо;
6. контактные данные устроителей;
7. дополнительная информация, если она необходима;
8. карты и планы рассадки гостей при проведении самого мероприятия и банкета.

Примеры

Виды приглашений можно выделить по нескольким основаниям для классификации.

По наличию указания ФИО приглашаемого лица они подразделятся на:

• именные;
• общие для группы приглашаемых без индивидуального обращения к каждому участнику.

По формату мероприятия:

• официальные, к которым относятся не только приемы, но и конференции, круглые столы;
• неофициальные.

По цели приглашения делятся на:

• частные: празднования дней рождений, юбилеев, свадеб и помолвок;
• коммерческие: выставки, открытие магазинов, вернисажей.

Приглашение на мероприятие должно содержать всю необходимую информацию о том, как и где оно будет проводиться и каким образом приглашаемый должен подтвердить устроителям свое участие.

Оно может быть личным, как на приведенном примере:

Также оно может оформляться без обращения к конкретному лицу.

Приглашение на завтрак, обед или ужин  обязательно содержит информацию о поводе, по которому собираются участники, и просьбу уведомить о принятии предложения.

Приглашение на прием, как правило, оформляется особенно строго и торжественно, на бумаге самого выского качества. Помимо сообщения о времени и месте проведения оно  может содержать информацию о формате проведения мероприятия, дресс-коде и при необходимости плане рассадки гостей.

Приглашение на собеседование относится к категории наименее строгих форм приглашений. Основная его задача – это организация личной встречи соискателя со специалистом по найму персонала или руководителем подразделения, в которое подбирается новый сотрудник.

Способы доставки

После того, как все пригласительные на мероприятия подготовлены, необходимо решить, какими способами их лучше доставить до адресатов. Выбор доставки зависит от формата и престижности мероприятия.

• Если это официальный прием, то лучше вручить большую часть пригласительных лично в руки приглашенным лицам.
• Для  организации участия приглашаемых в коммерческих мероприятиях можно использовать услуги курьеров.
• Допустимо направлять приглашения почтовыми отправлениями, при этом необходимо учитывать период времени, необходимый для их доставки.
• Наиболее распространенный и быстрый способ доставить приглашение — это отправка по электронной почте. Однако для особенно торжественных событий такой вариант не рекомендуется использовать.

Также важно помнить: правила делового этикета определяют сроки отправки писем, составляющие не менее 2-х недель до начала мероприятия.

Как ответить на приглашение

Получив приглашение, необходимо проинформировать устроителей о своем решении принять участие в мероприятии или отклонить предложение.

Ответ  предоставляется по-разному, с учетом формата проводимого мероприятия. Это может быть звонок приглашающей стороне по контактным телефонам, указанным в пригласительном, отправка электронного сообщения или предоставление письменного уведомления в случаях, когда необходимо соблюсти требования делового протокола.

При подготовке ответа, особенно, в случае отказа  принять участие в мероприятии, важно сформулировать его причину. Если реальной причины нет, а идти не хочется, то лучше сослаться на занятость, поскольку ссылки, например, на недомогание или болезнь могут обернуться неприятностями, ведь отказавшийся может быть замечен на другом празднике, вечере или банкете.

Если на приглашении указана аббревиатура R. S. V. P., то ответ должен быть предоставлен обязательно по контактным телефонам или электронному адресу, указанным на бланке. Если же устроители в тексте указали, что информировать их необходимо только в случае отказа, то именно так и следует поступить.

При необходимости проинформировать о своем участии организаторов неофициальных частных праздников, чаще всего не требуются соблюдение каких-либо условностей. Как правило, достаточно обычного звонка с информацией о том, принято предложение или отклонено по какой-либо причине.

Умение создать качественное приглашение и правильно его принять позволяет демонстрировать сторонам уважительное отношение друг к другу, подчеркивать ценность контактов и желание поддерживать и развивать дальнейшее общение.

Источник: https://etiketo.ru/prazdnichnyj-etiket/priglasheniya

Примеры оформления письма-приглашения в 2020 году

> Письма > Примеры оформления письма-приглашения в 2020 году

Письмо-приглашение – это способ предложить адресату посетить определенное мероприятие, присутствовать при каком-либо событии.

Приглашение может быть выражено устно, однако в деловых отношениях распространена именно письменная форма, имеющая ряд преимуществ. В статье предлагаем несколько образца письма-приглашения для участия в мероприятии, конференции, выставке.

