Контрагент не предоставляет закрывающие документы что делать

Содержание
  1. Что входит в закрывающие документы от контрагента
  2. Когда должны передаваться закрывающие документы
  3. Как получить
  4. «Как оформить закрывающие документы с помощью интернета»
  5. Насколько важна закрывающая документация, и есть ли в ней необходимость?
  6. Зачем нужны закрывающие документы?
  7. Какая закрывающая документация необходима?
  8. Закрывающая документация, подтверждающая факт оказания услуг
  9. Что делать если поставщик не предоставляет документы?
  10. Подскажите, что предпринять, если контрагент не предоставляет закрывающие документы?
  11. Что делать, если поставщик не предоставляет данные для регистрации в ИИСК
  12. Контрагент не возвращает документы – что делать?
  13. Как ускорить возврат подписанных документов от партнера
  14. За 3 шага решаем проблему с невозвратом первичных документов
  15. Надо разобраться в причинах
  16. Шаг 1. Проводим профилактику
  17. Шаг 2. Вводим стандарт контроля возврата документов
  18. Как работает стандарт контроля возврата документов
  19. Шаг 3. Принимаем меры по возврату
  20. Зачем нужна комиссия?
  21. Контрагент не возвращает документы – что делать?
  22. Почему это важно
  23. Еще несколько советов
  24. Что делать, если заказчик не подписывает акт выполненных работ
  25. Три причины невозврата актов выполненных работ — алгоритм действий
  26. Сотрудники заказчика халатно относятся к документам или экономят на почтовых расходах
  27. У заказчика нет денег или желания платить
  28. У заказчика есть претензии к качеству или объёму работ
  29. Порядок учёта доходов и НДС, когда не подписаны акты

Что входит в закрывающие документы от контрагента

Контрагент не предоставляет закрывающие документы что делать

В бухгалтерии одним из наиболее важных типов документации выступают закрывающие документы, которые должны предоставлять контрагенты при совершении любой сделки. В этой статье будет рассмотрено, что же собой представляют закрывающие документы, а также как и когда их надлежит получать.

Закрывающая документация представляет собой специальные бумаги, которые подтверждают акт осуществления сделки обоими сторонами по факту выполнения деловыми партнерами предмета этой сделки. Такая документация в обязательном порядке ведется бухгалтерией и регистрируется.

Поэтому, при проведении абсолютно любой сделки, следует уделять особое внимание не только предоставлению такого рода документации, но и правильности ее оформления.

В данном случае можно проверять не столь внимательно только банковские выписки, квитанции и платежки, хотя их наличие тоже должно быть обязательным.

Чтобы избежать в будущем недоразумений или неприятных ситуаций с контрагентами, необходимо заранее в контракте прописывать все особенности и нюансы по проводимым процедурам. Там рекомендуется указать весь перечень документов, необходимых для того, чтобы закрыть сделку по факту выполнения партнерами своих обязательств.

Каждая организация требует от бухгалтерии строгого учета и отслеживания всех проводимых процедур, а также наличия соответствующих бумаг.

Любая операция, связанная с денежными переводами, должна быть задокументирована и взята на бухгалтерский учет. Наличие соответствующих бумаг подтверждает факт поступления денег на счет фирмы.

При этом организация-контрагент обязана закрывать процедуру перевода денежных средств аналогичными документами.

Наличие закрывающих документов необходимо для того, чтобы у бухгалтера были на руках подтверждение того, что с юридической стороны сделка завершена, а также оплачена. Именно физическим (письменным) подтверждением этого факта и является подобного рода документация.

Поскольку сделки носят самых разнообразный характер, то и документы их закрывающие могут быть самыми различными. Чаще всего в стандартный список закрывающих бумаг к выставленному счету входят:

  • акт, свидетельствующий о факте оказания или выполнения определенных видов работ или услуг;
  • счет-фактура;
  • товарная или товарно-транспортная накладная. Она необходима только в определенных ситуациях. К таковым, например, относятся перевозка или доставка определенных товаров.

При заключении сделок на поставку различных товаров, контрагент должен передавать накладную. Она в обязательном порядке должна содержать в себе следующие реквизиты:

  1. наименование документа и дата его выдачи;
  2. перечень и описание передаваемого товара;
  3. единица измерений и количество товара (приводятся в денежном и натуральном эквивалентах);
  4. наименование поставщика;
  5. подпись лица, ответственно за доставку. Также должны быть указаны его инициалы и должность.

В законодательстве не прописана обязательная форма для оформления накладной. Поэтому любая организация может разработать для себя свой собственный бланк. Но все вышеуказанные реквизиты должны отображаться в нем.

В случае, если предметом сделки выступали определенные виды работ и услуг, тогда контрагент должен предоставить акт. При оказании услуг появляются определенные нюансы. Они заключаются в том, что закрывающие бумаги на обслуживание, не включенные в обязательные условия в заключенном договоре, могут не предоставляться в оригинале.

Тогда в бухгалтерские регистры допускается подшивание копий актов. Такая ситуация возможна при заключении договоров оферты или аренды.Акт, как закрывающая документация, подтверждает не только факт совершения сделки, но и отсутствие претензий у заказчика. Посредством акта можно включать расходы по совершенным сделкам в налоговые декларации.

Акт выдается в двух экземплярах и хранится у обоих участников сделки.

Форма акта не стандартизирована, но в ней должны быть указаны следующие реквизиты:

  • наименование документа;
  • его нумерация;
  • наименование заказчика и исполнителя;
  • перечень проведенных действий;
  • указание стоимостных и натуральных показателей;
  • подпись всех участников сделки с указанием инициалов и должностей.

Также по завершению сделки контрагенты могут передавать первичные документы. При этом любая сделка всегда должна подтверждаться счетом-фактурой и соответствующим актом.

Когда должны передаваться закрывающие документы

Любой бухгалтер должен знать, когда контрагент должен передавать закрывающие бумаги по совершенной сделке.

Важно, чтобы они были переданы без опозданий и ошибок, иначе вносить их в регистр можно будет только в следующем квартале.

В результате учет расходов произойдет с опозданием, а это повлечет за собой несвоевременный вычет выходного НДС. Такие осложнения могут возникнуть в следующих ситуациях:

  1. задержка бумаг поставщиком;
  2. задержка покупателем первичной документации;
  3. недобросовестное отношение одной из сторон к своим обязанностям.

Передача подобного рода бумаг происходит только по факту реализации сути сделки. На сегодняшний день осуществлять передачу можно следующими способами:

  • из рук в руки;
  • по электронной почте;
  • по обычной почте.

Следует знать, что юридической силой обладают только оригиналы. Учет ведется также только при наличии оригиналов. Поэтому если в момент свершения сделки вам были переданы только копии, то в ближайшие время контрагент должен переслать их оригиналы. Это требование обязательно, и обойти его не получится, даже внеся соответствующие оговорки при заключении договора.

Как получить

О вариантах получения подобного рода бумаг немного говорилось в предыдущем пункте. Здесь мы детально рассмотрим условия получения, и кто может передавать подобную документацию.

Предоставлять подобного рода документацию могут только юридические лица и частные предприниматели, которые оплатили счет посредством наличных средств прямо в офисе. Также частный предприниматель может осуществить оплату безналичным переводом.

Закрывающая документация получается на руки в следующем месяце (в начале или до 15 числа) после поступления оплаты.

Датировка на бумагах должна стоять последним числом месяца, в котором осуществлялась оплата.

Закрывающая документация является обязательной для бухгалтерской регистрации и учета. Она должна соответствовать установленным правилам оформления и не содержать ошибок. В противном случае у предприятия могут возникнуть проблемы с налоговой службой. Поэтому к ее оформлению следует подходить ответственно.

«Как оформить закрывающие документы с помощью интернета»

инструкция о том, как выписать счет и получить закрывающие документы в системе Директ Менеджер.

Если у Вас остались какие-то вопросы, обращайтесь по телефону:
8 (800) 777-08-62 доб. 146
P.S. – Звонок с территории РФ бесплатный.

Источник: https://www.nalog.ru/

Источник: http://dokymenta.ru/biznes/chto-vhodit-v-zakryvayushhie-dokumenty-ot-kontragenta-2283/

Насколько важна закрывающая документация, и есть ли в ней необходимость?

Контрагент не предоставляет закрывающие документы что делать

Независимо от типа совершаемой сделки, в бухгалтерии любого предприятия, помимо квитанций, выписок, а также чеков должна иметься очень важная документация, называемая «закрывающей». Этот тип бумаг должен не только быть в наличии, но и соответствовать всем правилам оформления.

Контрагенты предприятий, в процессе совершения разнообразных сделок, должны в обязательном порядке предоставлять закрывающие документы, причем с двух сторон. В чем особенность таких бумаг, и для чего они необходимы? Предлагаем разобраться с данным вопросом, что позволит не допустить ошибок в работе предприятия любой формы.

Зачем нужны закрывающие документы?

Совершенная сделка может считаться полностью закрытой не только после поступления денежных средств в размере, обозначенном в счете-фактуре. Должна иметься документация, которая свидетельствует о факте сотрудничества. Этот, составленный в письменном виде документ, полностью подтверждает завершение сделки.

Бухгалтерия любой компании должна вести строгий учет, и иметь в наличии закрывающий документ, после совершения любой сделки. Если предприятие произвело:

  • отгрузку товара;
  • оказание какой-либо услуги;
  • получение средств по другим причинам, то у бухгалтера должен иметься документ, свидетельствующий о поступлении финансов на счет компании. При помощи закрывающей бумаги, компания-контрагент также осуществляет закрытие произведенной операции при поступлении средств.

Закрывающий документ необходим для того, чтобы подтвердить факт осуществленной операции, а также отобразить, за что конкретно были получены денежные средства в определенном размере.

В зависимости от того, какой тип сделки производится предприятием, используется конкретный вид договорного соглашения, а также документация, подтверждающая ее осуществление.

Какая закрывающая документация необходима?

Чтобы произвести юридическое удостоверение факта проведения операции по продаже, либо оказании услуг, особенности которой обозначаются в договоре, необходимо иметь письменное подтверждение в виде закрывающего документа. К числу таких бумаг, предоставляемых в бухгалтерию, входят следующие виды:

  • акт, подтверждающий проведение определенных действий/работ. В нем указывается, что обязательства по договору выполнены, и ожидаемый результат получен;
  • счет-фактура.

