Письмо об организации встречи руководства образец

Содержание
  1. Как писать деловые письма, чтобы клиенты сами просили о встрече?
  2. 1. Узнайте клиента
  3. 2. Персонализируйте тему письма
  4. 3. С первой строки письма говорите о клиенте
  5. 4. Добавьте оффер и простой призыв к действию
  6. 5. Поощряйте диалог
  7. 6. Добавьте информативную подпись
  8. 7. Анализируйте, уточняйте и улучшайте
  9. Вместо выводов
  10. Письмо об организации встречи руководства образец
  11. Как правильно написать письмо на английском на деловую встречу?
  12. Образец письма клиенту » 15 шаблонов, как написать письмо клиенту
  13. Примеры оформления письма-приглашения в 2019 году
  14. Образец письма о проведении переговоров
  15. В конце встречи
  16. Деловое письмо о встрече с клиентом — образец, структура, как составить
  17. Образец письма просьбы об организации встречи
  18. Письмо о проведении совещания
  19. О проведении рабочего совещания
  20. Телефонограммы
  21. Каким уведомить деловых партнеров о проведении конференции?
  22. Оповещение участников совещания
  23. Уведомление о проведении согласительного совещания (образец)
  24. Факсограмма
  25. Образец факсограммы о проведении совещания
  26. Письмо приглашение образец
  27. На мероприятие
  28. К сотрудничеству
  29. На работу
  30. На выставку
  31. На конференцию
  32. Письмо о проведении очередного собрания учредителей журнала
  33. Образцы деловых писем(электронная переписка)
  34. Предложение о встрече в деловом письме
  35. Как попросить о встрече в деловом письме?
  36. Деловое письмо, приглашение на встречу и другие «пригласительные» извещения должны иметь правильную «шапку»!
  37. Что еще важно знать, создавая письмо о назначении деловых встреч?
  38. Как написать письмо после деловой встречи и зачем это нужно делать?
  39. Как лучше всего написать деловое письмо о переносе встречи?
  40. Что если деловое письмо — отказ от встречи?
  41. Как правильно написать письмо на английском на деловую встречу?
  42. Ну и завершение, или Как написать «спасибо за встречу» деловое письмо
  43. Письмо о встрече с клиентом: структура, как написать + цели
  44. Цели и эффективность писем о встрече с клиентом
  45. Структура письма о встрече с клиентом
  46. Письмо после деловой встречи

Как писать деловые письма, чтобы клиенты сами просили о встрече?

Письмо об организации встречи руководства образец

Навык написания электронных писем, которые откроет и прочитает адресат, поможет вам не только в продажах, но и откроет новые возможности для построения долгосрочных деловых отношений с потенциальными партнёрами в любой сфере.

Я подготовил чек-лист, которого придерживался сам, когда занимался оптовыми закупками бытовой техники. Закупки – это своего рода продажи, только в этом случае вы пытаетесь продать свою компанию дороже, чтобы получить цены ниже.

Эти семь шагов помогут вам создавать стабильно высокоэффективные деловые электронные письма о продажах и не только.

1. Узнайте клиента

Персонализированные письма, релевантные вашему респонденту, более эффективны, чем шаблонные рассылки. Это аксиома. Поэтому прежде чем написать первое письмо клиенту, будет полезным собрать о нём необходимый минимум информации.

64% получателей электронной почты говорят, что они открывают электронные письма на основе релевантности заголовка

Если вы знаете имя и фамилию человека, вам не сложно будет проверить, есть ли у него аккаунты в социальных сетях или профиль в LinkedIn и изучить их. Помните, что настоящая персонализация имеет решающее значение.

Примеры данных, которые вы можете использовать, чтобы персонализировать сообщение:

  • Общие знакомые;
  • Общие интересы;
  • Работа в одной компании в прошлом;
  • Ваш респондент является активным пользователем социальных сетей и ведёт блог;
  • Ваши дети ходят в одну школу или секцию.

Где искать информацию о клиенте на примере страницы в социальной сети

2. Персонализируйте тему письма

Тема письма играет решающую роль в том, будет открыто письмо или нет. Ваша задача на этом этапе – зацепить внимание клиента за счёт персонализации. Хорошо работает обращение к контакту по имени, упоминание названия его компании или общих знакомых, которые могут за вас поручиться.

Персонализированные электронные письма увеличивают вероятность открытия электронной почты на 29%,а использование имени потенциального клиента повышает шансы открытия письма на 40%.

Вот несколько примеров эффективных с точки зрения продаж тем деловых электронных писем:

  • Вопрос о продукте или услуге [компании вашего клиента];
  • [Имя потенциального клиента], что вы думаете о [тема, которая имеет значение для перспективного клиента];
  • [Имя потенциального клиента], [Общий контакт] порекомендовал мне обратиться к вам.

3. С первой строки письма говорите о клиенте

Первое предложение электронного письма – второй по важности элемент письма по двум причинам: Во-первых, так же, как и тема, оно отображается в почтовом ящике получателя; во-вторых, оно должно заставить клиента прочитать весь текст целиком.

Первое предложение должно быть коротким (желательно уложиться в 5-7 слов), но достаточно информативным и интересным, чтобы вызвать любопытство потенциального клиента.

Вот несколько примеров вступительной строки, которые вовлекут респондента в прочтение письма:

  • Здравствуйте, [Имя]! Очень понравился ваш пост о [тема одного из последних постов];
  • Здравствуйте, [Имя]! Мы оба [присутствовали на мероприятии];
  • Здравствуйте, [Имя]! Я был на вашем сайте и…;

4. Добавьте оффер и простой призыв к действию

После того как вы вовлекли реципиента в прочтение письма, переходите к сути и опишите ваше ценностное предложение (оффер). Оно должно стать главной частью письма. Оффер должен быть простым, понятным и интересным для потенциального клиента и заканчиваться призывом к действию.

Призыв к действию – это утверждение, предназначенное для того, чтобы привести читателя к нужному действию. Самые эффективные призывы к действию – это четкие инструкции, которые начинаются с глагола в повелительном наклонении, например, “Нажмите”, “Загрузите” или “Позвоните”, и дают читателю причину, по которой они должны предпринять это действие.

При этом важно понимать, что при продаже сложных или дорогих продуктов призыв к действию на этапе первого контакта должен быть направлен не на покупку прямо сейчас, а на продолжение диалога. Вот несколько примеров:

  • Если вы заинтересованы в демонстрации нашего решения, которое поможет вам сократить ручной ввод данных на 30%, то у меня есть окно завтра в 16:00 и в пятницу в 9:30. Какое время для вас удобнее?
  • Скажите, куда я могу выслать образцы с курьером, чтобы вы попробовали их и назначили время для встречи на следующей неделе?
  • Я могу открыть вам демодоступ, чтобы вы ознакомились с функционалом нашего продукта, а в пятницу перезвоню вам и мы продолжим обсуждение. Как вы на это смотрите?

5. Поощряйте диалог

В этом вам помогут следующие советы:

  • Задавайте открытые вопросы. Избегайте вопросов, на которые можно ответить ” да ” или “нет”. Развёрнутые ответы часто помогают узнать детали, связанные с болевыми точками потенциального клиента.
  • Придерживайтесь позитивного профессионального тона общения. Фокусируйтесь на том, что вы можете сделать, а не на том, чего не можете. Избегайте шуток (если клиент не использовал их первым). И забудьте о фразах вроде “мне придется”, поскольку это означает, что вас обременяет общение с клиентом.
  • Говорите на языке клиентов. Если они ориентированы на данные, используйте факты. Если клиенты больше ориентированы на эмоции и отношения, будьте более эмоциональным в сообщениях.
  • Уважайте время клиента. Помните: чем короче письмо, тем лучше. Возьмите за правило не превышать объём 200 слов (1500 знаков с пробелами) в письмах. Это поможет вам писать сообщения по существу. Если нужно донести большой объём информации – договоритесь о встрече или звонке.

6. Добавьте информативную подпись

Последний элемент письма, который увидит потенциальный клиент – это ваша подпись. Сделайте её аккуратной, но информативной, добавьте туда свой прямой номер телефона, ссылку на сайт и, по желанию, ссылки на социальные сети компании.

Подпись менеджера по продажам типографии Flyer-Online

7. Анализируйте, уточняйте и улучшайте

После того, как вы освоитесь с этим базовыми принципами, вы можете начать составлять собственные шаблоны и цепочки продающих писем. Чтобы увеличить конверсию в продажи, тестируйте различные варианты каждого элемента писем и выбирайте лучшие связки.

Вместо выводов

Советы из этой статьи помогут создавать привлекательные и эффективные деловые электронные письма, которые приведут вас к следующему этапу продаж – личной встрече. Не забудьте взять с собой визитки и презентационные материалы, а если запасы каталогов или буклетов подошли к концу, мы с удовольствием напечатаем для вас новый тираж.

Напишите zakaz@flyer-online.ru или позвоните +7(831)215-0-215 и мы подберём оптимальные варианты полиграфии под ваши цели и бюджет.

 Дмитрий Светелик, директор по маркетингу типографии Flyer-Online.Источник.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/flyer_online/kak-pisat-delovye-pisma-chtoby-klienty-sami-prosili-o-vstreche-5f8418aeb1a4d95dc0c54f5b

Письмо об организации встречи руководства образец

Письмо об организации встречи руководства образец

Необходимо помнить, что психологически граница ответа по времени в её критическом значении составляет сорок восемь часов. Это в том случае, если нет функции автоответчика. Когда минуют двое суток, адресат уже исполнен уверенности, что его письмо оставлено без внимания или в лучшем случае — утеряно.

Мы убеждены, что соглашения, достигнутые в ходе этой встречи, дадут положительные результаты для обеих сторон. Мы подтверждаем договоренность, согласно которой господин.

Мы надеемся встретиться с вами и выработать положительное решение. Письмо #2: Уважаемый Иван Иванович , Я был бы рад, если бы Вы присоединились к нашей компании.

Вы знаете, что я искал кого-то с вашими навыками в течение многих месяцев.

Как правильно написать письмо на английском на деловую встречу?

Что обязательно нужно указывать в официальном письме:

  • данные об организации или отправителе (ФИО, ИНН, ОГРН, код и наименование компании, регистрационный номер);
  • роспись отправителя;
  • печать — желательно, так как это показывает официальность документа;
  • дата.

Ситуации, в которых отправление письма с приглашением уместно или даже необходимо:

  • юбилей компании;
  • деловая встреча с одним человеком или группой лиц;
  • конференция;
  • семинар;
  • выставка.

Образец письма-просьбы (установка – партнерство, стиль — официально-деловой, убедительное оперирование фактами) Уважаемые коллеги!

Образец письма клиенту » 15 шаблонов, как написать письмо клиенту

Бывает, что условия определенной организации попросту не подходят под установленные требования, но это не означает, что запрос на встречу от них стоит игнорировать или отвечать в грубой форме. Профессионализм — это имидж, а он требует рассмотрения любых предложений, даже если с дальнейшим отказом.

Но дать адресату знать, каким образом можно связаться с отправителем, надо обязательно. Если письмо составляется в электронном виде, то это могут быть просто телефоны в конце письма.

Если все эти пункты соблюдены, вы составите эффективное письмо, которое однозначно привлечет внимание вашего клиента и позволит превратить его из заинтересованного лица в постоянного заказчика.

Оформление письма-приглашения осуществляется согласно правил, установленных для делового письма. Скачать Уважаемый Виктор Александрович, Во время нашей встречи на семинаре «Креативный практикум», который проходил в Москве с 20-25 октября, Вы упомянули, что в рекламный отдел Вашей компании требуются новые кадры. Я знаком с человеком, который идеально подойдет на эту должность.

Так как предложить встречу в деловом письме в подобном случае является необходимостью, не стоит подразумевать возможность отказа, поскольку это будет выглядеть как минимум нетактично! Поэтому деловое письмо должно иметь наклон на обязательный характер, в начале которого обязательно описывается суть проблемы.

Классическое письмо имеет свою структуру.

  1. Обращение.
  2. Выражение благодарности «хочу выразить благодарность…» или «хочу Вас поблагодарить».
  3. Контактные данные с именем и должностью.

Если эти аспекты опустить и не соблюсти – есть риск нарваться на игнорирование письма и потерять потенциального клиента, так и не обретя его внимание.

Зная основной формат составления любого делового письма, можно, ориентируясь на образцы, самостоятельно написать совершенно любое из них. Главное – знать цель послания.

Для этого требуется разработка грамотного заголовка и темы документа. Все это должно отвечать потребностям и личностным чертам характера вашего потенциального потребителя. Если эти аспекты опустить и не соблюсти – есть риск нарваться на игнорирование письма и потерять потенциального клиента, так и не обретя его внимание.

У любого письменного обращения должна быть цель. В письме о встрече для переговоров должны быть четко описаны причины, которые побудили одну из сторон пойти на контакт.

Первый вариант идеально подойдет для повторной встречи, т. е. когда «первое касание» уже произошло. Второй способ актуален для случаев, когда какие-либо договоренности между сторонами достигнуты не были. Результативность писем с предложением о торговой сделке идентична эффективности холодных звонков.

Наиболее распространенная структура делового о назначении встречи клиенту выглядит следующим образом: 1.

Ведение предпринимательской деятельности подразумевает постоянное взаимодействие с партнерами и клиентами. Один из видов оформления деловых встреч – обмен письмами. Каким образом они составляются – будет рассмотрено далее.

Поэтому очень важно заполнить и тему сообщения, например: «Создание новой платформы для продаж» и т. д. Такая шапка сообщения, а соответственно, образец — письмо приглашение на деловую встречу с грамотным оформлением, так что даже подобным мелочам стоит уделять внимание! Все это выделяет профессионализм запроса и очень сильно замечается любым получателем.

Примеры оформления письма-приглашения в 2019 году

Стиль письма должен быть официальным, сдержанным. Первое обращения к получателю по ФИО или же по названию компании (если документ отправляется целой организации). Обращение должно идти по центру, ниже — текст письма.

Деловое письмо, приглашение на встречу и другие «пригласительные» извещения должны иметь правильную «шапку»!

С помощью письма можно пригласить конкретного человека на деловую встречу, например, на собеседование. Ниже вы найдете образцы писем-приглашение как на различные мероприятия, так и на собеседование.

Поговорим о том, как выстроить организацию питания и отдыха сотрудников. Все нюансы и особенности глазами бухгалтера.

Образец письма о проведении переговоров

Если вопросы или списки — это важная часть, которая должна быть включена в создаваемое деловое письмо о назначении встречи, образец должен специально их разделять!
Прежде чем перейти непосредственно к основным правилам его составления, следует отметить, что оно может быть адресовано, как группе лиц (например, менеджерам, сотрудникам бухгалтерского отдела, юристам и т.д.), так и какому-то конкретному адресату.

Есть каноны деловой переписки, от которых не следует отступать во избежание неверного истолкования. Если в письме будут явные нарушения одного из пунктов, то послание может быть воспринято как оскорбление. Чем лучше составлено письмо о встрече для переговоров, тем больше шансов есть для того, чтобы эта встреча состоялась.
Итак, письмо должно:

  • Быть составлено правильным языком, без грамматических и синтаксических ошибок.
  • Иметь официально-деловой стиль изложения. Тон – исключительно доброжелательный, вне зависимости от фактически испытываемых эмоций к адресату. Также должно чувствоваться уважение и стремление к соблюдению интересов общего дела, к взаимной выгоде, сотрудничеству.
  • Составляться с учетом этических норм, принятых в деловых кругах.
  • Иметь оптимизированную структуру, содержать короткие фразы, четко выражающие определенную мысль. Логика изложения поддерживается четким внешним делением документа на составные части.
  • Использовать только те языковые конструкции и средства, которые понятны адресату. В письме не должно быть завуалированных фраз.

Дата в верхней либо нижней части письма – это дата его подписания. Без подписи листок с текстом не имеет юридической силы.

В конце встречи

Но это правило действует только в том случае, если раньше переписка между этими работниками организаций (или частным лицом и организацией) не велась.

В тактичной форме указываете основания для встречи (выплата гонорара, обсуждение нюансов, составление договора и прочее).

Для страховки от подобных случаев тот, кто пишет письмо, должен указывать в деловой переписке всю информацию, которая ему известна о адресате, даже если это только ФИО, телефон, адрес сайта и электронной почты.

Затем обязательно стоит сообщить причину, так как именно от этого зависит, войдет ли в понимание партнер.

Деловое письмо о встрече с клиентом — образец, структура, как составить

В сообщении электронной почты, помимо самого сообщения, может содержаться файл (как правило, в PDF-формате) с электронным образом письма. Думаю, и мы, и Вы в данном случае оказываемся в проигрыше: мы теряем клиента, а Вы возможность пользоваться нашим сервисом (уверяю Вас, сервисом достаточно удобным и эффективным!).

Обычно прописываются дата и время. Но если встреча не представляется возможной, то уточняется, как можно связаться и когда.

  • 15 марта 2018 года в 14:00.
  • Пожалуйста, сообщите, если данное время Вас не устраивает.

Стиль письма должен быть сдержанным, лаконичным, без излишне «нагруженных» предложений, сложной специфической терминологии.

Общеустановленным требованием в деловых письмах считается ссылка на предыдущие события: электронное письмо, встречу, телефонный разговор. Обязательно прописывается число.

Например, образец официального письма о деловой встрече всегда начинается с указания данных получателя (на листе справа), среди которых: должность сотрудника (если требуется), название компании и инициалы получателя.

Тем не менее начинаются они слегка иначе, и вместо стандартного приветствия за границей принято сразу обратиться к получателю (никаких «уважаемый», только мистер или миссис), например: «Mr. Baker… ».

Затем обязательно стоит сообщить причину, так как именно от этого зависит, войдет ли в понимание партнер. Например: (в связи с задержкой рейса встреча, назначенная на 31 декабря…), затем указывается и суть беседы (на тему слияния наших компаний не может быть проведена).

Образец письма просьбы об организации встречи

Все это должно отвечать потребностям и личностным чертам характера вашего потенциального потребителя.

Если эти аспекты опустить и не соблюсти – есть риск нарваться на игнорирование письма и потерять потенциального клиента, так и не обретя его внимание.

Правила составления электронных писем для клиентов – в этом видео:Итак, все этапы реализации пройдены, прибыль «подбита». Но есть еще один нюанс.

Если письмо о назначении встречи с клиентом является результатом договоренности или ответом на согласие, приглашение, запрос, то уместным будет после обращения к адресату выразить благодарность.

Обычно прописываются дата и время. Но если встреча не представляется возможной, то уточняется, как можно связаться и когда.

Источник: https://tenstore.ru/kadastr/17461-pismo-ob-organizacii-vstrechi-rukovodstva-obrazec.html

Письмо о проведении совещания

Письмо об организации встречи руководства образец

Впоследствии при необходимости в приложение к протоколу приводятся стенограммы выступлений – точные цитаты того, что говорили сотрудники и другие приглашенные лица.

  • Количество оригинальных экземпляров составляется в зависимости от ситуации. Как правило, достаточно одного оригинала. Однако в случае проведения собрания с участием партнера (представителей другой фирмы) возникает необходимость составления 2 оригиналов. Обычно такие собрания проводятся на разных этапах деловых переговоров.
  • Что касается копий документа, можно составить любое их количество. Такая необходимость возникает при проведении собраний, решения которых обязательны для всех отделов организации. Тогда копии рассылаются во все структурные подразделения.

О проведении рабочего совещания

Министерства здравоохранения и социального развития Пензенской области состоится совещание по вопросу капитального ремонта 7 корпуса ПОКБ им. Н.Н. Бурденко. Приглашается главный врач, директор административно-хозяйственной части, главный экономист.

Министр здравоохранения и социального развития ПО И.И.
Сидоров Если для участия в совещании приглашаются работники других организаций, составляется письмо – приглашение.

В нем, помимо указания, кто проводит совещание, вопросов для обсуждения, времени и места проведения могут указываться дополнительные условия участия: предоставление гостиницы, стоимость, необходимость подтверждения участия и т.д.

Если не предполагается посылка повторного приглашения после получения подтверждения об участии, в первом письме – приглашении дается полный адрес места проведения совещания с подробным описанием, как проехать и пройти.

Телефонограммы

Культурная программа Для больших совещаний, особенно с участием иногородних, может быть продумана культурная программа: посещение театров, выставок, музеев, экскурсии по городу, памятным местам и т.п.

Программа распи­сывается по дням совещания, а количество участников каждого предла­гаемого мероприятия будет уточняться в день регистрации. Обычно за культурную программу отвечает специально выделенный сотрудник.

Мож­но культурную программу предложить путем приглашения в день регист­рации выездных театральных кассиров и развешиванием музейно-выставочных плакатов-реклам, что также надо спланировать заранее.

Подготовка помещения Заканчивается подготовительный этап подготовкой помещения для проведения совещания и его техническим оснащением. Необходимость демонстрационных средств выясняется заранее, они приводятся в рабо­чее состояние.

В больших помещениях проверяется исправность ра­диосети.

Каким уведомить деловых партнеров о проведении конференции?

  1. Образец протокола совещания утверждает руководство компании или конкретного структурного подразделения организации.
  2. Ведется непосредственно в момент проведения собрания.

Оповещение участников совещания

Вопрос-ответ по теме

  • Можно ли использовать заголовок «Входящая корреспонденция»?
  • Как оформляется копия исходящего письма?
  • Обязан ли руководитель подписывать исходящую корреспонденцию?
  • Являются ли иски исходящей корреспонденцией?
  • Как правильно зарегистрировать письмо с приложением?

Вопрос В моей работе часто возникает необходимость передать кому-то информацию в письменной форме. Каким документом можно уведомить деловых партнеров о проведении конференции, семинара или сообщить им какую-то важную новость? Ответ Для сообщения информации в управленческой деятельности широко используются деловые письма.

Уведомление о проведении согласительного совещания (образец)

Не рекомендуется отправка документов, отпечатанных с использованием красного, зеленого, желтого цветов; на красной или серой бумаге; а также напечатанных шрифтом слабой контрастности или с недостаточной четкостью. Не допускается волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа.

На лицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне. Пример формы заявки, предназначенной для передачи по факсу Правила передачи и приема документов с использованием факсимильной связи закрепляются в инструкциях по делопроизводству и включают следующие основные положения. 1.

Аппараты факсимильной связи (телефаксы), имеющие официальные номера организации, устанавливаются в Службе документационного обеспечения управления.

Факсограмма

При оформлении телефонограмм используются следующие реквизиты: – наименование организации; – наименование вида документа – ТЕЛЕФОНОГРАММА; – дата документа; – время передачи-приема телефонограммы; – регистрационный номер документа; – ссылка на регистрационный номер и дату документа; – место составления или издания документа; – адресат; – заголовок к тексту; – текст документа; – подпись; – отметка об исполнителе; – должность и номера телефонов передавшего и принявшего телефонограмму; – отметка об исполнении документа и направлении его в дело; – идентификатор электронной копии документа. Датой телефонограммы является дата се передачи. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций, которым ее передают, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.
Приложение N 5 к Положению о порядке разработки руководств по безопасности при использовании атомной энергии, их утверждении, введении в действие и внесении в них изменений, утвержденному Приказом Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору от 21 декабря 2012 г. N 752 (Образец) Уведомление о проведении согласительного совещания Сообщаю, что согласительное совещание по обсуждению сводки отзывов на проект (название руководства по безопасности) состоится (адрес, дата). Прошу направить на совещание полномочных представителей организации.
При отсутствии такой возможности предложения и замечания (письмом, факсом, электронной почтой) прошу направить в наш адрес для изучения за неделю до начала совещания. Телефон для справок . Цитата на века Кто знает, не лишены ли мы одного, двух, трех или нескольких чувств? (М. Монтень) © 2018 Все-документы.ру.

Образец факсограммы о проведении совещания

Абонентская служба «Комфакс» – факсимильная служба с промежуточным хранением, обеспечивающая абонентам широкий набор дополнительных сервисных услуг, в том числе: – передачу сообщений в заранее назначенное время; – многоадресную и циркулярную передачу; – автоматический сброс сообщений на терминал получателя; – получение сообщений в заранее определенный интервал времени; – организацию абонентских факсимильных почтовых ящиков; – уведомление о приеме для обработки и о доставке сообщения адресату; – повторную передачу. Создание абонентской службы «Комфакс» связано с тем, что надежная, быстрая и качественная факсимильная связь зачастую не может быть обеспечена на телефонной сети общего пользования.

Письмо приглашение образец

Письмо-приглашение – это частный случай письма-извещения, которое используется для приглашения на некоторое мероприятие (выставку, переговоры, встречи, семинары и т.п.)

Отличается тем, что письмо-приглашение можно оформить не на фирменном бланке и иметь художественные украшения: рисунки, орнаменты и так далее.

На мероприятие

Текст приглашения должен содержать четкую и конкретную информацию о дате и месте проведения торжества. Письмо может быть адресовано как одному лицу, так и нескольким одновременно.

Отправляется письмо-приглашение, как правило, за несколько дней или даже недель до проведения мероприятия, чтобы приглашенный человек имел время и возможность принять решение и собраться на торжество.

Желательно отправлять письмо-ответ на предложение, даже в случае отказа от предложения. Отказ необходимо сформулировать вежливо, указать причину отказа, пусть даже выдуманную. Оформление письма-приглашения осуществляется согласно правил, установленных для делового письма.

Письмо запрос о предоставлении документов образец по ссылке.

К сотрудничеству

Мой друг Александр, с которым я неоднократно работал над общими проектами, имеет профильное образование.

Он активно работает в сфере рекламы и маркетинга на протяжении нескольких лет, и среди его клиентов есть такие компании как «Металлоинвест», «МегаФон» и «Автомир».

Кроме высокого профессионализма, клиенты Александра ценят его за креативное мышление и творческий подход. Зная направленность Вашей компании, могу предположить, что Александр заинтересует Вас как будущий сотрудник.

На работу

Здравствуйте, Михаил! Следуя предварительной договоренности, высылаем вам приглашение занять в компании «название компании» должность менеджера по маркетингу продукта «название продукта». Мы ожидаем вас увидеть в 14.00 одиннадцатого мая в нашем офисе. Для оформления вам необходимо взять:

ИНН; паспорт; военный билет; трудовую книжку; пенсионный полис страхования; общий полис медицинского страхования; свидетельство о браке и свидетельство о рождении детей;

регистрацию (в случае если вы проживаете не в Москве).

Если по каким-либо причинам на данный момент у вас нет одного из вышеперечисленных документов, не волнуйтесь, его можно будет принести в другое время, что мы в отделе кадров обсудим. Одиннадцатого мая вам предстоит посетить отдел кадров, чтобы оформиться на работу. Или например, подобное приглашение могут использовать при наличии вакансии в автосалоне работа без опыта.

После этого вас проведут на рабочее место, все покажут и расскажут. Затем, как вы немного освоитесь, вам нужно будет встретится с Вячеславом Петровым, вашим будущим руководителем.

Условия: заработная плата на время испытательного срока составит 40.000 рублей. После окончания испытательного срока – 50.000 рублей. Следует отметить, что компания награждает своих работников ежеквартальными премиями по итогам работы. В соответствии с ТК РФ, испытательный срок продлится не более трёх месяцев. График работы – с 9.00 до 17.00, переработку оплачивают согласно ТК РФ.

В случае успешного прохождения сотрудником испытательного срока, вступают в силу дополнительные условия социального обеспечения: медицинская страховка, возможность бесплатно посещать спортивный зал, 50% скидки на автострахование, бесплатная парковка на рабочем месте, возможность подключения к корпоративным тарифам, пособие по больничному листу. А также изучите примерные вопросы собеседования и ответы на них.

С уважением, Ольга Федоровна.

На выставку

Мы будем рады представить всю информацию как о уже хорошо зарекомендовавших и пользующихся неизменным успехом маршрутах в Китай, Малайзию, Таиланд и страны Океании, так и предложить Вам новые перспективные направления в Аргентину и Перу.

Надеемся увидеть Вас в числе наших гостей на выставке!

Генеральный директор
компании «Райское местечко» В.И. Незабудка

На конференцию

Приглашаем на международную конференцию [название].

Основные задачи конференции: • задача 1 • задача 2

• задача 3

В программе конференции: • мероприятие 1 • мероприятие 2

• мероприятие 3

Регламент работы конференции: Регистрация с 8.00 до 9.00 часов.

Начало работы конференции в 9.00.

Место проведения конференции:
[Адрес]

Иногородним участникам рекомендуем размещение в гостиницах

Заявки на участие в конференции принимаются до 15.08.2013 года по форме на электронные адреса: support@delopis.ru или [адрес почты] или по факсу: [номер].

По организационным вопросам обращаться: [фамилия, имя контактного лица], тел.: [номер], электронный адрес: [адрес почты].

С уважением,
Петр Петров

Письмо о проведении очередного собрания учредителей журнала

Уважаемый_________________!

В соответствии с п. 7.2. Договора об учреждении журнала «__________________» предлагаю провести очередное общее собрание учредителей журнала «_______________» __ _________ 20__ года. Место проведения заседания – Москва, ул.

_____________________ д. __, кабинет генерального директора ОАО «_________». Время проведения заседания – 12 часов 00 минут.

Прошу согласовать время и место проведения общего собрания учредителей Журнала и повестку дня до __ _________ 20__ года.

С целью выработки единой позиции по повестке дня общего собрания учредителей, предлагаю до __ _________ 20__ года высказать свои предложения по вопросам повестки дня.

Также, до __ _________ 20__ года, прошу направить в наш адрес смету доходов и расходов Издательства в связи с выпуском Журнала, в т.ч. расходов фонда заработной платы, выделенного на оплату труда сотрудников Издательства в 20__ году.

1. Предложения в повестку дня общего собрания учредителей журнала – 1 экз., на 1 л.

2. Предложения по анию на общем собрание учредителей журнала – 1 экз., на 1 л.

3. Штатное расписание Редакции журнала – 1 экз., на 1 л.

ОАО «________» _____________

Этот документ может быть Вам полезен:

Закажите составление документа по индивидуальному заказу.

Образцы деловых писем(электронная переписка)

Будем признательны вам за ответ. С уважением, Иван Иванов Руководитель Технического бюро Институт «Оптика» Деловое письмо. Образец письма-просьбы и образец письма-претензии.

Письмо – просьба (установка – партнерство; стиль — доверительно-деловой; убедительное оперирование фактами) Письмо – претензия (установка – партнерство; стиль — официально-деловой; убедительное оперирование фактами) Уважаемый Андрей Иванович! Обращаемся к Вам с просьбой решить ситуацию, сложившуюся с реализацией проекта АБС.

Источник: https://magistr42.ru/drugoe/pismo-o-provedenii-soveshhanija.html

Предложение о встрече в деловом письме

Письмо об организации встречи руководства образец

Бизнес-сфера, как ни крути, тесно связана с постоянными деловыми встречами, а их исход без каких-либо сомнений всегда напрямую зависит от грамотного приглашения. Так почему же? Все очень просто, поскольку абсолютно любой пример делового письма о встрече сможет продемонстрировать минимум три главных требования к его оформлению, а именно:

  1. Текст письма не должен быть слишком длинным.
  2. Уже по первым строкам делового письма адресат должен понять его суть.
  3. В письме непременно должно быть грамотное завершение, как в плане написания, так и в плане вежливости.

Например, образец официального письма о деловой встрече всегда начинается с указания данных получателя (на листе справа), среди которых: должность сотрудника (если требуется), название компании и инициалы получателя.

После этого подобные письма подразумевают прямое обращение, для чего, как правило, используется шаблон: «Уважаемый… Иван Иванович» (пример).

Это стандартные правила, которые должны соблюдаться в обязательном порядке, однако важную роль играет и содержание письма в целом, поэтому стоит уделить особое внимание и ему!

Как попросить о встрече в деловом письме?

Правильная просьба о деловой встрече должна сразу же «кричать» о своей важности, и при этом различают два наиболее распространенных типа подобного сообщения: конкретно с зазывом о встрече (в которой получатель вполне может отказать) и с требованием встретится по определенным обстоятельствам. Например, вторым вариантом пользуются компании при общении с клиентом, в результате взаимодействия с которым произошли события, которые могут ему повредить.

Так как предложить встречу в деловом письме в подобном случае является необходимостью, не стоит подразумевать возможность отказа, поскольку это будет выглядеть как минимум нетактично! Поэтому деловое письмо должно иметь наклон на обязательный характер, в начале которого обязательно описывается суть проблемы. После этого или прописывается требование о встрече, или предложение о встрече, вместе с которым описывается, зачем клиенту это нужно!

Важно отметить, что просьба о встрече в деловом письме начинается по похожей манере! Как и было сказано, буквально первые строки письма уже должны давать полноценный ответ на причину отправки письма, что похоже на принцип создания обычного пресс-релиза, где для беглого ознакомления с сообщением хватит и пары предложений. Деловая жизнь — это постоянная суета, поэтому далеко не все бизнесмены могут отвечать сразу же после поступления писем! Грамотное составление текста — это не только экономия времени получателя, но и банальное к нему уважение.

Деловое письмо, приглашение на встречу и другие «пригласительные» извещения должны иметь правильную «шапку»!

Как правило, в условиях современного бизнеса бумажные письма в конвертах используются крайне редко, поскольку электронные модели представляют собой более комфортабельное решение.

Оно позволяет прикреплять к нему разнообразные файлы, привлекательно форматировать содержание и оставлять полноценные ссылки для получения дополнительной информации.

Но электронное предложение о встрече в деловом письме требует и организации его «шапки», которая представляет собой дополнительные поля для сортирования писем.

Зачем это нужно? Здесь все предельно просто. Любая организованная система электронных писем имеет помимо стандартных рубрик индивидуально созданные, в которые попадают письма на ту или иную тематику.

Поэтому очень важно заполнить и тему сообщения, например: «Создание новой платформы для продаж» и т. д. Такая шапка сообщения, а соответственно, образец — письмо приглашение на деловую встречу с грамотным оформлением, так что даже подобным мелочам стоит уделять внимание! Все это выделяет профессионализм запроса и очень сильно замечается любым получателем.

Что еще важно знать, создавая письмо о назначении деловых встреч?

Для составления грамотного текста всегда стоит придерживаться принятых норм бизнес-общения, поэтому образец письма о назначении деловой встречи должен выглядеть следующим образом:

  1. Начинаться с приветствия, о чем было сказано немного выше (Уважаемый…).
  2. Быть индивидуально разработанным под особенности получателя или группу получателей! Для этого сообщение должно быть на родном партнеру языке, узнать который можно в базе данных самой организации (если информации нет — просто на принятом в стране партнера языке).
  3. Свободный стиль написания — всегда неверное решение! Нужно использовать только формальное построение текста (использование литературного стиля не приветствуется).
  4. Деловое письмо — не рекламная рассылка! Оно не должно делать исключительно предложение с изучением вопроса на дополнительных материалах организации! Поэтому конкретность — еще одно важное правило! Получатель должен сразу понимать, ЧТО и ПОЧЕМУ от него требуется!
  5. Если вопросы или списки — это важная часть, которая должна быть включена в создаваемое деловое письмо о назначении встречи, образец должен специально их разделять! Длинные перечисления лишь путают читателя.
  6. Всегда ставьте свою цифровую подпись, которая есть в любом более-менее успешном предприятии. Если же ее нет, то это не страшно, однако ее наличие придает дополнительный имидж.

Как написать письмо после деловой встречи и зачем это нужно делать?

Независимо от результатов, деловое письмо после первой встречи — это жест грамотного подхода к делам и дополнительная «галочка» в сторону профессионализма персоны. Поэтому задаваться подобным вопросом стоит всегда, как и отвечать на абсолютно все приходящие письма (кроме спама, разумеется).

Структура письма, как и можно догадаться, несколько отличается, поскольку не требуется сделать свое приглашение привлекательным, однако стоит закрепить полученный результат. Для этого стоит начать с простого упоминания конкретной даты деловой беседы, что укажет на индивидуальность сообщения и просто напомнит получателю, о которой встрече идет речь.

Также важным моментом является создание короткого (по сути, итогового) письма, что позволит избежать любых повторений с ранее обсуждаемой информацией (как в первом письме, так и при встрече). Поэтому, краткий пример может выглядеть следующим образом:

  1. Уважаемый Артем Александрович, это письмо является продолжением наших переговоров при личной деловой встрече 31 декабря.
  2. Мы обсуждали вопрос слияния наших компаний в один передовой бренд (краткий итог всей беседы).
  3. Был бы признателен, если Вы сообщите свое окончательное мнение на тему данного вопроса (небольшой призыв обдумать предложение повторно).
  4. Просто позвоните мне по моему личному номеру или, если Вам так удобней, назначим еще одну встречу с дополнительным обсуждением (призыв к ответу или повторной встрече).
  5. Надеюсь, мы сможем дойти до взаимопониманию и продолжим наше сотрудничество на новом уровне (завершение краткого письма с вежливым призывом ответить на предложение «да»).

Как лучше всего написать деловое письмо о переносе встречи?

Данная ситуация, без сомнений, более щекотливая тема, поскольку ни один бизнесмен не любит отходить от своих планов. Однако — это бизнес, и подобное случается! Главное, правильно донести до партнера всю суть переноса с новым предложением.

В этом случае главное требование — тщательно продуманная логичность содержания, после прочтения которой любой получатель согласится, что иного решения нет. В целом, подобное сообщение тоже должно быть кратким, начинаться по принципу приглашения (Уважаемый…) и продолжаться логическим сообщением о необходимости переноса (с огромным сожалением сообщаем, что в связи…).

Затем обязательно стоит сообщить причину, так как именно от этого зависит, войдет ли в понимание партнер. Например: (в связи с задержкой рейса встреча, назначенная на 31 декабря…), затем указывается и суть беседы (на тему слияния наших компаний не может быть проведена).

Кратко, емко и вежливо, однако дальше непременно стоит запросить новую дату деловой беседы или, если есть возможность, перевести ее в другой формат. Пример: (Возможно ли перенести встречу на другой день или провести беседу по телефонной связи?). Ну и напоследок, непременно стоит лаконично попрощаться, запросив ответ: (ожидаем Вашего ответа, с уважением, генеральный директор ООО «Яблочки»).

Что если деловое письмо — отказ от встречи?

Бывает, что условия определенной организации попросту не подходят под установленные требования, но это не означает, что запрос на встречу от них стоит игнорировать или отвечать в грубой форме. Профессионализм — это имидж, а он требует рассмотрения любых предложений, даже если с дальнейшим отказом.

Для этого стоит использовать следующую структуру письма:

  1. Индивидуальное обращение для эффекта «прочитанной» заявки (Здравствуйте, Артем Александрович!).
  2. Создание лояльной атмосферы (благодарим Вас за использование наших услуг…).
  3. Информация о просмотре заявки (мы детально проанализировали возможность слияния наших компаний…).
  4. Похвала инициативы для создания имиджа (Ваше предложение, без сомнений, было бы выгодным для обеих сторон…).
  5. И лаконичный отказ, с указанием возможности принятия заявки через неопределенный срок (к сожалению, в настоящий момент мы не можем принять данное предложение…)
  6. А также описание причины (так как это не вписывается в установленный бизнес-план производства…).
  7. Завершение (с уважением, Игорь Викторович генеральный директор ООО «Яблочки»).

Как правильно написать письмо на английском на деловую встречу?

Особого внимания достойны и иностранные бизнес-партнеры, для которых, без сомнений, потребуется формировать приглашение чисто на английском языке. Если вы не знаете его на должном уровне — то стоит поручить эту работу специализированному специалисту, а общие рекомендации выглядят так же, как для формирования обычной заявки (принцип тот же, и значимых особенностей нет).

Тем не менее начинаются они слегка иначе, и вместо стандартного приветствия за границей принято сразу обратиться к получателю (никаких «уважаемый», только мистер или миссис), например: «Mr. Baker… ».

Также важным моментом является упоминание «связующего звена» между получателем и отправителем, так как их деятельность происходит слишком далеко для случайных писем. Пример: «A mutual friend, Adam Ricky suggested that I contact you…» — «Наш общий друг, Адам Рикки посоветовал мне связаться с Вами…».

После прочтения данного фрагмента получатель сразу поймет не только общую связь, но и по какому вопросу может быть предложена встреча.

Ну и завершение, или Как написать «спасибо за встречу» деловое письмо

Данный случай является практически самым простым, поскольку не требует завлечения партнера к беседе или вежливого отказа.

На деле — подобная надобность является не более чем формальностью, с которой сталкивается почти любой человек (например — при регистрации на сайтах с дальнейшим письмом на тему «спасибо за регистрацию!»).

Пишется оно по принципу письма после встречи, но с единственным отличием в том, что требуется выразить конкретно благодарность без позыва к дискуссии.

«Уважаемый Артем Александрович! Хочу выразить Вам благодарность за выделенное время для презентации разработанного мной бизнес-плана. Наше сотрудничество, без сомнений, будет выгодным для обеих сторон! С уважением, генеральный-директор ООО «Яблочки» Иосиф Бурдыкин.» — пример.

Источник: https://buyingbusinesstravel.com.ru/glossary/term/prosba-o-vstreche-v-delovom-pisme/

Письмо о встрече с клиентом: структура, как написать + цели

Письмо об организации встречи руководства образец

Комменты: 0

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем про правила составления письма о встрече с клиентом.

Сегодня вы узнаете:

  • Какие правила деловой переписки необходимо соблюдать;
  • Как написать письмо о встрече клиенту;
  • Как написать письмо после встречи.

Вот вы прошли все процессы продажи и уже посчитали свою прибыль от сделки, но есть еще одно “но”. Вам необходимо встретиться с клиентом, чтобы оформить договоренность и обсудить некоторые детали сделки.

Казалось бы, что в этом нет ничего сложного, надо лишь написать деловое письмо клиенту о встрече. Но как это сделать? Какие слова использовать? С чего начать письмо?

Существуют нормы деловой переписки, несоблюдение которых чревато падением имиджа компании в глазах заказчика, а в редких случаях и срывом сделки. Поэтому первое, что вам необходимо сделать – изучить правила деловой переписки.

Правила деловой переписки:

  • Адрес вашей электронной почты не должен выглядеть комично или несерьезно. Он должен соответствовать своему назначению, то есть носить деловое имя, лучше всего, чтобы имя электронной почты совпадало с названием компании. Примеры неудачных почтовых ящиков: sweetGirl, badboy, ladyinred;
  • Используйте персональные обращения к клиенту. Благодаря личному обращению, клиент поймет, что он важен для вас. Это хороший залог для долговременных отношений;
  • Не используйте короткую форму имени делового партнера. Например, Саш, Кать, Сереж. Это выглядит неуважительно;
  • Обратите внимание на ваше приветствие. Не стоит в нем упоминать о времени суток, ведь клиент может прочитать это письмо через несколько часов или дней, в этом случае ваше приветствие будет “не к месту” и вызовет негативные ассоциации. Лучше всего использовать слово “Здравствуйте!”;
  • Всегда указывайте тему письма, иначе оно может отправиться в папку “спам” или потеряться;
  • Различайте поля “кому” и “копия”. В поле “кому” указывайте получателя, от которого вы ожидаете ответа. Поле “копия” предназначено для тех, кто должен просто ознакомиться с письмом. Например, в поле “копия” вы можете поставить вашего начальника, если ему интересен исход работы с тем или иным клиентом. Существует еще одно поле: “Скрытая копия”. В этом случае основной получатель письма не будет знать, что ваша переписка отправляется третьим лицам. Но этот инструмент считается нетактичным и не одобряется в деловой среде;
  • Письмо не должно быть очень длинным. По правилам деловой переписки его длина должна умещаться на лист формата А4. Также есть ограничения по объёму электронного письма. Он не должен превышать 3 Мб, в противном случае письмо при открытии может “зависнуть”;
  • После прочтения первых трех предложений вашего письма, клиент должен понять его суть. Кстати, не стоит строить длинные, сложные предложения, отягощённые причастными и деепричастными оборотами. Они очень тяжело воспринимаются при прочтении;
  • Обратите внимание на завершение вашего письма. Оно обязательно должно содержать вашу подпись, должность и контактные данные. Желательно не использовать инициалы, а писать имя полностью: Иванов Иван Иванович или Иван Иванов, а не И.И. Иванов. Должность необходимо указывать для того, чтобы клиент имел представление о том, по поводу каких вопросов он может к вам обращаться. Также укажите ваши контактные данные, электронную почту, телефон, ссылку на сайт компании, название компании.

Цели и эффективность писем о встрече с клиентом

Целью письма о встрече может являться как организация встречи, так и привлечение внимания клиента к вашему предложению. Во втором случае к письму необходимо прикрепить ваше торговое предложение. Этот вариант подходит для первого контакта с потенциальным клиентом, когда какие-либо договоренности между вами еще отсутствуют.

Эффективность писем с торговым предложением соответствует эффективности “холодных звонков”. Примерно 10 человек из 100 откликаются на такие письма. Низкая эффективность обоснована отсутствием интереса к письмам от неизвестных адресатов, к ним относятся как к спаму.

Чтобы избежать такой оценки, необходимо заинтересовать клиента темой письма. Она должна отвечать его потребностям, поэтому, прежде чем писать письмо, изучите вашего потенциального клиента.

Структура письма о встрече с клиентом

  1. Обращение к клиенту. Для этой части письма необходимо выделить отдельную строчку.

    Здесь же вы должны поприветствовать вашего партнера: “Здравствуйте, Иван Иванович!”

  2. Представление.

    Вы должны представиться, иначе клиенту придется вспоминать кто вы, а это недопустимо.

Пример: “Меня зовут Анна, я представитель компании “Волосатик”.

  1. Причина, по которой вы пишите клиенту. Может быть вы уже договорились о сотрудничестве по телефону или у вас возникли разногласия по поводу заказа, или вы впервые обращаетесь к клиенту со своим предложением – в любом случае информация об этом должна быть здесь.

Примеры:

  • Мы вчера с вами разговаривали по телефону и договорились о поставке шампуня в ваш салон;
  • Мы ознакомились с вашими претензиями и хотели бы исправить свои ошибки;
  • Мы хотели бы предложить вам линию средств по уходу за волосами, наша продукция соответствует концепции вашего салона – только качественная косметика из натуральных ингредиентов. С предложением вы можете ознакомиться в прикрепленном файле.

Эти примеры подходят для описанных нами ситуаций. Но могут быть и другие причины для обращения к клиенту.

Примеры:

  • Я хотела бы с вами встретиться, чтобы обсудить некоторые моменты и заключить договор. Предварительно назначаем вам встречу 20 июня в 13:00 в нашем офисе по адресу “адрес”. Если вас не устраивает время или дата, то мы готовы перенести нашу встречу на удобное вам время;
  • Если вам интересно наше предложение, то мы можем встретиться 20 июня в 13:00 в нашем офисе и обсудить возможности нашего дальнейшего сотрудничества.
  1. Ваши контактные данные. Здесь вы должны указать не только контактные данные, но и вашу должность и имя.

Пример: “Для подтверждения встречи вы можете позвонить по номеру “номер” или написать на мою электронную почту “адрес” (адрес электронной почты должен быть тот же).

С уважением,

Анна Викторовна, ваш персональный менеджер”.

На этом наше письмо заканчивается.

Письмо после деловой встречи

Все прошло удачно: клиент согласился на встречу и вы встретились. Но это еще не конец нашей деловой переписки. Как мы помним, в продажах есть этап прощания с клиентом, когда мы благодарим его за уделенное нам время.

В продажах посредством переписки тоже есть такой этап. Он формален и необязателен, но при этом является залогом формирования долгосрочных отношений с клиентом.

Таким образом, после проведения встречи, вы должны написать клиенту письмо с благодарностью.

Оно также имеет свою стандартную структуру:

  1. Обращение к клиенту: “Уважаемый, Иван Иванович!”
  2. Благодарность: “Хочу выразить благодарность за выделенное мне время. Надеюсь, наше сотрудничество будет долгим и продуктивным для нас”.
  3. Ваши контактные данные: “С уважением, Анна Викторовна, ваш персональный менеджер”.

Вот и все, можно отправлять письмо!

Источник: https://kakzarabativat.ru/soveti/pismo-o-vstreche-s-klientom/

Юриспруденция и документы
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: