Резолюция руководителя образец

Как написать резолюцию образец

Каждый работник кадровой службы знает о существовании такого реквизита, как резолюция. На документе его указывает директор организации. Рассмотрим этот реквизит подробнее.

Общие сведения

Резолюции руководителя на документах выражают письменное указание о порядке исполнения либо использования акта. Этот реквизит присутствует на входящих или локальных бумагах. Также резолюция на документах проставляется должностными лицами вышестоящих органов. Кроме служебных актов, этот реквизит присутствует на обращениях от граждан.

На практике содержание записи определяет порядок решения конкретного вопроса, просьбы, рассмотрения заявления. Проще говоря, этот реквизит выражает отношение служащего акта.

Резолюция на документе: образец

Нормативными актами определена структура реквизита. В его составе должны присутствовать следующие элементы:

1. Инициалы и фамилия исполнителя.
2. действий (задание).
3. Срок выполнения.
4. Подпись начальника.
5. Дата.

В зависимости от содержания записи те или иные элементы могут отсутствовать.

Классификация

В рамках деятельности предприятия могут возникать различные управленческие вопросы, требующие принятия специфических решений. В некоторых случаях действия по той или иной проблеме могут быть типичными. В соответствии с этим выделяют виды резолюции на документах . Реквизиты могут носить конкретный или общий характер.

Первые выражаются глаголом, стоящим в повелительном наклонении либо в неопределенной форме. Они адресуются конкретным лицам. Как выглядят о бщие резолюции на документах? Примеры можно привести такие: “К исполнению”, “К сведению” и пр.

Резолюция на документе должна отражать информацию в сжатом виде. Однако при этом слова необходимо подбирать четкие и конкретные. В реквизите должно присутствовать исчерпывающее указание на характер и порядок исполнения акта.

Так, надпись “Решите, как договорились” не может рассматриваться как резолюция. На документе не допускаются так называемые предварительные указания. Среди них можно назвать такие: “Прошу ко мне зайти”, “Ответ после переговоров” и пр. Р езолюция на документе может определять несколько исполнителей.

Служащий, чья фамилия стоит первой, обычно считается ответственным лицом.

Сроки

Они определяются руководителем на основании содержания рассматриваемого им документа. Директор также может использовать и типовые сроки, установленные для определенных актов. Срок исполнения указывается цифрами. Аналогичным образом оформляется дата самой резолюции.

Контроль

Если предполагается надзор над исполнением документа, то в резолюции может указываться конкретный служащий, ответственный за него.

Если контроль распространяется на часть акта, в реквизите отражаются номера соответствующих пунктов или разделов. В любом случае на документе должна стоять отметка. Это может быть слово “Контроль” или просто буква “К”.

Она ставится в левой части акта напротив заголовка либо той части, над исполнением которой устанавливается надзор.

Важный момент

По общим правилам на документе не может присутствовать больше одной резолюции. Допускается указание нескольких реквизитов, если их содержание не дублируется. В большинстве случаев такие резолюции конкретизируют правила исполнения документа.

Размещение

Любой начальник должен знать, как осуществляется оформление резолюции на документе . Этот реквизит помещается на первом листе акта в верхнем углу. Он обычно находится между текстом и адресатом.

Если возникает необходимость оформить сложную по своему содержанию резолюцию, в которой присутствует два или больше поручений, или нескольких указаний, их допускается размещать на любом свободном пространстве лицевой части первого листа.

При этом реквизит не должен затрагивать текст и уходить на поля.

Для выделения текста указания его нужно располагать несколько под углом. В некоторых случаях резолюция может оформляться на отдельном листе. При этом на акте должна присутствовать отметка о наличии такого приложения.

Кроме подписи, в этом случае указываются фамилия и инициалы автора. Такие резолюции иногда именуют “рефераткой”. Данный термин очень распространен в органах госуправления.

Если возникает необходимость оформить резолюцию на отдельном листе, ее можно написать от руки либо напечатать.

Проблемы делопроизводства

Стоит сказать, что рассмотрение актов и оформление резолюций – процессы достаточно сложные. Уполномоченному служащему приходится учитывать множество нюансов и организационного, и психологического характера. Зачастую исполнение входящих актов начинается с оформления резолюций.

В этой связи значение данного реквизита как инструмента управления иногда абсолютизируется. Правила делопроизводства многих организаций предусматривают, что основной объем входящей документации, вне зависимости от содержания и уровня важности, направляется сначала руководителю.