Закрывающая документация в виде накладной должна быть составлена минимум в 2-х экземплярах, которые предоставляются каждой из двух сторон, участвующей при проведении операции.

Это требуется для того, чтобы участники договорного соглашения имели возможность провести завершение сделки в своем учете.

Данный тип бланка может быть использован исключительно при проведении поставок товара (купля-продажа).

Закрывающая документация, подтверждающая факт оказания услуг

Упомянутый тип бумаг необходим и при оказании различных услуг, за которые получаются денежные средства.

В данной ситуации применяют не накладную, а акт, подтверждающий, что взятые компанией обязательства (установка оборудования, уборка помещения и другие выполненные работы, предоставленные услуги) были выполнены.

Закрывающая документация по оказываемым услугам предназначена для выполнения ряда функций, а именно для:

  • подтверждения осуществления сделки;
  • удостоверения факта выполнения обязательств каждой из сторон договорного соглашения;
  • обозначения того, что какие-либо претензии по качеству, либо количеству выполненных действий отсутствуют у принимающей стороны.

Если нет закрывающей документации, то признать расходы в налоговом учете не представляется возможным. При отсутствии письменного подтверждения того, что сделка была произведена, при этом, по документации в бухгалтерии эта операция обозначается как «завешенная», можно столкнуться с рядом неприятных последствий:

  • применение штрафных санкций за нарушение правил учета;
  • осуществление доначисления налога на прибыль, либо НДС;
  • ухудшение репутации организации.

Именно поэтому очень важно контролировать наличие, а также правильность составления закрывающей документации, что позволит избежать неприятных ситуаций.

Материал составлен на основе ответов специалистов компании «ВостокИнвест».

При возникновении вопросов, и необходимости услуг по восстановлению бухгалтерского учета, обращайтесь в https://vostokinv.ru/

Источник: https://lawyer-family.ru/naskolko-vazhna-zakryvayushhaya-dokumentaciya-i-est-li-v-nej-neobxodimost/

Что делать если поставщик не предоставляет документы?

Контрагент не предоставляет закрывающие документы что делать

»Казахстанский Бухгалтерский форум www.balans.kz
altynay
Добавлено:#1&nbsp&nbspСб Мар 19, 2016 12:01:07
Заголовок сообщения:Поставщик не предоставляет счет-фактуру уже полгода, что делать?
Поставщик не предоставляет счет-фактуру уже полгода, что делать?на наши звонки не отвечает, находимся мы в разных городах
Елена Т
Добавлено:#2&nbsp&nbspЧт Мар 24, 2016 14:43:06
Заголовок сообщения:
altynay, а остальные документы есть? Договор, акт выполненных работ? В договоре оговорена выписка счет-фактуры и штрафные санкции? Если есть остальные документы, то проводите у себя без учета счет-фактуры и соответственно без НДС.
altynay
Добавлено:#3&nbsp&nbspПн Апр 04, 2016 15:21:07
Заголовок сообщения:
Елена Т говорит:
altynay, а остальные документы есть? Договор, акт выполненных работ? В договоре оговорена выписка счет-фактуры и штрафные санкции?

ничего нет, только безналичная оплата от нас в мае г.Можно ли обратится в налоговую, написать жалобу куда-нибедь?

Serikbayeva R.
Добавлено:#4&nbsp&nbspПн Апр 04, 2016 15:35:58
Заголовок сообщения:
altynay, поставщик поставил товар/оказал услугу в полном объеме? Как это договора нет, а на основании чего была произведена оплата? Посмотрите на сайте КГД не находятся ли они на ликвидации. По юридическому и фактическому (если он известен) адресам отправьте заказным с уведомлением досудебную претензию о невыполнении условий поставки/оказания услуг и требованиями в 15-20 дневный срок вернуть деньги на расчетный счет (реквизиты укажите и обязательно контактные данные). Если есть их электронная почта, можете продублировать туда. В конце письма пригрозите, что будете вынуждены подавать в СМЭС о взыскании суммы и неустойки за неправомерное пользование чужими деньгами по ст.353 ГК РК.Может одумаются господа и хотя бы свяжутся.
altynay
Добавлено:#5&nbsp&nbspПн Апр 04, 2016 15:47:25
Заголовок сообщения:
Serikbayeva R. говорит:
поставщик поставил товар/оказал услугу в полном объеме?

да, мы приобрели товар у него

Добавлено спустя 54 секунды:

Serikbayeva R. говорит:
Как это договора нет, а на основании чего была произведена оплата?

договора нет, на основании счета на оплату произвели оплату

Добавлено спустя 1 минуту 52 секунды:

Serikbayeva R. говорит:
Посмотрите на сайте КГД не находятся ли они на ликвидации.

на ликвидиции не находится, посмотрела

Добавлено спустя 1 минуту 31 секунду:

Подскажите, что предпринять, если контрагент не предоставляет закрывающие документы?

говорит:

По юридическому и фактическому (если он известен) адресам отправьте заказным с уведомлением досудебную претензию о невыполнении условий поставки/оказания услуг и требованиями в 15-20 дневный срок вернуть деньги на расчетный счет (реквизиты укажите и обязательно контактные данные). Если есть их электронная почта, можете продублировать туда. В конце письма пригрозите, что будете вынуждены подавать в СМЭС о взыскании суммы и неустойки за неправомерное пользование чужими деньгами по ст.353 ГК РК.

можно ли написать такую претензию если нет договора?или можно пригрозить им, чтобы вернули деньги?

Добавлено спустя 5 минут 23 секунды:

altynay говорит:
Посмотрите на сайте КГД не находятся ли они на ликвидации. на ликвидиции не находится, посмотрела

проверила, они оказывается и сняты с учета по ндс в ноябре 2015г.Там очень хороший ндс взачет у них можно было взять

Serikbayeva R.
Добавлено:#6&nbsp&nbspПн Апр 04, 2016 16:07:09
Заголовок сообщения:
altynay говорит:
можно ли написать такую претензию если нет договора?или можно пригрозить им, чтобы вернули деньги?

Согласно п.1 ст.152 ГК РК Ваша сделка должна была быть оформлена письменно, т.е. необходимо было заключить договор.

Однако согласно ст.153 НК РК несоблюдение простой письменной формы сделки не влечет ее недействительности, т.е. в доказательство перечисления денег у вас будет: 1. Счет на оплату 2. Платежка

3. Выписка с расчетного счета за этот день.

В доказательство исполнения обязательства они должны будут предоставить накладную или акт выполненных работ с вашей подписью.

Ну, это если до суда доводить, а так попугать, конечно можно.

С учетом того, что Вы о них пишите, есть признаки лже. Будьте бдительны.

Служба поддержкиWWW.BALANS.KZ

Что делать, если поставщик не предоставляет данные для регистрации в ИИСК

Услугодатели имеют право: 1) обращаться с запросом в центральные государственные органы, местные исполнительные органы областей, городов республиканского значения, столицы, районов, городов областного значения, к акимам районов в городе, городов районного значения, поселков, сел, сельских округов за информацией, необходимой для оказания государственных услуг; 2) отказывать в оказании государственных услуг в случаях и по основаниям, установленным законами Республики Казахстан. 2.

Услугодатели обязаны: 1) оказывать государственные услуги в соответствии со стандартами и регламентами государственных услуг; 2) создавать необходимые условия для лиц с ограниченными возможностями при получении ими государственных услуг; 3) предоставлять полную и достоверную информацию о порядке оказания государственных услуг услугополучателям в доступной форме; 4) предоставлять центральным государственным органам, местным исполнительным органам областей, городов республиканского значения, столицы, районов, городов областного значения, акимам районов в городе, городов районного значения, поселков, сел, сельских округов, иным услугодателям, Государственной корпорации документы и информацию, необходимые для оказания государственных услуг, в том числе посредством интеграции информационных систем, в соответствии с законодательством Республики Казахстан; 5) обеспечить доставку результата государственной услуги в Государственную корпорацию, оказываемой через Государственную корпорацию, не позднее чем за сутки до истечения срока оказания государственной услуги, установленного стандартом государственной услуги; 6) повышать квалификацию работников в сфере оказания государственных услуг, а также обучать навыкам общения с инвалидами; 7) рассматривать жалобы услугополучателей и информировать их о результатах рассмотрения в сроки, установленные настоящим Законом; 8) информировать по запросу услугополучателей о стадии исполнения государственной услуги; 9) принимать меры, направленные на восстановление нарушенных прав, свобод и законных интересов услугополучателей; 10) обеспечивать бесперебойное функционирование информационных систем, содержащих необходимые сведения для оказания государственных услуг; 11) обеспечивать внесение данных в информационную систему мониторинга оказания государственных услуг о стадии оказания государственной услуги в порядке, установленном уполномоченным органом в сфере информатизации; 12) получать письменное согласие услугополучателя на использование сведений, составляющих охраняемую законом тайну, содержащихся в информационных системах, при оказании государственных услуг, если иное не предусмотрено законами Республики Казахстан. При оказании государственных услуг не допускается истребования от услугополучателей: 1) документов, которые могут быть получены из информационных систем; 2) нотариально засвидетельствованных копий документов, оригиналы которых представлены для сверки услугодателю, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Республики Казахстан, регулирующим вопросы пенсионного и социального обеспечения.

Источник: https://printscanner.ru/chto-delat-esli-postavshhik-ne-predostavljaet/

Контрагент не возвращает документы – что делать?

Контрагенты часто не возвращают подписанные со своей стороны документы. Причины разные: забыли, потеряли, не желают тратиться на пересылку.

Но такая забывчивость и безответственность контрагента опасна спорами при проверке и доначислениями по налогам.
В статье мы подскажем, какие меры предпринять, если партнеры постоянно задерживают документы.

Возьмите на заметку эти советы и используйте те, которые вам подходят.

Как ускорить возврат подписанных документов от партнера

1. Начинаем с себя:

  • назначаем ответственных лиц за возврат документов;
  • устанавливаем конкретные сроки по их возврату.