Также имеется пример письменного приглашения на собеседование к работодателю и приглашение к сотрудничеству.

В деловых отношениях письмо-приглашение является важным элементом возведения доверительных и уважительных отношений двух сторон. Письменное предложение принять участие, посетить, посмотреть – это знак особого внимания, кроме того, позволяет адресату не забыть о важном событии, его ожидающем.

Зачем нужно письмо-приглашение:

• позволяет уведомить определенное лицо о каком-либо важном событии, мероприятии;
• подтверждает, что адресат действительно приглашен, позволяет избежать ошибок;
• напоминает о времени и месте встречи, события, на которое приглашен получатель.

Почему письменное приглашение лучше устного:

• позволяет уведомить определенное лицо о каком-либо важном событии, мероприятии;
• напоминает адресату о планах, не позволит забыть важное мероприятие;
• выступает дополнительным знаком внимания и уважения – отправитель потратил время, чтобы письменно сообщить адресату пригласительную информацию;
• возможно отправить даже тем лицам, с которыми нет возможности поговорить по телефону или лично.

Как отправить приглашение:

• передать лично из рук в руки – принести адресату и вручить, данный способ позволяет не только письменно, но и устно пригласить адресату на мероприятие – встречу, собеседование, совещание, выставку, конференцию, прием или иное событие;
• отправить почтой России, если мероприятие особо важное, то можно отправить ценным письмом с описью вложения, однако отправку нужно выполнить заранее с учетом срока доставки письма до приглашаемого;
• отправить по электронной почте – очень простой и удобный способ, если известен e-mail адресата, данный способ часто используется рекрутерами при отправке письма с приглашением прийти на собеседование при приеме на работу.

Помимо приглашения, субъекты деловых отношений могут обмениваться письмами и другого назначения:

• напоминание;
• подтверждение;
• просьба.

Как составить письмо-приглашение грамотны – образцы оформления

Чтобы данный документ выполнял свою функцию правильно, нужно обеспечить в нем достаточный объем информации. Сведения должны быть такого объема, чтобы у адресата не осталось вопросов относительно планируемого события, места и времени его проведения.

Чтобы адрес убедился, что приглашение направлено именно ему, нужно указать данные о получателе. Обычно данную информацию располагают в правом верхнем углу бланка письма в дательном падеже. Если это организация, то пишут ее наименование и местонахождение, ФИО и должность руководителя. Если это физическое лицо – то его ФИО и адрес проживания.

Далее указывают, от кого письмо направлено. Важно указать не только наименование организации или ФИО составителя и отправителя, но и контактные данные, которые позволяет при появлении вопросов относительно планируемого мероприятия задать их автору письма-приглашения.

Текст письма начинают с обращения. Используется вежливая форма. Если это конкретный человек, то обязательно указывают его полное имя или имя, отчество.

Например, “Уважаемая Ольга Владимировна!” или “Дорогой Александр!”. Обращение зависит от вида мероприятия, степени знакомства составителя и получателя.

Если данные лица не в близком знакомстве, достаточно ограничиться нейтральным “уважаемый”.

Далее непосредственно пишется основная часть письма – текст с приглашение на мероприятие.

Как пригласить на мероприятие

письма приглашения должно включать:

• дату проведения события – встречи, конференции, собеседования, выставки, совещания, официального приема, указывают не только дату, но и точное время;
• место проведения – информация в письме должна быть достаточной, чтобы у приглашенного не было вопросов относительно того, куда ему идти. Важно указать не только адрес (улицу, дом), но и дополнительную информацию – куда идти, где вход, какой этаж, какой кабинет, зал. Возможно также приложить схему движения к письму. Если нужно, то указывают также вид транспорта, которым можно доехать до места проведения мероприятия. То есть информация должна быть максимально полной, чтобы приглашенный на участие в мероприятии человек не блуждал по коридорам в поисках места проведения события, не тратил время, не опаздывал. Неточная информация в отношении данного реквизита – это неуважение по отношению к приглашаемому, ему придется уточнять, как именно ему добраться, на чем ехать;
• вид мероприятия, его название – также важно сообщить в письме приглашении, какого вида событие ожидает приглашенного, если у него есть название, то оно пишется в точном соответствии;
• непосредственно слово “приглашаем”, также уточняется, что именно должен делать приглашенном на указанном мероприятии – участвовать, смотреть, наблюдать, например, можно пригласить выступить на конференции с докладом, а можно пригласить посмотреть выступления на конференции других докладчиков;

Примеры письма-приглашения: 

“Уважаемая Анна Дмитриевна!

Приглашаем вас принять участие в праздновании Дня народного единства 4 ноября 2018 года в ресторане “Золотая Аллея” по адресу г.Новосибирск, ул. Декабристов д.34, вход с торца здания”.

“Уважаемый Даниил Михайлович!

Приглашаем вас посетить всероссийскую конференцию “Изменения в бухгалтерском и налоговом законодательстве в 2018 году”, которая состоится 22 ноября 2017 года в малом конференц-зале ДК Железнодорожник г. Екатеринбург по адресу г. Екатеринбург, ул. Железнодорожная д.23 (главный вход, 2 этаж).”

• содержание мероприятия – если это конференция, можно приложить к письму список докладчиков, кто в ней будет участвовать, и тем выступлений; если это празднование мероприятия – то краткую программу события”. Данная информация позволит получателю оценить степень заинтересованности в планируемом мероприятии и подготовиться  к нему правильно;
• просьба сообщить о планах посетить мероприятие. Если требуется узнать точное желание адресата посетить событие, то нужно в конце письма-приглашения уточнить, придет ли человек в указанный день по месту приглашения. Следует указать, как именно нужно направить свой ответ – электронным или почтовым письмом, телефонным звонком или иным способом.

Составленное письмо подписывается адресатом с указанием даты составления. При необходимости составленный документ можно упаковать в красивый конверт и передать по месту назначения.

Важно убедиться, что в тексте есть контактная информация для обратной связи.

Образец письма-приглашения на выставку:

Как пригласить на собеседование

Кандидаты на вакантную должность обычно приглашаются на собеседование либо по телефону, либо письмом с приглашением на электронную почту.

Если выбран последний вариант, то в тексте письма нужно указать:

• вежливое обращение;
• название организации, от которой идет приглашение;
• наименование должности, которая предлагается соискателю;
• точное место проведения собеседования с указанием адреса, кабинета, схемы движения, если найти данное место проблематично;
• точное время проведения – вплоть до минут;
• список документов и вещей, которые у приглашенного должны быть с собой, например, документы об образовании, трудовая книжка, паспорт и пр.;
• контактные данные лица, которое проведет собеседование – с этим лицом соискатель при необходимости уточнить информации может связаться, важно оставить телефон. Информация обычно приводится под основным текстом письма с приглашением.

Образец приглашения на собеседование:

Образцы оформления

Образец письма-приглашения для участия в мероприятии – скачать.

Пример пригласительного письма на выставку – ссылка.

Образец приглашения на собеседование – один и два.

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:

Источник: https://buhland.ru/pismo-priglashenie-obrazec/

Корпоративные рассылки: как организовать эффективную работу компании с помощью электронной почты

Емейл-рассылки принято использовать в качестве канала общения с подписчиками и клиентами. Но email может быть не менее полезен для внутреннего маркетинга. Корпоративные рассылки для сотрудников при правильном применении помогают решить массу важных задач:

• Заменить совещания, отнимающие у работников много времени;
• Своевременно проинформировать не только центральный офис, но и даже самые отдаленные филиалы о значимых изменениях в работе компании;
• Познакомить новичков с организацией рабочего процесса на предприятии;
• Сплотить команду;
• Создавать и поддерживать высокий уровень мотивации;
• Оптимизировать коммуникацию внутри компании и обеспечить своевременное выполнение поставленных задач.

Топ 5 инфоповодов для корпоративных рассылок

Причины для отправки писем могут быть самыми разнообразными, здесь мы собрали пятерку популярных примеров тем корпоративных рассылок:

• Приглашение на корпоративное мероприятие;
• Информирование об успехах компании;
• Анонс предстоящего тимбилдинга или результаты уже проведенного;
• Информирование об изменениях в коллективе, днях рождения в команде;
• Ежемесячный дайджест.

Для чего делать корпоративную рассылку именно через сервисы рассылок?

• Вам важно сегментировать базу: можно будет выбирать группы сотрудников по отделу, филиалу, специализации и другим параметрам. Например, проинформировать о ближайшей конференции всех маркетологов, или отправить приглашение на новогодний корпоратив всем сотрудникам, у которых есть дети.
• Нужно контролировать факт прочтения. Особенно это важно, когда ваши письма касаются рабочих моментов, а не только организационных
• Можно настроить автоматизированные рассылки – отправку ежемесячных уведомлений о сроках сдачи отчетов, поздравление с днем рождения и информирование команды о наличии именинников в текущем месяце, и много всего другого, что может потребоваться как для сплочения коллектива, так и для ускорения решения рабочих вопросов.
• Можно создавать мультиканальные цепочки и информировать сотрудников не только с помощью емейл рассылок, но и СМС-ками или через вайбер.
• Можно делать красивые HTML шаблоны писем в корпоративном стиле.

Корпоративная рассылка  может быть сделана как в HTML, так и Plain Text email, в любом случае она выполнит свои функции – проинформирует коллектив о важных событиях:

Приглашение на корпоративное мероприятие

Кстати, это может быть не только совещание или обучающий семинар. Таким же способом можно приглашать на любые корпоративные мероприятия.

 Информирование об успехах компании

Не обязательно дожидаться конца месяца, чтобы включить информацию о важном достижении в ежемесячный дайджест. Хорошие новости нужно сообщать сразу! Это даст команде чувство гордости за проделанную работу и дополнительную мотивацию. Как может выглядеть такая информационная рассылка – покажет пример, приведенный ниже:

Анонс предстоящего мероприятия и/или результаты уже проведенного

 Это как раз тот случай, когда необходимо делать серию писем. В суматохе рабочего дня “неважную” рассылку с корпоративной почты об очередных совместных активностях могут и не открыть.

А вот если письмо отправить повторно и дополнить новыми деталями, то у такого мероприятия появится больше шансов собрать немалое количество воодушевленных участников. Кроме того, нужно дать сотрудникам время на принятие решения.

Те, кто не проявил энтузиазма после первого письма, возможно, уже готовы изменить свое мнение.

Для тех, кто так и не решился присоединиться к команде активистов, как и для участников, стоит сделать письмо с итогами и результатами. Глядишь, в следующий раз подтянутся и остальные.

Информирование изменениях в коллективе – появлении новичков или уходе сотрудников

Чтобы заранее проинформировать коллектив о появлении нового сотрудника, стоит отправить письмо с краткой информацией о новичке: можно указать имя, должность и несколько вариантов способов связи. И не забудьте добавить фото!

Проведение опросов

Как проще всего собрать нужную информацию? Правильно, провести опрос! Сделать это можно и в емейл рассылке:

Подведение итогов

Если напомнить сотрудникам о том, что пришло время подготовки отчетов, вероятность получить их своевременно увеличивается:

Не забыть о поздравлениях

Поздравления от коллег – вроде мелочь, но и она может поднять настроение имениннику. Поэтому можно внедрить практику информирования сотрудников о предстоящих в коллективе Днях рождения. Отправку этого письма тоже можно автоматизировать.

Позаботьтесь о том, чтобы в коллективе знали о памятной дате заранее – отправлять напоминание о Дне рождения лучше за 2-3 дня до самого события. И не забудьте создать условную группу, из которой виновник торжества будет исключен.

Письмо может иметь такой вид:

Самому же имениннику отправляется поздравление от компании:

Цепочки писем к мероприятиям

Приглашайте на демо сессии, семинары и другие корпоративные мероприятия в емейл рассылках. Сделайте простую цепочку: приглашение, регистрация, напоминание. Вот одно из таких писем:

Автоматизация корпоративных рассылок

 Глядя на такой перечень корпоративных писем, можно подумать, что один человек с этим не справится, тем более HR менеджер, у которого и так хватает своих прямых обязанностей, кроме емейл рассылок.

На самом деле отправку как минимум части писем можно автоматизировать. Например, сделать шаблон письма с напоминанием о необходимости заполнить ежемесячный отчет и настроить сценарий для отправки этого сообщения в последний день каждого месяца.

Ниже – пример сценария запуска корпоративной рассылки и самого письма:

Не все сотрудники подписаны на рассылки, поэтому в сценарии используется блок “обязательный емейл”, благодаря чему каждый адресат получит письмо.

Серии писем в корпоративных рассылках: улучшаем командный результат

Кроме развлечения, информирования и сплочения команды, корпоративные рассылки могут решать и другие важные задачи. В частности, создавать здоровую конкуренцию и мотивировать сотрудников с большим усердием относиться к своей работе и показывать максимальный результат.

Например, сеть турагентств провела конкурс среди сотрудников и руководителей подразделений, главными призами в котором были поездка в Нью-Йорк и тур в Турцию.

Согласитесь, за такой бонус стоило побороться!

Механика конкурса

Для получения главного приза нужно показать лучший результат по двум показателям:

• Продажи двухнедельных туров;
• Доля продаж luxury отелей.

Менеджер, победивший в обоих номинациях, получает недельный тур в Турцию, а руководитель агентства – поездку в Нью-Йорк. Если руководитель достигнет лучших показателей самостоятельно, он может получить оба приза. Поэтому каждый заинтересован в достижении максимального личного результата, а руководитель мотивирован помогать своим подопечным в покорении новых высот.

От идеи к воплощению

Чтоб донести идею конкурса до всех потенциальных участников и поддерживать мотивацию и волю к победе на стабильно высоком уровне, была создана серия писем.

Всего было создано 4 шаблона:

• Информационное письмо от руководителя с анонсом акции
• Письмо от директора по маркетингу с промежуточными итогами
• Письмо от координатора соревнований с напоминанием и дополнительной порцией мотивации
• Письмо от генерального директора с итогами соревнований.

Во второе и третье письма подставлялись данные с личными результатами менеджера и его команды по двум показателям, в зависимости от этого менялся контент сообщений:

Ниже приводятся примеры писем из этой цепочки:

Первое сообщение с темой «Поздравляю, ты выиграл поездку в Турцию!» отправлялось от генерального директора сети турагентств.

Письмо с такой темой невозможно не открыть!  Личное обращение в рассылке руководителя к сотруднику сети – это еще один способ дать почувствовать каждому причастность к команде, важность своего вклада в дело компании и поверить в свои силы и реальную возможность победы.  Фишка письма – перечень простых и выполнимых шагов, которые помогут добиться повышения показателей:

Второе сообщение – от директора по маркетингу, и в нем – подведение промежуточных итогов и дополнительные рекомендации для улучшения результата:

Третье сообщение с темой “Как думаешь, кто платит тебе и мне зарплату” – от координатора акции. Уже сама тема заставляет сотрудника мобилизовать все свои силы. В письме содержится призыв поднажать для улучшения результата:

Четвертое сообщение – объявление победителей и результатов. Положительный момент такого письма в том, что все сотрудники увидели, какой результат может принести победу, и что он достижим.

Такие корпоративные соревнования, анонсируемые и поддерживаемые с помощью емейл рассылок, позволяют добиться максимума и повысить продуктивность работы команды.

Рассылки для оптимизации бизнес-процессов в компании

Емейл рассылки можно интегрировать в рабочие процессы – письма, информирующие о появлении новых заказов, заявок и обращений клиентов помогут менеджерам быстрее отреагировать на эти события, а руководству – проконтролировать факт принятия задач в работу и оценить время реакции сотрудников, что позволит объективно определить KPI и справедливо мотивировать лучших.

Такую систему работы успешно внедрила компания АТЛ. Для этого создавались две триггерные цепочки:

• “У вас новый заказ”;
• “Запрос на обратный звонок”.

Триггерная серия уведомлений о заказе запускается следующим сценарием:

Как только в систему поступает новый заказ, отправляется письмо и пуш уведомление в тот филиал и именно тому сотруднику, который будет отвечать за его оформление и своевременное выполнение.

Через полчаса факт прочтения письма проверяется, и если менеджер его все еще не открыл, то аналогичное сообщение отправляется его руководителю. И этот факт должен мотивировать сотрудника регулярно проверять почту и оперативно реагировать на появление задач.

Руководству же такая система уведомлений помогает увидеть результативность работы подчиненных.

О запросе на обратный звонок менеджеру по работе с клиентами тоже отправляется емейл и пуш. В данном случае используется такой мультиканальный сценарий:

Есть и другие примеры корпоративных рассылок, помогающих подразделениям наладить взаимодействие и улучшить рабочие процессы, об этом можно почитать в нашей статье, посвященной мультиканальным триггерным цепочкам для сотрудников и тому, как они стали эффективным инструментом повышения качества обслуживания.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/esputnik/korporativnye-rassylki-kak-organizovat-effektivnuiu-rabotu-kompanii-s-pomosciu-elektronnoi-pochty-5cef7d9f3be90a00af768578

Приглашаем правильно, или Как подготовить и разослать приглашения

Несмотря на кажущуюся формальность, работа с приглашениями – один из ключевых пунктов подготовки любого мероприятия. Именно приглашение является «лицом» виновника торжества и всего предстоящего мероприятия в целом. Как пригласить гостей правильно и что учесть при подготовке идеального приглашения? Об этом мы расскажем в статье.

Получив приглашение, гость решает, участвовать ли ему в мероприятии.

Если приглашение получателя заинтересовало или даже заинтриговало, если ему стало любопытно, как программа мероприятия воплотится в жизнь, или если, глядя на приглашение, выполненное профессионально и со вкусом, он задумался о том, какого уровня персоны могут там быть, – значит, организатор мероприятия с этой задачей по подготовке торжества справился успешно!

По ответам на приглашения становится понятно, какое примерное количество гостей стоит ожидать. Это необходимо знать, чтобы составить план рассадки на банкете, заказать угощения и напитки, спланировать размещение в зале на время официальной части, организовать трансферы, забронировать места в отеле и т.д.

Подробно рассмотрим процесс подготовки приглашения, максимально приближенного к идеальному.

 

Чтобы процесс подготовки приглашений, их рассылки и получения ответов от гостей прошел максимально гладко, необходимо провести тщательную предварительную работу.

Ответственным за нее желательно назначить человека, свободно ориентирующегося в списке гостей. Идеально, если организатор мероприятия сделает все собственноручно!

Как составить список приглашений

1. Продумать с руководителем список гостей. Несколько раз вернуться к списку, чтобы убедиться, что никого не забыли и что никто из гостей не будет испытывать неудобства из-за чьего-то присутствия.

2. Узнать, как руководитель планирует обращаться к каждому гостю в приглашении (к одним – по имени-отчеству, к другим – только по имени, а к третьим – уважаемый господин/госпожа/Mr/Ms/Madame/Monsieur… и т.д.).

3. Составить список имен для печати в типографии.

4. Убедиться, что все перечисленные руководителем персоны вам известны и у вас есть их контактные данные.

5. Составить список адресов электронной почты для рассылки электронных приглашений.

6. Определиться, кто из гостей получит приглашение на личную электронную почту, а кому стоит его направить через помощника/секретаря/приемную.

7. Составить текст сопроводительного письма (для тех приглашений, которые будут отправлены на электронную почту помощников, секретарей или приемных). Пример такого текста:

8. Желательно воспользоваться опцией «Уведомить о получении/прочтении письма», чтобы не беспокоить потенциальных гостей лишними звонками с вопросом, получили ли они приглашение.

9. Составить список почтовых адресов для доставки приглашений в бумажном виде. Заранее распределить, какие из них будут доставлены курьерской службой, а какие лично. В последнем случае необходимо позаботиться о пропусках.

10. Наладить обратную связь с приглашенными, то есть решить, каким образом вы получите от них подтверждение присутствия: станете ожидать ответов от гостей или сами начнете звонить им, чтобы узнать решение.

Во втором случае нужно определиться, через какой промежуток времени уместно обзванивать потенциальных гостей.

Решить, кто именно будет этим заниматься, так как список может быть немаленький, а ответственность за вежливый, но настойчивый разговор – еще большей.

11. Убедиться, что указанные в приглашении контакты для обратной связи актуальны: почта «работает», телефон включен, на звонки отвечают.

12. Обязательно поинтересоваться у тех гостей, которые приняли приглашение, необходима ли им дополнительная организационная поддержка: нужно ли обеспечить трансфер или проживание в городе проведения торжества, есть ли особые пожелания по продуктам на банкете с учетом возможной пищевой аллергии или специфических систем питания (вегетарианство, например), а возможно, и что-то иное.

13. Оперативно вносить изменения в список приглашенных.

Пример работы со списком приглашенных представлен в таблицах 1–4[1] .

Таблица 1. Список приглашений, сформированный по способу доставки

Таблица 2. Список обращений (имен) для печати в типографии

Примечание:

Порядковые номера соответствуют номерам списка на доставку.

Таблица 3. Список гостей, принявших приглашение, с указанием необходимой организационной поддержки

Таблица 4. Список гостей, отклонивших приглашения

ПИШЕМ ТЕКСТ ПРИГЛАШЕНИЯ

Подробно рассмотрим основные элементы текста приглашения.

■ Обращение. Не будет лишним заказать в типографии именные приглашения с напечатанными именами приглашаемых (вписывать их в пустое поле – не самый лучший вариант).

Обращение к гостю должно быть точным и правильным – ошибки здесь недопустимы. Существуют общепринятые формулы вежливости и этикета.

Например, если приглашенный – иностранец с академической степенью или врач, то обращение к нему на английском языке будет начинаться с Dear Professor или Dear Dr.

Если приглашенный занимает официальный государственный пост, то и обращение должно быть соответствующим: Уважаемый господин Министр или Уважаемый господин Посол.

Также необходимо обратить внимание на то, что запятая после обращения придает тексту будничный характер или подчеркивает сдержанный деловой тон. Восклицательный же знак указывает на важность или торжественность мероприятия. В случае, когда после обращения стоит запятая, дальнейший текст должен писаться со строчной буквы, после восклицательного знака – с прописной.

Все эти, казалось бы, незначительные детали делают приглашение очень личным и корректным. Приглашенный непременно оценит внимательное и уважительное отношение виновника торжества к своим гостям.

■ Название мероприятия. Приглашение обязательно должно содержать полное официальное название мероприятия (без каких-либо сокращений).

■ Место, дата, время. Дата, время и место проведения мероприятия указываются по правилам, принятым в стране гостя (если приглашение составлено на соответствующем языке). Например, для американского приглашенного эти реквизиты будут выглядеть следующим образом: дата – March 1? 2017; время начала мероприятия – 7 p.m.; адрес – Leningradsky av. 40, Moscow.

■Программа мероприятия. Помимо непосредственно обращения к гостю, названия мероприятия, места и даты его проведения в приглашении обязательно должна быть обозначена программа мероприятия (основные пункты), желательно с указанием времени начала каждой части. Программа может быть представлена подробно или в виде перечня основных тематических частей.

Подробная программа особенно актуальна для официальных визитов высшего уровня. В этом случае она может быть оформлена в виде отдельной брошюры или карточки (в зависимости от количества запланированных пунктов (Пример).

Оптимальным вариантом представления программы в приглашении может быть следующий:

Обозначение частей программы мероприятия может быть совсем кратким, например: После официальной части состоится прием.

Формат может быть разным – все зависит от специфики мероприятия. Главное – дать гостям представление о том, что их ожидает, чтобы они могли планировать собственное время.

■ Количество приглашенных. В тексте также необходимо указать количество персон, на которых распространяется приглашение.

Количество приглашаемых также можно обозначить и в обращении, например, когда в приглашении указывают обоих супругов: Уважаемые Владимир Петрович и Ольга Сергеевна или Уважаемые г-н и г-жа Короленко, или Господин Посол просит господина Петрова с супругой пожаловать на банкет.

■Дресс-код. Дресс-код в приглашении указывается на усмотрение организатора. Если есть определенные требования к цвету или стилю одежды гостей, то это прописывается в приглашении. Например, вечернее платье для дам, смокинг для мужчин.

Если мероприятие официально-деловое, в приглашении обычно указывают международное название дресс-кода.

Расшифровка основных дресс-кодов

■ Просьба ответить на приглашение. Если мероприятие предусматривает рассадку гостей, необходимо выяснить точное количество тех, кто сможет присутствовать.

Чтобы акцентировать внимание приглашенной персоны на этом моменте, в приглашении ставят общепринятую аббревиатуру RSVP[2]. В официальных приглашениях RSVP указывают в правом нижнем углу, в менее формальных случаях эти буквы могут стоять в любом месте (как правило, в конце). Иногда просят дать ответ до конкретной даты.

Помимо RSVP встречаются формулировки Просьба ответить только в случае отказа или Просьба подтвердить Ваше участие, которые также вполне официальны и корректны.

■ Контакты организаторов. Важно указать в приглашении несколько вариантов обратной связи (электронную почту и как минимум два номера телефона организаторов).

■ Дополнительная информация. В приглашении также может быть указана другая необходимая информация в зависимости от особенностей организации и проведения конкретного мероприятия (например, если мероприятие проводится в историческом особняке, то может быть запрещено ношение обуви на каблуках-шпильках)[3].

■ План рассадки на банкете. Если помимо официальной части планируется банкет или званый ужин, для особо масштабных и торжественных мероприятий уместно вложить в приглашение план рассадки гостей с указанием стола и/или места конкретного гостя.

ОПРЕДЕЛЯЕМСЯ С ДИЗАЙНОМ И ФОРМАТОМ ПРИГЛАШЕНИЯ

Это та «одежка», по которой приглашение «встречают».

Размер и дизайн приглашения зависят от цели и характера мероприятия.

Приглашения на дипломатические приемы и международные форумы, рассылаемые посольствами и членами правительства, оформляются в строгом деловом стиле на официальных бланках с государственным гербом.

Приглашение на неофициальный прием. Даже если событие не официальное, строгий стиль, как правило, сохраняется.

Приглашение на мероприятие, цель которого – собрать как можно больше гостей, будет ярким и броским.

На личном приглашении, например свадебном, вполне уместны как вензеля и сердечки, так и сдержанный цветочный фон.

При определении формата приглашения можно ориентироваться на размеры стандартных конвертов.

НЕ ЗАБЫВАЕМ О КАЧЕСТВЕ БУМАГИ И ПЕЧАТИ

На качестве приглашений для мероприятий высокого уровня не принято экономить. Бумага должна быть «правильной» плотности и приятной текстуры. Недопустимо, чтобы типографская краска размазывалась или текст плохо читался.

Желательно, чтобы приглашения рассылались в специальных дизайнерских конвертах, по качеству не уступающих самим приглашениям.

Не забывайте, что текст приглашения может быть напечатан не на самом приглашении, а на вкладке к нему. Как правило, на тонкой, почти прозрачной бумаге. Убедитесь, что она, несмотря на кажущуюся хрупкость, все же достаточно устойчива к механическому воздействию.

ДОСТАВЛЯЕМ ПРИГЛАШЕНИЯ

По возможности хотя бы часть приглашений нужно доставить если не лично, то с помощью «своих» людей – охраны, водителей или помощников виновника торжества.

Обычно своими силами доставляют приглашения особо статусным гостям. Например, передавать приглашение высокопоставленному чиновнику через обычного курьера было бы крайне странно.

Кроме того, это позволит лишний раз выразить свое уважение.

Чтобы твердо знать, что приглашения дошли до адресатов, нужно продублировать сообщения, направив их в электронном виде каждому гостю.

Как отвечать на приглашения

Ответ на приглашение дается в соответствии с форматом мероприятия и самого приглашения.

В одних случаях вполне приемлем телефонный звонок, в других – достаточно электронного письма, а в третьих можно вообще не торопиться с ответом и дождаться соответствующего вопроса от приглашающей стороны (это могут позволить себе, например, высокопоставленные персоны).

Однако если приглашение содержит аббревиатуру RSVP, то ответ дать просто необходимо, причем в кратчайшие сроки.

В случае официального дипломатического приема принятие приглашения или отказ от участия в мероприятии должны был оформлены письменно в соответствии с деловым протоколом. Например:

М.И. Петров имеет честь подтвердить получение любезного приглашения господина Посла на обед во вторник, 10 марта, в 20:00, которое он с удовольствием принимает.

или

М.И. Петров в связи с отъездом в отпуск, к сожалению, не сможет принять любезное приглашение господина Посла на обед во вторник, 10 марта с.г.

При подготовке частного личного мероприятия обычно обходятся без бумажной версии приглашений – ограничиваются электронными. В этом случае задача для гостя и вовсе упрощается. Как правило, электронные приглашения предусматривают возможность сообщить организатору мероприятия о своем решении одним кликом – по слову «Принять» или «Отклонить». Ответ автоматически уходит отправителю.

Работа с приглашениями порой оказывается сложнее, чем кажется на первый взгляд.

Однако успешно справившись с этой частью подготовки мероприятия, организатор может быть уверен, что существенный пласт задач уже выполнен! Впереди еще много трудов и хлопот, но это уже скорее рутинные организационные моменты. Непростой процесс одновременного взаимодействия с десятками приглашенных гостей уже позади. Остальное – дело техники.

[1] Таблицы можно скачать в «Сервисе форм». [2] RSVP – от фр. respondez, s’il vous plait – просьба ответить. [3] Подробнее об организации и проведении торжественных мероприятий см.: Жемчугова С.А. Церемония награждения: как организовать и провести // Секретарь-референт. 2017. № 1. С. 4–13.

С.А. Жемчугова

Источник: https://www.profiz.ru/sr/2_2017/priglashenija/