Он рассматривает поступившие бумаги и делает соответствующие отметки.

Источник: https://itakstr.ru/kak-napisat-rezolyutsiyu-obrazets/

Общие правила оформления резолюции руководителя

Уровень трудовой дисциплины и организаторские способности работодателя во многом определяются скоростью документооборота внутри предприятия.

Ситуация, в которой секретарь теряет документы, не регистрирует их или не вовремя представляет руководству для ознакомления, чревата нарушением технологической цепочки, осложнением партнерских связей или срывом поставок.

Даже сегодня, когда большинство компаний переходит на электронный документооборот, по-прежнему актуальны письменные обращения к работодателю, связанные с производственными вопросами. Одним из способов продуктивного сотрудничества между руководителем и его подчиненными разного уровня является резолюция на представленном ему документе.

Резолюция: что это такое

В производственной терминологии понятие «резолюция» означает максимально краткое распоряжение руководителя, адресованное подчиненному или подчиненным. Сам факт появления резолюции на документе является свидетельством того, что руководитель с ним ознакомился и отправил далее на исполнение.

Резолюция на письме ставится на каждый документ, который приходит из разных точек:

• от коллег;
• от партнеров;
• от поставщиков;
• от вышестоящего руководства;
• от представителей средств массовой информации (СМИ);
• от социальных или общественных организаций.

Документы, поставляемые руководству, могут прийти как от физического, так и от юридического лица. В любом случае работодатель должен с ним ознакомиться и принять какое-то решение по дальнейшему движению данного документа.

Прежде всего, каждое письмо, поступающее в канцелярию, должно быть зарегистрировано. Письменная регистрация — это гарантия исключения конфликтных ситуаций в дальнейшем. Иногда содержание поступаемых документов имеет колоссальное значение для работодателя.

Это могут быть, например, извещения от инспектирующих или налоговых органов, которые проигнорировать нельзя ни в коем случае. Не менее важны сообщения о федеральных тендерах и аукционах. Пропустить такую корреспонденцию, значит, потерять шанс стать участником глобального государственного проекта.

Вместе с этим унифицированная система документации предполагает регистрацию также заявлений от рядовых сотрудников с просьбой о предоставлении отпуска, отгулов и так далее.

Движение деловой корреспонденции с резолюцией руководителя

Итак, на деловом письме, прошедшем регистрацию, ставится резолюция руководителя, определяющая дальнейшее движение документа. Прежде всего, руководителю должны поступать документы, нуждающиеся в незамедлительном рассмотрении.

К первоочередной относится деловая корреспонденция от:

• руководителей субъектов государственной власти;
• различных министерств и их региональных подразделений;
• надзорных органов;
• налоговой службы.

Многие обращения из вышеперечисленных инстанций требуют быстрых решений, которые напрямую определяют производственный успех компании и личную репутацию руководителя.

Кроме того, подавая деловую корреспонденцию руководителю к рассмотрению, опытный секретарь, прежде всего, акцентирует его внимание на наиболее важных для компании документах. Это могут быть письма от значимых клиентов или наиболее важных для компаний партнеров.

Для руководителя особенно важно своевременно знакомиться с перепиской, которая длится уже некоторое время. Бывает, что пройдя определенный производственный цикл, деловое письмо возвращается опять к руководителю, поскольку последний адресат нуждается в официальном разрешении или в запрете на выполнение какого-то профессионального действия.

Такие письма относятся к деловой корреспонденции, которая представляет собой неформальную обратную связь. Кроме того, для работодателя принципиальной и особенно значимой является переписка, освещающая сделки и услуги, которые курирует он сам. Если секретарь учитывает данные нюансы, то документооборот осуществляется без задержек, а производственный цикл остается непрерывным.

Резолюция: правила оформления

Резолюция налагается от руки. Ее место наложения может быть любым, но она не должна перекрывать имеющийся на странице текст. Иногда допускается оформление резолюции на отдельном листе. В этом случае он прикрепляется к деловой корреспонденции.

Если на письмо накладывается несколько резолюций, то секретарь обязан их размножить и направить указанным адресатам. В этом случае оригинал (1-й документ) должен получить тот адрес, который указан в резолюции первым. Остальные адресаты получают копии. Часто в резолюции содержится не собственно руководство к действию, но требование дать оценку изложенным в письме фактом.

Но чаще работодатель должен определить, что именно надо предпринять по факту, изложенному в письме. Поэтому его основная задача — определить ответственного. Это может быть руководитель удаленного филиала, начальник цеха, лаборатории или любого производственного отдела. Все зависит от фактического содержания делового письма.

резолюции может быть разным, но, как правило, она соответствует схеме:

1. Фамилия исполнителя, на которого возлагается решение озвученной в письме производственной задачи.
2. Лаконичное описание поручения (если вопрос поднимается систематически и относится к ежедневной «текучке», то руководитель может не описывать задание, подразумевая, что оно известно исполнителю).
3. Сроки исполнения поручения.
4. Дата.
5. Роспись руководителя.

После того как на письме поставят резолюцию, оно должно быть переправлено к определенному исполнителю. Если задача возложена конкретно на данного человека, то он оставляет письмо у себя как руководство к действию. Но в большинстве случаев руководитель отдела или начальник лаборатории, в свою очередь, определяют ответственных из числа подчиненных.

В этом случае на деловом письме может появиться еще одна резолюция. В ней опять-таки указывается фамилия исполнителя, описание задания и оптимальные сроки исполнения. Повторная резолюция также должна быть завизированной.

До того как отдать письмо исполнителю, секретарь обязан внести нужные пометки в базу данных о передислокации корреспонденции.

Тем самым обеспечивается контроль над исполнением распоряжений руководителя, а также контроль над движением деловой корреспонденции внутри предприятия.

Множественная резолюция: пример

В сети есть много профильных сайтов, на которых можно ознакомиться с образцом резолюции на письме. Интересно, что в зависимости от сложности поставленной задачи, резолюций может быть несколько.

Например:

Генеральному директору строительной компании «Стрела», выступающей в роли подрядчика, поступает письмо от руководителя общества с ограниченной ответственностью «Вертикаль» (заказчика услуги). В нем содержится информация о продлении действия договора с требованием проведения комплекса дополнительных работ на возводимом объекте.

Руководитель компании «Стрела» накладывает резолюцию с требованием выяснить причину продления договора и адресует ее прорабу объекта. Прораб, в свою очередь, накладывает резолюцию с рекомендацией проведения правового анализа новых требований заказчика (дополнительных работ) и адресует ее юридическому отделу компании «Стрела».

Юристы компании тщательно проанализировали ситуацию и признали требования компании «Вертикаль» безосновательными. Руководители пришли к компромиссу. Дополнительный объем работ был сокращен, и по факту их выполнения компания «Вертикаль» и выделила дополнительное финансирование.

Резолюцию на служебном письме можно писать одновременно нескольким исполнителям. Например, руководителю пищевого комбината «Мясная поляна» поступило деловое письмо от поставщиков с уведомлением о сдвиге срока поставок.

Генеральный директор комбината наложил сразу три резолюции:

1. Одна из них было адресована шеф-повару с требованием скорректировать выпускаемую продукцию с учетом недопоставки мясного фарша.
2. Вторая резолюция была адресована финансовому директору с требованием определить размер материального ущерба от факта недопоставка мясного фарша.
3. Третья резолюция была адресована юридическому отделу предприятия с требованием проведения правового анализа создавшейся ситуации.

При этом всегда приоритетной считается та задача, которая озвучивается в первой резолюции. То есть, все усилия данного предприятия пищепрома были положены на то, чтобы на рынок был поставлен весь объем запланированной продукции с оптимальными корректировками.

Источник: https://trudpravorf.com/obschie-pravila-oformleniya-rezolyutsii-rukovoditelya/

Какие резолюции ставит руководитель на документах?

Резолюция руководителя на документах образец

Резолюция на письме: когда нужно писать

Уровень трудовой дисциплины и организаторские способности работодателя во многом определяются скоростью документооборота внутри предприятия.

Ситуация, в которой секретарь теряет документы, не регистрирует их или не вовремя представляет руководству для ознакомления, чревата нарушением технологической цепочки, осложнением партнерских связей или срывом поставок.

Даже сегодня, когда большинство компаний переходит на электронный документооборот, по-прежнему актуальны письменные обращения к работодателю, связанные с производственными вопросами. Одним из способов продуктивного сотрудничества между руководителем и его подчиненными разного уровня является резолюция на представленном ему документе.

В производственной терминологии понятие «резолюция» означает максимально краткое распоряжение руководителя, адресованное подчиненному или подчиненным.

В этом случае текст резолюции будет выглядеть следующим образом.

действия, безусловно, будет зависеть и от квалификации работника. Чем выше она у исполнителя, тем большую свободу действий ему можно предоставить.

Общие указания выражаются следующим образом:

ь к руководству»,

ь к исполнению»,

ь к сведению».

На документах, содержащих стандартные ситуации, не требующих дополнительных разъяснений и имеющих типовые сроки исполнения, резолюции оформляются по упрощенной схеме: указываются исполнитель, подпись автора резолюции и дата.

Резолюции должны быть составлены таким образом, чтобы у исполнителя не возникали дополнительные обращения за разъяснениями к руководителю. Текст резолюции должен быть построен кратко, четко и корректно.

Руководитель при выработке решения должен принимать во внимание наличие целого ряда разнообразных задач у исполнителя и учитывать их приоритетность, степень завершенности, а также ряд других факторов.

Внимание

Со временем этот перечень также может быть включен в инструкцию по делопроизводству, в состав раздела, который устанавливает правила предварительного рассмотрения документов, поступивших в компанию.

На рассмотрение руководителю компании могут направляться также внутренние докладные и служебные записки, которые составлены по самым разным вопросам, даже по тем, которые могли быть решены на нижестоящих уровнях управления, но по каким-то причинам этого не было сделано. Такие служебные записки, как правило, должны содержать конкретный проект одного решения или варианты предлагаемых решений (с указанием, что сделать, и сроками).

Небольшая часть служебных записок содержит просьбу «дать указание…». Это связано с тем, что руководители нижестоящих подразделений компании не смогли принять согласованного решения (договориться) и выстроить эффективное взаимодействие, а один из них прибегает к возможности повлиять на ситуацию за счет резолюции/волевого решения первого руководителя, использовав административный ресурс.

Резолюция руководителя на документах образец фото

Это письма от наиболее значимых партнеров и клиентов (адресованные компании или на имя руководителя), переписка по услугам и сделкам, которые курируются им лично, письма от руководителей субъектов Российской Федерации, органов государственного управления (министерств, ведомств) и их территориальных подразделений, руководителей муниципальных органов, контролирующих и регулирующих организаций и т.п.

Все эти документы требуют незамедлительного рассмотрения, четких и конкретных решений, так как от этого зависит репутация компании, что должен всегда помнить секретарь-помощник.

Секретарь составляет перечень видов документов, которые в обязательном порядке рассматривает руководитель компании, с указанием конкретных вопросов и корреспондентов.

Следует понимать, что наличие резолюции руководителя на документах (примеры приведены ниже) является полноценным поводом для того, чтобы деловая бумага была поставлена на контроль исполнения.

В таком случае в регистрационной форме указываются сроки и исполнители, перечисленные в резолюции, а в качестве номера используется номер деловой бумаги, на которой проставлен упомянутый реквизит.

• Составляем доверенность на право подписи документов
• Регистрация документов: наши советы
• Сроки хранения документов в организации

Правила оформления Любые резолюции на документе состоят из трех строк: исполнитель (исполнители), распоряжение, дата и подпись руководителя. В том случае, если к исполнению распоряжения привлекается несколько сотрудников, первой необходимо указать фамилию ответственного исполнителя.

Резолюция на документе: образец, примеры

Иногда в одном и том же документе фиксируется более одной желаемой и действительной ситуации.

Резолюция руководителя на документе образец

Приведем в качестве примеров некоторые из возможных управленческих операторов:

«информировать по истечении срока исполнения о принятом решении»;

«дополнительно переговорить»;

«подтвердить получение»;

«сообщить о выполнении» и др.

При составлении резолюции необходимо учитывать и то, в какой мере анализируемая ситуация носит типовой для данной организации характер.

Если ситуация типовая, то и решение соответствующих вопросов должно основываться на некоторой типовой схеме.

Анализируя управленческую ситуацию, зафиксированную в документе, руководитель, прежде всего, решает задачу ее идентификации. При этом производится оценка ситуации со следующих позиций:

1.
Ситуация является стандартной

2. Ситуация не является стандартной.

3. Ситуация не является стандартной и не имеет аналогов.

В процессе дальнейшей оценки документа руководитель принимает одну из следующих альтернатив:

1.
Руководитель считает целесообразным принять окончательное решение самостоятельно. В этом случае текст резолюции будет выглядеть следующим образом.

2.
Руководитель считает, что окончательное решение должно быть принято другими сотрудниками.

В этом случае необходимо проследить, чтобы распоряжение данного сотрудника не выходило за рамки его должностных полномочий.

Важно! В том случае, если документ не имеет места для нанесения распорядительного реквизита, его можно оформить на отдельном листке формата А6 или А7. В таком случае необходимо дополнительно указать номер документа, в отношении которого издается распоряжение, и дату его регистрации.

Оформление последовательного наложения

В любой организации может возникнуть ситуация, когда в рамках одного и того же распоряжения постоянно назначаются новые ответственные лица.

Например, в том случае, если руководитель организации поручил начальнику бухгалтерии рассмотреть данный документ.

В таком случае начальник бухгалтерии может передать данное поручение на исполнение своему подчиненному и т.д.
Подобные решения оформляются в виде последовательных резолюций.

При этом каждая последующая пишется под предыдущей и никоим образом не отменяет первоначальную.

В конечном итоге об исполнении будет отчитываться самый первый указанный сотрудник компании.

Источник: https://lksmrf.ru/kakie-rezolyutsii-stavit-rukovoditel-na-dokumentah/

Оформление резолюции

На конкретных примерах продемонстрированы правила составления резолюции. Отмечается, в каких случаях какие упрощенные способы оформления уместны. Описаны несколько вариантов месторасположения резолюции.

Важной задачей, стоящей перед руководителем при обработке управленческих документов, является, прежде всего, оценка возникшей ситуации, принятие какого-то решения и оформление его в виде резолюции.

Резолюция — это способ административного воздействия, организующее деятельность исполнителей. В соответствии с Юридическим энциклопедическим словарем (М.: Советская энциклопедия, 1984 г., с. 319) резолюция — «надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение». Она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе.

Cтруктура резолюции

Наиболее общая структура практически любой резолюции предполагает наличие следующих элементов (частей):

• указание лица (ответственного исполнителя), которому адресована резолюция;
• характеристика сути резолюции («что должно быть сделано»);
• указание сроков ожидаемого исполнения;
• подпись руководителя;
• дата резолюции.

Иногда руководитель может дать необходимые пояснения (например, как могло бы выглядеть окончательное решение или как следовало бы организовать проработку документа).

Правила написания резолюции изложены в ГОСТе Р 6.30 — 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Адресность резолюции

Обязательное требование к резолюции — адресность.

Для повышения исполнительской дисциплины необходимо установить ответственного за решение, который может привлечь других либо четко определить степень ответственности каждого.

Указывать в адресате должность исполнителя не обязательно. Адресат, в соответствии с ГОСТ 6.30–2003, содержит только фамилию исполнителя и инициалы, причем инициалы указываются после фамилии:

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственным за исполнение данного решения является тот сотрудник, который в резолюции назван первым (без пометки «ответственный»). Проставлять отметку «отв.» или подчеркивать ответственного исполнителя не разрешается.

Побуждение к действию

Резолюция, своего рода, распорядительный документ, составленный на полученном документе. Поэтому в тексте резолюции будут присутствовать так называемые управленческие операторы, позволяющие активно влиять на процесс принятия решения в желаемом направлении. Приведем в качестве примеров некоторые из возможных управленческих операторов:

• «информировать по истечении срока исполнения о принятом решении»;
• «дополнительно переговорить»;
• «подтвердить получение»;
• «сообщить о выполнении» и др.

При составлении резолюции необходимо учитывать и то, в какой мере анализируемая ситуация носит типовой для данной организации характер.

Если ситуация типовая, то и решение соответствующих вопросов должно основываться на некоторой типовой схеме.

Анализируя управленческую ситуацию, зафиксированную в документе, руководитель, прежде всего, решает задачу ее идентификации. При этом производится оценка ситуации со следующих позиций:

1. Ситуация является стандартной
2. Ситуация не является стандартной.
3. Ситуация не является стандартной и не имеет аналогов.

В процессе дальнейшей оценки документа руководитель принимает одну из следующих альтернатив:

1. Руководитель считает целесообразным принять окончательное решение самостоятельно. В этом случае текст резолюции будет выглядеть следующим образом:

class=''

действия, безусловно, будет зависеть и от квалификации работника. Чем выше она у исполнителя, тем большую свободу действий ему можно предоставить. В связи с этим указания, содержащиеся в резолюции, могут носить либо общий, либо конкретный характер.

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

Общие указания выражаются следующим образом:

• к руководству»,
• к исполнению»,
• к сведению».

На документах, содержащих стандартные ситуации, не требующих дополнительных разъяснений и имеющих типовые сроки исполнения, резолюции оформляются по упрощенной схеме: указываются исполнитель, подпись автора резолюции и дата.

Резолюции должны быть составлены таким образом, чтобы у исполнителя не возникали дополнительные обращения за разъяснениями к руководителю. Текст резолюции должен быть построен кратко, четко и корректно.

Руководитель при выработке решения должен принимать во внимание наличие целого ряда разнообразных задач у исполнителя и учитывать их приоритетность, степень завершенности, а также ряд других факторов. При этом важно обеспечить минимальное суммарное время проработки и реализации решений для наиболее приоритетных задач.

Иногда в одном и том же документе фиксируется более одной желаемой и действительной ситуации. При этом между ними могут существовать разнообразные, порой весьма сложные взаимосвязи. В подобных случаях руководителю приходится прибегать к более чем одной резолюции.

Если резолюция является сложной, состоит из нескольких задач, предписываемых различным исполнителям, то руководитель перед написанием такой резолюции должен осуществить декомпозицию процесса принятия решения на отдельные, относительно самостоятельные этапы.

Их состав и число зависят, с одной стороны, от содержания документа, с другой, — от информированности, методов и стиля работы самого руководителя.

Сроки исполнения

Как видно из примеров, помимо адресата и предписываемого действия, резолюция должна содержать порядок его выполнения и форму контроля.Желательно в конце текста резолюции указать предполагаемую дату, к которой вопрос должен быть решен. Это будет служить своего рода стимулом к действию у исполнителя и формой контроля за исполнением документа.

Устанавливая сроки работы по конкретным документам, руководитель в каждом случае фактически осуществляет экспертную оценку ситуации. Как показывает практика, на такую оценку часто отводится очень короткое время, и возникает опасность, что срок исполнения будет установлен достаточно произвольно.

В теории сетевого планирования и управления используются вероятностные методы оценки выполнения работ по специально разработанным для этого формулам (на основе минимального и максимального времени выполнения). Конечно, руководитель не будет оценивать время по такой формуле.

Однако при назначении контрольного срока очень важно иметь в виду саму возможность постановки такой задачи, учитывая имеющиеся у подчиненных ресурсы, другие поручения и т.д.

Подпись руководителя и дата резолюции

Подпись руководителя (без расшифровки) и дата написания резолюции также являются ее неотъемлемой частью и определяют начало действия. Отсутствие этих реквизитов указывает на неверное оформление резолюции.

В целях экономии времени руководителя секретарь или помощник может заранее подготовить проект резолюции и представить руководителю, который в случае согласия с ее содержанием лишь подписывает резолюцию и ставит дату.

Месторасположение резолюции

Резолюция пишется от руки и проставляется в верхнем правом углу над текстом. Если нет свободного места, то резолюция может быть оформлена на любом свободном месте лицевой стороны документа.

Некоторые руководители по различным причинам предпочитают оформлять резолюцию на дополнительном листе формата А6, прикрепляя его потом к документу скрепкой или скобой. В этом случае на отдельном листе-резолюции указывается регистрационный номер и дата документа, к которому резолюция относится.

Такой способ придает документу более эстетичный вид, но, с другой стороны, в этом случае плохо обеспечивается сохранность резолюции (лист в резолюцией может открепиться от документа, а при сдаче дел в архив скрепка или скоба изымаются и лист с резолюцией подшивается как отдельный документ).

резолюции с документа должно обязательно переноситься в регистрационную форму (журнал или регистрационно-контрольную карточку). Если исполнение поручения, указанного в резолюции, берется на контроль, один экземпляр регистрационно-контрольной карточки помещается в контрольную картотеку.

Делайте правильный выбор

Во многих организациях основная масса поступающих документов независимо от их содержания и степени важности передается руководителю, рассматривается им, а затем с оформленной резолюцией, спускаясь по ступеням иерархической лестницы, попадает к непосредственному исполнителю.

Такой порядок работы с документами, особенно в организациях с большим объемом документооборота, имеет ряд недостатков. С одной стороны, время ожидания документом своего рассмотрения иногда во много раз превосходит время работы с ним.

С другой стороны, на рассмотрение почты в таких случаях многие руководители затрачивают в общей сложности около двух рабочих дней в неделю.

Если налажена четкая организация делопроизводства, то на стол к руководителю попадают действительно важные документы, требующие указания по исполнению непосредственного от него.

Для регулирования этого вопроса рекомендуется составлять специальный перечень, в котором указываются виды документов, содержащиеся в них вопросы и должностные лица или структурные подразделения, которым их следует направлять на рассмотрение.

Эти перечни позволяют исключить поступление излишней информации руководству и ускорить ее прохождение.

Такая практика иногда вызывает непонимание у руководителей, которые рассматривают все документы, аргументируя это необходимостью быть в курсе всех решаемых в организации вопросов. Однако встречаются и другие руководители, которые стремятся разбросать поступившую к ним корреспонденцию между подчиненными, едва успев на нее взглянуть.

Типичные резолюции в подобных случаях: «Пр. рассмотреть» или «Прошу разобраться». Так руководителю удается довольно быстро раскидать гору бумаг, но низкое качество документации, исходящей из его подразделения, и нарушение сроков не укрепляют его авторитет ни у начальства, ни у подчиненных.

В конечном счете за всю деятельность организации или структурного подразделения несет ответственность руководитель, а четкое распределение обязанностей — важнейшее правило научной организации труда.

Однако стремление некоторых руководителей лично охватить всю массу поступающей корреспонденции приводит к задержке исполнения документов, отвлекает руководителей от решения принципиальных вопросов деятельности организации.

Источник: https://delo-press.ru/journals/documents/oformlenie-dokumentov/34681-oformlenie-rezolyutsii/

Резолюция на документе: образец, примеры

Каждый работник кадровой службы знает о существовании такого реквизита, как резолюция. На документе его указывает директор организации. Рассмотрим этот реквизит подробнее.

Возможные выходы из ситуации

Решить проблемы можно несколькими способами. Наиболее оптимальным вариантом считается создание специальной службы, ответственной за предварительное рассмотрение входящей корреспонденции. Сотрудники этого отдела будут сами определять, кому и куда передавать акт.

При этом во внимание следует принимать не столько адресата, указанного на документе, сколько его содержание. Специалисты рекомендуют формировать перечни видов документов, вопросов, должностных лиц либо подразделений, которым необходимо их направить.

Такие списки позволят исключить попадание лишней информации к начальству и ускорить ее поступление к надлежащему служащему.

Руководство должно получать самые важные документы. К ним, в частности, можно отнести распоряжения, указы, постановления и прочие акты вышестоящих структур. Стоит сказать, что данная практика у многих директоров вызывает непонимание.

Руководители стараются рассматривать всю входящую документацию, аргументируя это необходимостью быть в курсе всех дел организации.

В таких случаях можно формировать перечни поступившей корреспонденции за рабочий день, неделю с указанием служащих, которым были направлены те или иные акты.

Для сокращения сроков оформления резолюций помощник или секретарь может заранее разработать типовой ее текст и предложить начальнику. Если директор будет согласен с содержанием, то ему нужно будет только подписывать и указывать дату. Используемые резолюции вполне можно формализовать.

Большинство из них, за исключением некоторых, обладают типизированным, повторяющимся характером. Все они могут сводиться к 10-15 вариантам и распечатываться на листе. При рассмотрении документа руководитель подчеркивает нужную резолюцию.

Этот листок далее следует за актом к исполнителю по иерархической лестнице вниз.

Дополнительно

резолюции определяет порядок исполнения документа, отрицательное либо положительное решение поставленного в акте вопроса. Учитывая это, многие директора в реквизите используют разные системы обозначений. Они дают возможность маневрировать в рамках официального характера делопроизводства.

Как правило, условные обозначения используются при проставлении резолюций на обращениях от граждан и в ходе личных приемов. Так, в одной из организаций в случае положительного решения вопроса указание, включаемое в акт на глазах у клиента, не принималось к исполнению при отсутствии пометки “Информируйте”.

На другом предприятии резолюция не выполнялась, если была написана черными, а не фиолетовыми чернилами. Установление таких “специфических” правил – не редкость. Зачастую использование условностей позволяет избегать или, наоборот, оперативно решать непростые вопросы, возникающие в рамках работы с персоналом.

Источник: https://FB.ru/article/303725/rezolyutsiya-na-dokumente-obrazets-primeryi