Источник: https://thlshop.com/chto-delat-esli-postavschik-ne-predostavlyaet-dokumenty/

За 3 шага решаем проблему с невозвратом первичных документов

Контрагент не предоставляет закрывающие документы что делать

Кажется, что вернуть 100% первичных документов в бухгалтерию невозможно – ведь у контрагентов достаточно поводов их не возвращать.

Надо разобраться в причинах

Самая распространенная причина – партнер не заинтересован в том, чтобы потратить свое время и силы на отправку документов, ведь товар или услуги он уже получил. Тем более, что возврат документов может быть связан с затратами, если придется оплачивать заказное письмо или услуги курьера.

Кроме того, некоторые контрагенты не подписывают документы с очень дальновидным расчетом – чтобы потом по этим документам не платить.

Однако для бухгалтера существуют контрмеры на каждое возражение контрагента. И если ваша задача – обеспечить 100% возврат документов в бухгалтерию, то решение у вас сейчас будет.

Шаг 1. Проводим профилактику

Самая надежный и проверенный временем способ обеспечить себе возврат документов от контрагентов – это прописывать в договоре условия по возврату документов. Ваш покупатель или поставщик должен нести ответственность, если не вернул документы в указанный срок.

Пример условий по обмену документов, вписанных в договор

Скачать текст условий

В соглашении следует прописать, за чей счет пересылаются документы, если контрагент находится в другом городе.

Если вы сотрудничаете регулярно или долгосрочно, то в договорах с этим контрагентах стоит закрепить условие, что по итогам месяца организации будут присылать друг другу список полученных и отправленных бумаг. Так у вас получится проверить, какие документы затерялись и не дошли до получателя.

Если договор уже заключен, можно составить дополнительное соглашение к нему. Ссылаясь на пункт о возврате, можно составлять официальные письма с требованием вернуть документы. И если дело дойдет до суда (причем не с контрагентом, а с ФНС, которая попытается вас оштрафовать за отсутствующие документы), вы будете юридически защищены.

Однако договор вас не спасет, если вы сами не будете контролировать, какие из документов вы уже получили, а какие еще следует запросить. И если в вашей компании документооборот выходит за пределы 5000 документов в месяц, то «вручную», просто по памяти, их уже не отследишь. Для решения этой задачи нужно установить стандарт контроля возврата документов.

Шаг 2. Вводим стандарт контроля возврата документов

Со стандартом у бухгалтерии будет наглядно представлена вся цепочка документооборота в компании: с кем подписан договор, кто из менеджеров отвечает за сделку и документы по ней, какие документы ушли к контрагенту, какие вернулись, а какие застряли на одном из этапов.

Соответственно, раз в месяц будет достаточно выгружать реестр по всем документам, которые не дошли до бухгалтерии, и запрашивать их. Это гораздо эффективнее, чем следить за каждой сделкой, и безопаснее, чем собирать документы к каждому запросу налоговой (их можно просто не найти и в итоге платить штраф и/или лишиться вычета).

Как работает стандарт контроля возврата документов

Подходит для входящих и исходящих документов.

Исходящие: при печати из базы «1С» на документ наносится штрихкод. При возврате документ распознается по этому штрихкоду и прикрепляется к карточке документа в базе «1С». Документы, оригиналы которых не вернулись, видны в базе.

Входящие: документ от контрагента распознается по ключевым реквизитам. Скан-копия прикрепляется к карточке документа в базе «1С».

Также сканы документов автоматически проверяются на наличие подписей и печатей: благодаря программе можно мгновенно оценить, как процент документов у вас уже в архиве, а сколько из них требуют вашего пристального внимания.

о том, как это работает

Шаг 3. Принимаем меры по возврату

Когда вы выяснили, каких именно документов не хватает, их нужно запросить. Законных рычагов по привлечению контрагентов к ответственности за невозвращенные документы нет, но можно как минимум снять эту ответственность со своей организации.

Во-первых, устанавливаем систему напоминаний. Это должно быть плановой работой того сотрудника, который контролирует полноту возврата документов в бухгалтерии.

Допустим, раз в месяц этот сотрудник связывается с менеджерами, ответственными за сделки и документы по ним, затем пишет или звонит контрагентам, от которых не вернулись документы.

Звонок может воздействовать более эффективно на эмоциональном плане, но письмо играет здесь другую роль: его можно предъявить налоговой, когда инспектор спросит, что с вашими документами.

Если вы уже используете стандарт контроля возврата документов, работа ответственного сотрудника упрощается: в срок выгружает реестр по всем отсутствующим документам с отметками по менеджерам, рассылается сотрудникам, те собирают документы и сдают их в бухгалтерию.

Когда очевидно, что контрагент экономит на пересылке документов, можно самостоятельно отправить к нему курьера или прислать ему оплаченный конверт сразу с заполненным обратным адресом. Чем меньше контрагенту нужно будет сделать для того, чтобы вы получили свои документы, тем больше шансов, что он решит вашу задачу.

Во-вторых, пишем официальный запрос. Письмо на возврат документов составляется в произвольной форме, однако важно указать реквизиты документа, который был передан, а также заявить о необходимости его вернуть. Если обязанность по возврату документов была прописана в договоре, то приводим в письме ссылку на соответствующий пункт договора.

Письмо может быть передано лично, отправлено почтой или по ТКС. Для подстраховки стоит подтвердить факт направления письма контрагенту – это может помочь избежать штрафа за отсутствие документа или хотя бы его снизить.

Скачать образец

Зачем нужна комиссия?

Эти три шага решают основную задачу по контролю возврата документов: вернуть все документы в бухгалтерию и не переживать о проверках.

Даже если сейчас у вас не налажена работа по возврату первички, последовательность шагов выше принесет результат уже через 2-3 месяца: за этот срок, работая подобным образом, наша собственная бухгалтерия подняла процент возврата документов от 50 до 98%.

Как в этом помог стандарт контроля возврата документов, сотрудники моей компании могут рассказать на персональной демонстрации решения.

Заказать демонстрацию

Источник: https://zen.yandex.ru/media/progressivbuh/za-3-shaga-reshaem-problemu-s-nevozvratom-pervichnyh-dokumentov-5f2f102155628e0ccfb4ece7

Контрагент не возвращает документы – что делать?

Контрагент не предоставляет закрывающие документы что делать

Контрагенты часто не возвращают подписанные со своей стороны документы. Причины разные: забыли, потеряли, не желают тратиться на пересылку.

Но такая забывчивость и безответственность контрагента опасна спорами при проверке и доначислениями по налогам.
В статье мы подскажем, какие меры предпринять, если партнеры постоянно задерживают документы.

Возьмите на заметку эти советы и используйте те, которые вам подходят.

Почему это важно

Во-первых, за приобретение/хранение/реализацию (и т.д.

) товаров и оказание услуг без соответствующих документов, а также если эти документы не соответствуют действительности, организации или предпринимателю грозит штраф до 50 БВ величин с конфискацией товаров, выручки, полученной от реализации товаров, выполнения работ, оказания услуг, или без конфискации (ч.4. ст. 12.17. КоАП РБ).

Во-вторых, существует вероятность, что контрагент не согласился с результатами работ, услуг или отказался от каких-нибудь товаров. Вы узнаете об этом, только когда все-таки получите документы. А если вы уже отразили операции в учете, не дожидаясь их, то придется корректировать и выручку, и сумму налогов.

В-третьих, взыскать основной долг и штрафные санкции без необходимых документов может быть затруднительным.

Если у Вас нет договора или он не подписан, основной долг можно взыскать на основании других документов, в которых указаны все существенные условия договора, такие как ТТН или акт выполненных работ (оказанных услуг), а вот штрафные санкции в полном объеме взыскать не получится – подлежат взысканию только проценты за пользование чужими денежными средствами, но не пеня.

Еще несколько советов

1. Что делать если утрачен договор или первичный учетный документ?
Воспользуйтесь заверенной копией.

В случае утраты документа, составленного на бумажном носителе, законодатель предусмотрел возможность использовать копию данного документа, заверенную в соответствии с требованиями законодательства, и соответственно отражать хозяйственную операцию на основании данной копии (п.

64 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной Постановлением Министерства Юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4,).

2. Если ваш партнер повел себя недобросовестно и нарушил договоренности по оплате, ему выгодно затягивать с предоставлением бухгалтерских документов и других подтверждений сделки.

Как обратиться с исковым заявлением в суд, если затягивать нельзя?
Подать иск можно даже, если не хватает необходимых документов. Подготовьте те документы, которые есть. Экономический суд вынесет определение об оставлении искового заявления без движения и укажет на недостатки заявления. В соответствии со ст.

162 Хозяйственного процессуального кодекса Республики Беларусь у вас будет на устранение причин не более пятнадцати дней. Это фактически позволит продлить срок подачи иска, и вы получите время на подготовку недостающих документов.

В случае, если причины, послужившие основанием для оставления искового заявления без движения, будут устранены в установленный срок, заявление считается поданным в день его первоначального поступления в суд и принимается к производству судом.

Возможно, вам также будет интересно: “Как взыскать дебиторскую задолженность”

3. Ваш партнер реорганизуется или ликвидируется – не страшно. Если вы утеряли документы, можно обратиться к правопреемнику или ликвидатору.
А вот после ликвидации получить заверенные копии документов не получится:

  • после ликвидации вашего партнера его печать подлежит уничтожению;
  • в архив сдаются документы постоянного хранения и документы по личному составу, к которым ни первичные учетные документы, ни договора по хозяйственной деятельности не относятся.

P. S. Остались вопросы? Позвоните нам по телефону +375 29 622-31-29 и задайте их нашим специалистам. 

Источник: https://buhuchet.by/articles/kontragent-ne-vozvrashhaet-dokumenty-chto-delat.html

Что делать, если заказчик не подписывает акт выполненных работ

Контрагент не предоставляет закрывающие документы что делать

Акт выполненных работ — первичный документ, который подтверждает выполнение работ или оказание услуг. Он регистрирует факт совершения сделки и служит основанием для её отражения в налоговом и бухгалтерском учёте.

Когда подрядчик закончит работу, заказчик обязан осмотреть результат и подписать оригинал акта выполненных работ.

Если у заказчика есть претензии к срокам или качеству работ, он может дать письменный отказ от подписания акта, указав на выявленные недостатки (ст. 753 ГК РФ).

Требования к оформлению актов установлены ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Отсутствие оригинала акта не позволяет исполнителю требовать оплату, а заказчику — включить уплаченную сумму в расходы, уменьшающие налоговую базу по прибыли.

Иногда не подписанный или подписанный в одностороннем порядке акт выполненных работ может привести к доначислениям и штрафам при налоговой проверке.

В случаях, когда между заказчиком и исполнителем есть спор по объёму или качеству работ, стороны не имеют права отражать их стоимость в учёте до конца судебного разбирательства.

Включить эти суммы в налогооблагаемые базы по НДС, прибыли или УСН можно только после разрешения судом всех спорных вопросов (письмо Минфина РФ от 31.12.2014 № 03-03-06/1/68990, постановление Арбитражного суда Центрального округа от 15.07.2020 по делу № А09-6014/2019).

Три причины невозврата актов выполненных работ — алгоритм действий

Чаще всего отказ от подписания акта выполненных работ вызван одной из трёх причин:

  • сотрудники заказчика забыли отправить документы или экономят на почтовых расходах;
  • у заказчика есть претензии к качеству или объёму работ;
  • у заказчика нет денег или он не хочет платить. 

Первый вариант подразумевает, что исполнитель получил оплату — вопрос в том, как отразить это в бухгалтерском учёте при отсутствии первичных документов. Второй и третий варианты, напротив, говорят о наличии спора между исполнителем и заказчиком. Рассмотрим каждый из трёх случаев.

Сотрудники заказчика халатно относятся к документам или экономят на почтовых расходах

Бывает, что заказчика всё устраивает, но он просто перечисляет деньги, пренебрегая обязанностью по оформлению документов. Исполнители в этом случае обычно не переживают, ведь работы или услуги оплачены.

На самом деле, пока не подписан акт, перечисленные средства принадлежат заказчику и считаются авансом, а значит, он может в любой момент потребовать их обратно.

Нет акта — нет доказательств того, что аванс отработан.

Если заказчики не возвращают акты выполненных работ, повлиять на них достаточно сложно. Но в ваших силах выстроить у себя систему, которая позволит уменьшить связанные с этим риски: 

  1. Назначьте ответственного за работу с актами выполненных работ. Его задача — отслеживать возврат документов и вести учёт заказчиков, которые не вернули оригиналы на конец отчётного периода.
  2. Включите в договор условие о сроках, в которые заказчик должен принять работы или предъявить возражения на полученный акт. Укажите, что будете считать работы принятыми, если не получите ответ в срок.
  3. Предусмотрите в договоре штрафные санкции за невозврат документов в установленные сроки.
  4. Отправляйте документы так, чтобы у вас были доказательства их доставки. При передаче с курьером составляйте опись в двух экземплярах и требуйте отметку о получении, а по почте отправляйте заказные письма. Или используйте электронный документооборот, который сокращает время на доставку и фиксирует точную дату и время отправки и получения документов.
  5. Свяжитесь с контрагентом и постарайтесь выяснить причины задержки документов. Сообщите, что в случае проведения встречной документарной проверки, вы не сможете предоставить налоговой акт выполненных работ и подтвердить факт совершения хозоперации.
  6. Если в договоре есть условие о том, что при отсутствии акта работы принимаются автоматически, в установленный срок отразите их в учёте. Если такого условия нет — отправьте заказное письмо с претензией и требованием принять работы и подписать приложенные документы. Дополнительно укажите, через какой срок вы примете работы в одностороннем порядке и отразите оплату в учёте.
  7. Обратитесь в суд с требованием понудить заказчика подписать акты выполненных работ.

У заказчика нет денег или желания платить

Иногда заказчики не подписывают акты выполненных работ, чтобы не платить. На такой случай в законе есть специальный механизм, который защищает подрядчиков от недобросовестных контрагентов и помогает получить оплату. 

Долг можно взыскать в судебном порядке, если выполнить все шаги из приведённой инструкции:

  1. Письменно уведомите заказчика об окончании работ и пригласите его для осмотра результата и подписания акта приёма-сдачи. Это нужно, чтобы суд признал действительным акт, который исполнитель подпишет в одностороннем порядке. Нельзя ссылаться на односторонний акт, если заказчика не известили об окончании работ и не вызвали для приёмки (п. 8 Обзора практики разрешения споров по договору строительного подряда, приведённого в Информационном письме Президиума ВАС РФ от 24.01.2000 № 51).

    Уведомление нужно передать лично под роспись работникам заказчика или направить почтовым отправлением с описью вложения и уведомлением о вручении.

    Приложите два экземпляра акта выполненных работ с указанием полного перечня работ и услуг, их количества и стоимости.

    Если в процессе работ составлялась исполнительская документация, приложите её тоже (технические паспорта, гарантийные обязательства, сертификаты на сырьё и материалы, использованные при выполнении работ и пр.).

  2. Проведите комиссию по приёмке в назначенное время. Если представители заказчика не явились, исполнитель имеет право в одностороннем порядке составить акт, самостоятельно подписать его и принять работы без участия заказчика. Для строительного подряда это прямо установлено п. 4 ст. 753 ГК РФ, для других видов работ эта же норма применяется по аналогии (п. 1 ст. 6 ГК РФ).
  3. Направьте заказчику акт, подписанный в одностороннем порядке, счёт на оплату и претензию с требованием оплатить выполненные работы. Всегда делайте опись вложения и сохраняйте квитанции об отправке писем.
  4. Соберите доказательства того, что работы действительно были выполнены и их рыночная стоимость соответствует цене, которую должен уплатить заказчик. Подтверждением реальности, качества и объёма работ могут быть заключения экспертов, отчёты специалистов, технические задания, фото и видео-съемка, договоры, переписка с заказчиком или иным лицом, которое реально использует результат работ и в чьих интересах они производились. Набор доказательств зависит от ситуации и в каждом случае определяется индивидуально.
  5. Обратитесь в суд с требованием взыскать оплату за выполненные работы или оказанные услуги. Помимо акта выполненных работ, к иску приложите все собранные доказательства. Ваша задача — доказать суду реальность выполненных работ, их объём, качество и согласованную стоимость.

У заказчика есть претензии к качеству или объёму работ

Клиент не принимает работы, так как не доволен их качеством или объёмом. Он готов заплатить и подписать акт выполненных работ, если недостатки будут устранены. В этом случае нужно постараться мирно решить возникшую проблему.

  1. Попросите заказчика в ответ на акт выполненных работ письменно подготовить отказ от его подписания. В документе он должен подробно изложить, какие недостатки выявлены и что именно не соответствует требованиям или техническому заданию. 
  2. Создайте двустороннюю комиссию из представителей заказчика и подрядчика. Цель комиссии — совместно осмотреть результат работ и решить, что именно и в какие сроки будет исправлено. В результате работы комиссии составьте акт о выявленных недостатках работ и установите сроки их устранения. Если в возникновении дефектов виноват заказчик, то, как правило, недостатки устраняются за его счёт. Об этом составляется отдельная смета.
  3. Отправьте после устранения недостатков новый акт выполненных работ, а также акт об устранении недостатков. При необходимости снова соберите комиссию и назначьте день приемки результата.

Когда сторонам не удалось договориться о сдаче-приёмке выполненных работ, в том числе и после исправления недостатков, обратитесь в суд. Суд с помощью экспертизы определит реальный объём и стоимость работ. Исполнитель обязан доказать выполнение работ, а заказчик — наличие недостатков качества или объёма работ.

Порядок учёта доходов и НДС, когда не подписаны акты

Способ признания доходов и расходов зависит от закреплённого в учётной политике метода учёта. При методе начисления доходы и расходы признаются по факту отгрузки. При кассовом методе — на момент оплаты.

Таблица поможет правильно отразить выручку и учесть НДС при отсутствии актов выполненных работ.

Ситуация Порядок учёта (кассовый метод) Порядок учёта (метод начисления)
Заказчик оплатил работы и не оформил акт
  1. Отразите выручку на день оплаты.
  2. Подпишите акт в одностороннем порядке с соблюдением наших рекомендаций.
  1. Подпишите акт в одностороннем порядке с соблюдением наших рекомендаций.
  2. Отразите в учёте выручку и входной НДС на день подписания акта.
Заказчик не вернул акт, чтобы не платить
  1. Подпишите акт в одностороннем порядке с соблюдением наших рекомендаций.
  2. Отразите в учёте направление претензии.
  3. Взыщите задолженность в судебном порядке.
  4. Отразите в учёте выручку на день фактического получения денег.
  1. Подпишите акт в одностороннем порядке с соблюдением наших рекомендаций.
  2. Отразите в учёте выручку и входной НДС на день подписания акта.
  3. Отразите в учёте направление претензии.
  4. Взыщите задолженность в судебном порядке.
  5. Отразите в учёте на дату вступления в законную силу решения суда корректировочные счета-фактуры и акт, если суд изменит стоимость работ.
Заказчик не согласен с объёмом или качеством работ
  1. Отразите в учёте направление претензии.
  2. Определите в суде реальные объём и стоимость работ.
  3. Отразите в учёте выручку на день фактического получения денег.
  1. Отразите в учёте направление претензии.
  2. Определите в суде реальные объём и стоимость работ.
  3. Отразите в учёте выручку и входной НДС на дату вступления в законную силу решения судат.

Каждому, кто оказывает услуги или выполняет работы, нужно взять за правило любые договоренности с клиентами или заказчиками закреплять только на бумаге. Рекомендуем даже переговоры вести письменно.

Например, вы пришли к соглашению по результатам встречи в офисе — напишите партнёру по электронной почте короткое письмо-резюме, где изложите условия сотрудничества и попросите подтвердить, правильно ли вы все поняли, а лучше составьте протокол проведения переговоров и попросите его подписать.

Всегда составляйте и подписывайте договор. В процессе работы объём и состав работ может меняться. Всегда составляйте дополнительное соглашение, в котором фиксируйте новые условия или объекты. 

Если в итоге заказчик окажется недобросовестным, вы сможете доказать стоимость, объём и условия сотрудничества.

Подготовила Елизавета Кобрина, редактор-эксперт

Источник: https://kontur.ru/articles/5904

Юриспруденция и документы
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: