Письмо о запросе акта сверки образец

Как запросить акт сверки с контрагентом: возможные способы

Письмо о запросе акта сверки образец

В современном мире часто встречаются ошибки в выписках, платежах и других бухгалтерских документах.

Чтобы избежать недоразумений в этой области, необходимо знать, как можно запросить акт сверки с контрагентом и что для этого понадобится.

В таком случае удастся самостоятельно контролировать выплаты и не переживать, что финансовые вложения имеют утечку. Что же представляет собой этот акт сверки расчетов с контрагентами, и какие его цели, рассмотрим далее.

Акт сверки взаиморасчётов

21770 Составление Акта сверки взаиморасчетов необходимо обычно в том случае, когда двум юридическим лицам надо удостоверить произведенные между друг другом перечисления.

Чаще всего такие акты сверок производятся по конкретным договорам или счетам-фактурам, также возможны сверки и по контрактам за определенный временной период.

Стоит отметить, несмотря на то, что данный документ не имеет обязательного значения и создается только по взаимному согласию сторон, он распространен во всех сферах деятельности и в ходу у большинства организаций.

ФАЙЛЫ Акт сверки может востребовать любая из сторон той или иной сделки. Составлением, как правило, занимаются бухгалтера.

Оформляется акт взаимных расчетов по запросу одной из сторон и его составлением занимаются специалисты бухгалтерских отделов. Перед тем, как отправить документ контрагенту, его необходимо обязательно подписать у главного бухгалтера или руководителя организации, либо уполномоченного на подписание таких документов сотрудника.

Данная процедура может производиться только по одной из следующих позиций: наименование или номер товара, договор, конкретная поставка, определенный промежуток времени. Чтобы данный документ являлся достоверным, его следует составлять либо после проведения последнего перечисления, либо с момента поставки.

Кроме того, сверку удобно проводить во время ежегодной инвентаризации средств и имущества предприятия.

Довольно часто по результатам подобных проверок выявляются задолженности: дебиторские или кредиторские. Если подобные факты подтвердились, нужно сразу же сделать акт сверки и отправить его партнерской организации. Унифицированной, стандартной для всех формы составления акта не существует, поэтому его можно писать в свободной форме или же по разработанному на предприятии шаблону.

Для заполнения подойдет обычный лист А4 формата.

Напечатать акт необходимо в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон. Оба подписанных и заполненных экземпляра отправляются контрагенту, специалисты которого сравнивают сведения из присланного акта с имеющимися у них данными.

Если возражений по финансовым перечислениям, указанным в акте, нет, вся информация совпадает, то контрагент подписывает документы и один экземпляр возвращает обратно, второй уставляет у себя.

При необходимости акт можно заверить печатью, но с 2020 года наличие печати у юридических лиц не является требованием закона (тем не менее, без печати, в случае возникновения судебных разбирательств, документ может быть признан не имеющим юридической силы).

Чтобы процесс по подписанию акта сверки не затянулся, при пересылке документа следует указать сроки, в которые его необходимо вернуть обратно.

Если информация в документе, составленном инициатором сверки, не будет совпадать с той, что имеется у его контрагента, то в конце документа следует зафиксировать имеющиеся расхождения. То же самое касается задолженностей: если такие факты будут выявлены, нужно обязательно обозначить период, в течение которого следует их погасить.

В противном случае суд, при возникновении претензии, не сможет принять во внимание аргумент по нарушению сроков денежных перечислений.

https://www.youtube.com/watch?v=GF9VykJQXuE

Акт сверки взаиморасчетов по закону может являться основанием для прерывания трехлетнего срока исковой давности.

То есть, в тех случаях, если должник подписывает акт сверки в течение трех лет, он считается признавшим свои долговые обязательства и обязан их погасить в установленные сроки.

Бывает так, что за истекший с момента подписания договора и исполнения обязательств период контрагент был признан банкротом.

В таких ситуациях кредиторские долги спустя определенное время могут быть списаны на расходы организации.

В «шапке» нужно вписать данные о том, за какой период проводится акт сверки, а также указать договор, который послужил основанием для создания данного документа.

Здесь же следует вписать название компаний в соответствии с учредительными документами (можно без таких подробностей, как КПП, ИНН, ОГРН и т.д.).

Вторая часть документа включает в себя таблицу, в которую каждая из сторон вносит сведения, содержащиеся в ее бухгалтерском учете по перечислениям согласно рассматриваемому договору или за определенный период времени.

Они должны полностью совпадать. Под таблицей каждое предприятия вписывает имеющуюся задолженность. Эти данные также должны быть одинаковы.

Если долги отсутствуют, это необходимо письменно отметить. В завершение документ должен быть обязательно подписан руководителями предприятий с обязательным указанием должностей и расшифровкой подписей.

Оформленный по всем правилам делопроизводства документ при наличии подписей директоров предприятий обретает юридическую силу.

Что это такое

Акт сверки взаимных расчетов – документ, отражающий состояние расчетов за конкретный промежуток времени между контрагентами. Закон не обязует составлять данную бумагу, однако опыт показывает, что делать это лучше регулярно. Сверка избавит от возможных ошибок в налоговом и бухгалтерском учете.

При помощи данного документа можно проверить, правильно ли отражены все хозяйственные операции при ведении бухучета с конкретным контрагентом, и не пропущены ли какие-то платежи или отгрузки. Кроме этого акт позволяет обнаружить «задвоеное» выполнение обязательств. Эта бумага может использоваться как доказательство в суде, которое подтвердит наличие невыполненных обязательств.

Еще одна функция акта сверки – по истечении термина исковой давности он служит основанием для списания имеющейся задолженности. Отсчет этого срока начинается с того момента, как подписан акт.

Составление данного документа будет обязательным, когда речь идет про взаимозачет между сторонами сделки.

Это актуально в том случае, когда компании заключили два и более договоров, по которым имеются обоюдные задолженности.

В такой ситуации проще подписать соглашение про взаимозачет задолженностей по таким контрактам. Для уточнения суммы долгов и необходимо составить акт сверки.

Источник: https://oaosvrc.ru/ohrana-truda/sverka-raschetov.html

Письмо – запрос. Примеры и бланки

Письмо о запросе акта сверки образец

В России, чтобы получить нужную информацию, заинтересованная сторона составляет официальный запрос.
Повод для составления запроса различен. Это получение информации о акциях и скидках, текущих цен на товар, получение документов, прайс-листов, каких – либо сведений.

Нюансы составления письма

Сотрудник, оформляя официальное письмо – запрос в другую организацию, должен придерживаться определенных правил. Запрос оформляется на имя директора, его заместителя или иного должностного лица, занимающего руководящую должность письменно на бумаге формата А4.

Если в компании есть свой фирменный бланк, то используют его, где уже заранее прописаны реквизиты (наименование организации, ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес и контакты). В России анонимные запросы не принимаются и на них не обращают внимания. В письме должно быть понятно от кого пришел запрос и как можно связаться и отправить ответ.

При написании основной части документа нужно четко и кратко выложить намерение в получении нужной информации. При возможности ссылаются на законы РФ, которые гарантируют ответ.

Скачать бланк и образец письма – запроса

Скачать пустой бланк письма – запроса (Word, 28 Кб)

Скачать образец письма – запроса (Word, 28 Кб)

4. Примеры различных писем – запросов

Здесь представлены примеры и бланки самых часто используемых запросов:
— О предоставлении информации
— О предоставлении документов
— В налоговую
— В банк
— Письмо-запрос акта сверки
— О подтверждения необходимой информации

Пишется официально с указанием всех необходимых реквизитов, обычно используют фирменный бланк. Схеманаписания текста документа:
1. Разъяснение мотива.
2. При необходимости указывают закон РФ, регламентирующий просьбу.
3.

Суть обращения и что требуется от получателя данного обращения.
4. Указание данных запрашиваемого информацию: ФИО, подпись, печать.
5. Регистрация исходящего документа.
Важно отметить, что не стоит писать такой тип запроса в порядке ультиматума.

Это может негативно сказаться на репутации организации, от которой направлено письмо.

Скачать бланк – образец письма-запроса о предоставлении информации (29 Кб)

Письмо-запрос о предоставлении документов

Наиболее часто используется в бухгалтерии и в других структурных отделах организации. Запрашиваются возврат вторых экземпляров ранее отправленных счет-фактур, иных документов, которые утрачены в следствие определенных причин и т.д.
Схема написания текста документа не сильно отличается от предыдущего запроса:
1.

«Шапка» документа (отображаются реквизиты сторон).
2. Регистрация в качестве исходящего документа. Обычно под номером регистрации кратко прописывают тему обращения.
3. Обращение к руководителю (Уважаемый(ая) ….)
4. Суть просьбы и пожелание сотрудничества.
5. Завершение письма-запроса (ФИО, подпись, при необходимости печать).

Скачать бланк – образец письма-запроса о предоставлении документов (29 Кб).

Письмо-запрос в налоговую

Наиболее часто письма – запросы в налоговую службу направляются бухгалтерией предприятий и организаций для предоставления пояснений по положениям НК РФ, информации и документов. 

Скачать бланк – образец письма-запроса в налоговую (Word, 33 Кб)

Письмо-запрос в банк

Банки предоставляют лишь малую часть данных о их клиентах. Полная и детальная информация на запрос предоставляется только на основании судебного решения. Однако физлица, а так же компании нередко осуществляют запросы о банковских продуктах.
Скачать бланк – образец письма-запроса в банк (Word, 31 Кб)

Письмо-запрос акта сверки

Акт сверки необходим для подтверждения наличия или отсутствия задолженности. Запрос формируется и отправляется на имя руководителя.

Скачать бланк – образец письма-запроса акта сверки (Word,  29 Кб)

Такие письма направляет, например, кадровая служба, которой необходимо выснить – действительно ли принимаемый на серьезную должность сотрудник трудился в предыдущей компании.

Скачать бланк – образец письма-запроса подтверждения информации (29 Кб)Скачать бланк – образец письма-запроса подтверждения информации (29 Кб)

Способы отправки письма – запроса

Письмо – запрос является элементом деловой переписки между организациями или физлицом и компанией. Доставить документ можно тремя способами:
1. Самостоятельно, зафиксировав получение у секретаря или иного должностного лица, осуществляемого прием информации.

Обычно формируют два образца документа, где один из них остается на руках с отметкой о получении. Это дает гарантии, что запрос «не потеряется».
2. Воспользоваться услугами почты, отправив заказное письмо.
3.

Отправить по электронной почте и продублировать обычным письмом.

Сроки ответа

Деловая переписка по законам РФ никак не регламентируется. Будет ли отправлен ответ на запрос или нет, зависит от того, насколько получатель следует правилам деловой этики. Ответить за запрос хороший тон для солидной компании.

Так же следует ожидать, что ответ на запрос вы получите, но он будет отрицательным.
Таким образом, стоит отметить, что все письма-запросы составляются в соответствии с основными требованиями, предъявляемым к деловой переписке: краткость и точность излагаемой мысли, отсутствие двойственных фраз.

Кроме того, письма оформляются на фирменном бланке компании (при его наличии).

Источник: https://www.rublanki.ru/pisma/pismo-zapros-gotovye-primery-i-blanki/

Письмо о предоставлении акта сверки: образец, запрос, заявление, срок, обязанность

Письмо о запросе акта сверки образец

Порядок в бухгалтерии обеспечивает устойчивое положение компании, исключает финансовые риски от просроченной задолженности и неудобные вопросы со стороны налоговых органов. Акты сверок, которые подтверждают правильность расчетов с контрагентами, необходимо получать не только от хозяйствующих субъектов, но и от государственных органов.

 Нередко в практике организаций наблюдается отсутствие акта сверки. Это не только мешает сформировать соответствующее дело и провести плановую инвентаризацию профильной комиссией юридического лица.

В ряде случаев отсутствие письменного подтверждения проверки отражения данных в учете контрагентов затрудняет истребование задолженности в судебном порядке.

Акт сверки традиционно входит в пакет документов, которые требуются для подачи иска. В последнем случае оппоненты, чувствуя приближающиеся проблемы, умышлено игнорируют необходимость отработки высланного акта сверки.

Это обычная практика, вот только бухгалтерия обязательно должна сработать.

Для этого специалист финансовой службы формирует письменный запрос с просьбой либо отработать документ по форме инициатора, либо вывести свои данные для проверки достоверности учета.

Что такое письмо о предоставлении акта сверки

Обмен письменными обращениями является неотъемлемым элементом деловой этики.

Будь то компания или индивидуальный предприниматель, каждый из этих субъектов, который стремится к заключению контрактов, обязан соблюдать нормы гражданского законодательства.

Халатное отношение к ведению внешней переписки грозит свести на нет деловые отношения. Также низкий уровень делопроизводства влечет за собой риски при отстаивании своих прав в судебных инстанциях.

Письмо о предоставлении акт сверки, несмотря на отсутствие определенной формы, является необходимым документом. Он необходим для случаев, когда в организации по определенным контрагентам отсутствуют (не вернулись) акты сверки.

Если, например, для счета-фактуры сегодня придуманы безусловные каналы доставки, то для инвентаризационных документов, не имеющих общеотраслевой формы, таких возможностей пока нет.

С определенной долей уверенности можно утверждать, что именно письмо о предоставлении акта сверки может заменить последний документ в бухгалтерском деле, в том числе судебном.

Запрос на проведение сверки

Суть и понятие

Сущность такого документа заключается в письменной форме. Это запрос, составленный по правилам ведения делопроизводства. Письмо лучше всего оформлять на фирменном бланке организации и подписывать именно руководителем (лицом, его заменяющим по приказу).

Делается это не согласно традициям, а исключительно потому, что именно руководитель обладает правом переписки в организации. К тому же подписав такой запрос, бухгалтер лишний раз напомнит о низком состоянии дисциплины конкретных контрагентов.

Нормы

Применение конкретной нормы Закона для письменных запросов зависит от двух параметров:

  • Суть запроса. Письмо может являться сопроводительным для уже подготовленных актов. В этом случае форма запроса и его содержание определяются исключительно нормативными документами, которыми руководствуется компания согласно своему профилю и подведомственности;
  • Адресат, в некоторых случаях определяет применение того или иного нормативного документа. Например, если организация обращается к налоговой инспекции или к пенсионному фонду, следует руководствоваться положениями (письмами, разъяснениями соответствующего ведомства), так как в этом случае могут применяться специально разработанные формы запросов и актов сверки соответственно.

Обязанность предоставления

Ответственность за формирование ответа на письмо о предоставлении акта сверки определяется нормативами, установленными для адресатов.

  • Так, у налогового органа есть такая обязанность выслать акт в течение 10 дней (по факту ответ приходит по коммуникационным каналам связи в течение суток).
  • Если дело касается обычного хозяйствующего субъекта, то такой обязанности у него нет. Между тем, если компания, к которой обращаются с подобным письмом, ведет делопроизводство и имеет официальный юридический адрес (за этим следит налоговая), можно направить запрос посредством заказной переписки с указанием сроков ответственности.

Форма

Сам письменный документ по сути содержит просьбу, а потому он должен быть оформлен по всем правилам.

  • В письме явно должны быть указаны адресат и отправитель, отражена суть обращения, соблюдены вежливость.
  • Не менее важны юридические реквизиты письма, — дата, подписанты и деловой стиль (официальный бланк).
  • Если к обращению есть приложения (акты), об этом необходимо указать в теле письма.

Скачать образец письма можно здесь.

Пример письма

Инструкция по составлению

  • Вступительная часть отводится под реквизиты. Лучше всего использовать стандартный бланк компании. Здесь же указывается, кому адресуется письмо (организация, если обращение на конкретное лицо, следует в точности написать его должность), но не куда (для этого есть место на конверте);
  • Сопроводительная часть предназначена для отражения подробных пожеланий заявителя. Согласно правилам делового этикета, обращение происходит на «вы» и «вам». Лучше всего в своей просьбе сослаться на конкретный пункт договора, согласно которому предусматривается проведение сверки;
  • Заключительная часть обычно содержит сроки возврата или ответа на запрос, а также реквизиты подписантов.

Срок предоставления

Указанный параметр уместен в трех случаях:

  • Если предусмотрен учетной политикой предприятия, инициирующего запрос;
  • Период предоставления заранее согласован хозяйствующими субъектами и отражен в договоре;
  • Четко регламентирован отраслевыми нормативами;

В остальных случаях срок предоставления носит более рекомендательный характер, за исключением случаев, когда письмо составляется на основании запроса проверяющего органа (реквизиты прописываются в обращении).

Источник: http://uriston.com/kommercheskoe-pravo/dokumentatsiya/akty/sverka/pismo-o-predostavlenii.html

Юриспруденция и документы
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: