Как сшить журнал по охране труда фото

Содержание
  1. Как правильно прошить и пронумеровать документы по ГОСТу — фото пошагово и образец
  2. Какие документы подлежат прошивке
  3.  Учимся правильно прошивать документы
  4. В 2 дырки
  5.  В 3 дырки
  6.  В 4 дырки
  7.  В 5 дырок
  8.  Заверение прошитых документов
  9. Как правильно прошить журнал нитками пошаговая инструкция
  10. Образец заполнения общего журнала работ
  11. Как правильно сшивать бухгалтерские документы?
  12. Особенности прошивки документации в 3 дырки
  13. Оформление устава
  14. Формирование документов для налоговой
  15. Как правильно нумеровать документы при подшивке
  16. Требования для государственных учреждений
  17. На 3 дырки
  18. Как правильно прошить журнал нитками на четыре дырки
  19. Как прошивать журнал учета?
  20. Ответственность
  21. Как прошить и пронумеровать журнал: пошаговая инструкция
  22. Нумерация
  23. Нить для прошивки
  24. Чем делать дырки?
  25. Длина нити
  26. Контрольный лист
  27. Полезные советы
  28. Информация кадровику
  29. Некоторые итоги
  30. Как должны вестись журналы по охране труда на предприятиях и в организациях
  31. Для чего должны вестись
  32. Перечень необходимых журналов по ОТ на предприятии
  33. Правила заполнения журнала по охране труда
  34. Как правильно прошнуровать и пронумеровать
  35. Требования по оформлению
  36. Как вести журнал распоряжений по ОТ
  37. Как правильно оформить журнал учета выдачи удостоверений
  38. Каковы сроки хранения журналов
  39. Об особых журналах
  40. Первая и вторая ступени контроля
  41. Ведение журнала по охране труда и технике безопасности
  42. Основные понятия
  43. Ведение журналов
  44. Порядок заполнения

Как правильно прошить и пронумеровать документы по ГОСТу — фото пошагово и образец

Как сшить журнал по охране труда фото

1001urist.ru > Документы > Как правильно прошить и пронумеровать документы по ГОСТу — фото пошагово и образец

Тем, кто не имеет дело с деловыми бумагами, вопрос, как прошить документы, может показаться, по меньшей мере, странным.

Однако, для сотрудников офисов и предпринимателей, которым часто приходиться сталкиваться с этим в своей работе, необходимо знать, как правильно скрепить документы.

Ведь работники в контролирующих органах довольно придирчивы в вопросах оформления деловых бумаг.

  • Какие документы подлежат прошивке
  •  Какие документы регулируют прошивание
  •  Учимся правильно прошивать документы
  • В 2 дырки
  •  В 3 дырки
  •  В 4 дырки
  •  В 5 дырок
  •  Заверение прошитых документов
  •  Советы по прошивке документов

Какие документы подлежат прошивке

Справедливости ради надо заметить, что далеко не все документы, составляемые в учреждениях и компаниях, подлежат сшиванию.

У каждого структурного подразделения есть ряд документов, оформление которых требует их соединения подобным способом. Чтобы систематизировать и закрыть год календарный в делопроизводстве организации, сшивается вся входящая и исходящая документация, копии документов и другие.

Сотрудники кадровой службы, производят прошивку:

  • книги приказов по личному составу;
  • книги приказов по иным вопросам организации;
  • штатного расписания со всеми изменениями (иногда его оформляют для хранения папкой-скоросшивателем).

Достаточно много сшивают документов в бухгалтерии. Регулярно в папку приходиться подшивать все бухгалтерские и кассовые документы, поскольку многие из них сдаются в архив. Для ежедневных кассовых отчетов применяется временная фиксация на уголок.

Например, отчетность, сдаваемая в ПФР, обязательно должна быть прошита. Подобным образом готовятся различные виды документов для госорганов, ИФНС и внебюджетных фондов.

Примите к сведению: в 2013 году из Методических рекомендаций исключен пункт о необходимости сшивания отчетности для налоговой. Теперь налогоплательщики могут выбирать сдавать отчеты в скрепленном или прошитом виде.

На сегодня правила по прошиванию разного рода документации не разработаны. Однако, есть несколько требований определенных инстанций, которыми регламентируется порядок прошивки определенных документов.

Так, в ГОСТе Р 7.0.8-2013 и Методических рекомендациях, утвержденных Росархивом, можно найти, как выполнять прошивку бумаг формата А4.

Некоторые из требований к оформлению отдельных типовых форм, утвержденные Министерством РФ по налогам и сборам в 2003 году, регламентируют оформление документации, необходимой при гос. регистрации ООО.

 Учимся правильно прошивать документы

Итак, как сшить документы, с чего начать, чем сшивают и с какой стороны заверяют печатью — все это мы сейчас рассмотрим.

Сегодня во многих офисах имеется специальная машинка-брошюратор. С ее помощью можно сброшюровать любые виды документов. Подобным образом, например, оформляют договор с проектно-сметной документацией. Однако, чаще бумаги сшивают вручную.

Чтобы не отвлекаться во время сшивания, стоит запастись:

  • нитками;
  • иголкой (штопальной);
  • шилом;
  • ножницами;
  • канцелярским клеем;
  • бумажным стикером 4 х 6 см.

Далее с левой стороны титульного листа делаются отверстия на расстоянии 3 см друг от друга на поле без текста. Количество отверстий будет зависеть от того, какая предполагается схема сшивания.

В 2 дырки

Это самая простая прошивка. По данной схеме в ФМС прошивают домовую книгу. В данной схеме прошивки 2 прокола не всегда могут располагаться в середине листа. К примеру, прошнуровать кассовую книгу и журнал по охране труда принято внизу листа.

Первый раз продеваем нить, выводя ее на титульный лист. Затем несколько раз пропускаем нить через отверстия и завязываем ее концы узелком на последней странице.

Далее на узел наклеиваем небольшой квадратик бумаги, который должен частично закрыть и концы нитки. Сопроводительную надпись на листке заверяем печатью организации и подписью руководителя. Оттиск печати должен выходить на край наклейки.

 В 3 дырки

Данная прошивка в 3 отверстия несколько сложнее.

Пошагово она делается следующим образом:

  1. Вначале иголкой с ниткой делаем прокол в центре листа с тыльной стороны.
  2. При втором проколе иголку с ниткой выводим на тыльную сторону, причем отверстие делаем на 3 см выше первого.
  3. Последний прокол делаем ниже первого, выводя нитку на титульный лист.
  4. Далее пропускаем иголку с ниткой в среднее отверстие на тыльную сторону.
  5. Теперь аккуратно стягиваем прошитые листы, обрезаем нитку и завязываем ее концы на узелок.
  6. Концы нитки и узел закрываем наклейкой, предназначенной для заверения.

Подобным способом сшиваются налоговые декларации, устав ООО.

 В 4 дырки

Данную схему прошивки использую при оформлении особо значимых документов.

Для нее удобнее вначале проделать отверстия. Прокалывать их можно с помощью дрели или дырокола, в зависимости от того, по сколько листов будут документы.

Прошивка документации в 4 дырки пошагово делается так:

  1. Нитку начинаем вводить с тыльной стороны во второе отверстие.
  2. Затем вводим иголку в самую нижнюю дырку.
  3. Повторно проводим нитку через вторую дырку.
  4. Далее заходим в вышерасположенное отверстие с лицевой стороны.
  5. В верхний прокол заводим нитку сзади.
  6. Теперь в обратном порядке пока не введем нитку в отверстие, с которого начинали.
  7. Аккуратно натягиваем стежки и завязываем концы узелком.
  8. Как и в первых двух способах, узел закрывается наклейкой, на которой делается заверительная надпись.

 В 5 дырок

При прошивке по схеме с пятью отверстиями используют прошиватель. Она применяется при сшивании особо важных документов, таких как уголовное дело, поскольку может обеспечить защиту бумаг от подмены.

Кроме того, устройство позволяет сшивать достаточно большой объем документации, поэтому схему с 5 дырками часто используют, чтобы подшить текущие бухгалтерские документы.

Затем все листы хорошенько выравниваем, закрепляем в струбцине, после чего приступаем к сверлению 5 отверстий в левой стороне блока. Два из них сверлим по краям с отступом в 2 см, третье в центре. 4 и 5 располагаем в промежутках между центром и крайними проколами.

Схема подшивки на 5 отверстий выглядит таким образом:

  1. Иголку с тыльной стороны проводим через среднее отверстие, оставляя хвостик нитки около 10 см. С лица вводим ее во 2 отверстие сверху.
  2. Теперь иглу через верхнее отверстие спускаем вниз и вновь проводим через 2 сверху отверстие.
  3. Далее придерживаем конец нитки в центре и просовываем через него иголку, которая оказывается на исходной точке.
  4. Теперь аналогичным образом поступаем с отверстиями, расположенными ниже центра.
  5. В результате в центральном отверстии на тыльной стороне оказываются два кончика, которые завязываем узлом и отрезаем лишние нитки. Только после этого можно достать бумаги из пресса.

Узелок, как и во всех предыдущих случаях, заклеиваем прямоугольным листочком. В нем указывается нумерация и соответствующие данные о подшивке.

 Заверение прошитых документов

По ГОСТу документацию необходимо не только сшить и пронумеровать, но и заверить. Это делается на бумажном стикере прямоугольной формы.

Его наклеивают в том месте, где при сшивании завязывался узел, причем из-под наклейки должны выглядывать концы нитки.

На нем в печатном виде или от руки делается следующая надпись:

«Прошито, пронумеровано, скреплено печатью ___ (________) лист___».

Кроме печати надпись должен заверить своей подписью руководитель организации.

Обратите внимание:  подпись и оттиск печати должны захватывать стикер и страницу, на которой он наклеен. Заверение осуществляется после высыхания клея, чтобы не нарушить целостность наклейки. В обязательном порядке указывается дата заверения или подписания документа.

Чтобы лучше понять, как правильно выполнить прошивку документы ниткой, нужно просмотреть образец – соответствующую фото инструкцию. Она же поможет пошагово изучить весь процесс.

Если предстоит сшить большой объем документации, а Вы даже не представляете, как пользоваться станком-прошивателем, то лучше так же посмотреть видео.

Перед прошивкой обязательно уберите с бумаг все посторонние предметы: скрепки, скобы (их удобнее вынимать степлером). Складывайте документы по датам составления и таким образом, чтобы их впоследствии было удобно просмотреть.

Для того чтобы уберечь титульный лист от разрыва, практично в месте прошивания подложить полоски картона, и уже сквозь них пропускать нить. Для обложки лучше использовать картонные папки с надписью «Дело». Они могут иметь разную толщину и размеры.

Отсутствие единого стандарта, дающего разъяснения по вопросу сшивания документов, довольно часто приводит к возникновению споров относительно их оформления.

При подаче бумаг в госструктуры нужно иметь в виду, что в некоторых из них требования, предъявляемые к их оформлению, могут отличаться от стандартов, принятых в делопроизводстве.

Поэтому желательно такие вопросы уточнить заранее, чтобы документацию не вернули на доработку.

Смотрите видео, в котором юрист подробно рассказывает какие документы подлежат прошивке и на конкретном примере показывается процедура прошивки документа из нескольких листов:

Источник: https://1001urist.ru/dokumenty/kak-proshit.html

Как правильно прошить журнал нитками пошаговая инструкция

Как сшить журнал по охране труда фото

  • Проставляем на листах арабские цифры
  • Используем для этого простой карандаш
  • Ставим цифры по возрастанию
  • Нумеруем листы, а не страницы (документы при этом могут иметь свою нумерацию)
  • Номер страницы ставим в правом верхнем углу, не касаясь текста документа.
  • Приложения нумеруем в общем порядке
  • Нумерацию писем проводим следующим образом: ставим номер на конверте, и только после этого нумеруем содержащиеся в письме листы
  • Несколько томов документов нумеруются по отдельности
  • Выделенные в отдельный том приложения нумеруются также отдельно
  • Если документы составлены на листе большого формата, то проставляем нумерацию в правом верхнем углу, сгибаем и подшиваем под один край
  • Для указанных в документе отдельных фрагментов (например, чеков) составляем опись , а данный документ нумеруем в общем порядке.

Образец заполнения общего журнала работ

Прошивка – это важный элемент в делопроизводстве, который лучше не оставлять без внимания, дабы не «попасть на штраф». Если документ сшит неправильно, то в дальнейшем будет проблематично доказать, что подмена сведений не имела места. О том, как правильно прошить, пронумеровать журнал, рассказано в данной публикации.

Есть ли разница в том, как нумеровать страницы или листы при прошивке журналов регистрации? В каком документе прописаны данные правила? Нумерование страниц, по идее, следует делать после прошивки, как и проставление общего количества пронумерованных листов.

Перед процедурой сшивания документов необходимо удалить все скрепки и скобы от степлера. Систематизировать по датам или по значимости и пронумеровать каждый лист документа. Если Вы шнуруете один документ с несколькими листами, то лучше сразу напечатать с нумерацией страниц.

Как правильно сшивать бухгалтерские документы?

Прежде чем начинать работать с документами, нужно внимательно ознакомиться с соответствующими инструкциями по делопроизводству и документообороту. Это очень сложные нормы, содержащие множество мелких нюансов и деталей.

Казалось бы, что может быть проще, чем сшить документ вручную и сдать его в архив. Но на практике это совершенно не так. Архив зачастую не принимает документ, если нарушено какое-либо правило делопроизводства.

Приходится все делать заново.

Если вам знакома подобная ситуация, то наша статья поможет вам разобраться. Мы детально рассмотрим все вопросы, связанные с процедурой сшивания документа: от ГОСТов, регулирующих данный процесс, до оформления обложки и сшива на 3 или 4 дырки.

Особенности прошивки документации в 3 дырки

Определенные требования устанавливаются Министерством по сборам и налогам для внутренней документации.

Подготовка бумаг на предприятиях существенно осложняется ввиду того, что строгих требований, изложенных в одном нормативном акте, нет, и бухгалтерам приходится использовать сразу несколько постановлений и приказов для того, чтобы правильно подготовить документацию для проверки.

При подготовке документации для последующей передачи на проверку в государственные структуры и контролирующие ведомства, нужно руководствоваться некоторыми правилами, действующими в делопроизводстве.

В дальнейшем бумаги передаются в архив, или уничтожаются, если при их составлении были допущены какие – либо ошибки. Например, видны нити на лицевой стороне.

Чтобы осуществить передачу отчетности в судебные инстанции, ФНС или другие организации, нужно четко следовать следующим правилам: Используется прошивка путем проделывания в бумаге трех дырок и последующего скрепления листов плотной нитью, либо тонким, но прочным шпагатом.

Оформление устава

Многие предприниматели нередко сталкиваются с необходимостью прошивания документов. Перед тем как приступить к прошивке необходимо подготовить все бумаги. Документы обычно прошиваются в три дырки. Многие не знают, как это делается, но сложностей здесь не существует.

После прошивки потребуется пронумеровать листы. По традиции для прошивки используются более суровые нитки. Документы можно прошить два раза и тогда в прочности можно будет не сомневаться. Заверка документов это еще один важный момент.

Актуальным этот феномен становится в том случае, если документы прошиваются для налогового органа. Существует необходимость подтвердить, кем были прошиты документы и когда это произошло.

Если предприниматель знаком с такой процедурой как прошивка документов, то он сможет избежать многих проблем и сохранит свои нервы в порядке.

Формирование документов для налоговой

Как правильно прошить и опечатать документы для ФНС? Подготовка бумаг в это учреждение практически не отличается от стандартных типовых процессов, для которых подробно описаны приведенные выше рекомендации.

Однако все-таки имеются некоторые отличия от прошивки материалов, передаваемых в архив. Официальные документы сшиваются специальной нитью или шпагатом. В обычном порядке проделывается 3 отверстия, для бухгалтерских отчетов необходимо 5.

Опечатываются прошитые бумаги полоской 3 на 5 см, которая наклеивается поверх связанного узелка из ниток.

Хотя с недавних пор для заявлений и учредительных документов, подаваемых в Налоговую службу, подшивка не обязательна. Безусловно, это в какой-то мере является плюсом: появится больше свободного времени, которые можно потратить с большей пользой.

По истечении года после завершения дел материалы сдаются в архив конторы. Если такового не имеется, то передаются на государственное или муниципальное хранение. В среднем нотариальная документация хранится до 75 лет.

Одним их важнейших требований к прошитым документам является неприкосновенность. Поэтому в случае упущения какого-либо листа или материала просто так вставить его не получится. Для этого потребуется расшивать дело и формировать его заново либо оформлять пропущенный документ отдельно. В полностью готовую подшивку не разрешается добавлять или вынимать листы.

Теперь понятно, как правильно прошить и опечатать документы для налоговой или архива.

Как правильно нумеровать документы при подшивке

Прошивка документов требует внимательности и терпения. Ведь листы нужно складывать так, чтобы при прошивке они не торчали в разные стороны.

  • Поверх пачки с вложенной документацией необходимо приложить лист титул, на котором содержится вся информация о вложении.
  • Поверх сшивки нужно расположить обложку, желательно из картона, если срок хранения ваших документов не менее 25 лет.
  • Титульную страницу можно не прятать под картон, если срок хранения документов менее 25 лет.

Требования для государственных учреждений

Требования при подаче документации в государственные учреждения отличаются от требований, предъявляемых к бумагам при сдаче, например, в архив. Так, для того чтобы подать бумаги в суд или налоговую инспекцию необходимо следовать нижеизложенным правилам:

  • документы необходимо скрепить в 3 дырки;
  • расстояние между проколами не должно превышать 3 см;
  • сшивается бумага нитью или тонким шпагатом;
  • на последнюю страницу клеится бумага размером 3х5 см, на которую ставятся заверительные подпись и печать.

Особые требования предъявляют к бухгалтерским отчетам, при этом узел на последней странице должен быть заклеен папиросной бумагой.

На 3 дырки

Несколько сложнее обстоят дела с прошивкой в три прокола, особенно если вы будете сразу прокалывать листы ниткой с иголкой, а не воспользуетесь дыроколом. Чтобы прошить бумаги в три дырки следуйте нижеизложенной пошаговой инструкции со схемой:

  1. Сделайте первый прокол иголкой с ниткой с тыльной стороны прошиваемого документа посередине листа
  1. Второй прокол иголкой делается с лицевой стороны документа
  1. Следующий прокол следует сделать с тыльной стороны третьей дырки
  1. На следующем шаге пропускаем иголку с ниткой в первую дырку — посередине документа с лицевой стороны
  1. После чего следует подтянуть нитки чтобы они плотно стянули прошитые листы и завязать узелок как показано на фото

наглядно поясняет как сшить документы на 3 дырки:

Как правильно прошить журнал нитками на четыре дырки

Вы можете обратиться в ближайший архив или типографию – как правило, у них есть сотрудники, оказывающие подобные услуги качественно и недорого. Или же в частную специализированную фирму, занимающуюся аналогичной деятельностью. Вам придется заплатить за работу специалиста, зато все будет сделано аккуратно, быстро и по правилам.

Источник: https://OrenRabota56.ru/dokumentaciya/proshivka-zhurnala.html

Как прошивать журнал учета?

Как сшить журнал по охране труда фото

При работе с документацией рано или поздно сталкиваешься с необходимостью вести журналы регистрации. Хорошо, если эти знания будут получены не во время очередной проверки каких-нибудь уполномоченных органов.

Прошивка – это важный элемент в делопроизводстве, который лучше не оставлять без внимания, дабы не «попасть на штраф». Если документ сшит неправильно, то в дальнейшем будет проблематично доказать, что подмена сведений не имела места.

О том, как правильно прошить, пронумеровать журнал, рассказано в данной публикации.

Ответственность

Некоторые документы имеют повышенную степень важности, поэтому требуют более пристального внимания к хранению и оформлению. Прошивка и нумерация документации – это совсем не прихоть, а защита от внесения незаконных изменений, путём вырывания/добавления страниц и прочих несанкционированных действий.

Нужно ли прошивать журналы в частной конторе? Ответ утвердительный. Совершенно не важно, какая форма собственности у организации, проверка может запросто явиться и к рядовому индивидуальному предпринимателю, ведь закон для всех один.

При приёме на работу секретаря или делопроизводителя лучше сразу уточнить, умеет ли кандидат прошивать книги и как делает это? Если с ответом на данный вопрос возникнут сложности, имейте в виду: надёжным партнёром этот соискатель не станет, ведь навык прошивки не менее важен, чем умение правильно писать письма либо быстро набирать на компьютере тексты «слепым десятипальцевым методом». И радует то, что знание это легко можно получить, однажды разобравшись с этим вопросом.

В некоторых структурах, например силовых, внутренняя проверяющая служба всегда проводит ревизию с особым пристрастием, и в первую очередь смотрит на то, оформлены ли журналы надлежащим образом, проверяют даже шнуровку конспектов личного состава!

Все кассовые журналы должны прошиваться в первую очередь, всё, что касается финансов, всегда в фокусе контрольных служб. Следует прошить и книгу жалоб, и книги учёта приказов, и журналы для отметок о входящей/исходящей корреспонденции и прочего.

Некоторые журналы ведутся на предприятиях годами, в этих случаях бывает, что нить прошивки помогает книге просто не развалиться на составляющие части от старости.

Как прошить и пронумеровать журнал: пошаговая инструкция

На самом деле сложно прошивать только свой первый документ. Ведь ты не знаешь, с чего начать и как правильно прошить журнал, как к нему вообще подступиться. А вот работа с последующими документами будет обыкновенной рутинной манипуляцией и не больше.

Как прошить журнал? Образец можно посмотреть ниже на фото, наглядное пособие всегда работает лучше, чем написанные тысячи слов.

Нумерация

Если в журнале будет отсутствовать хотя бы один лист, то это сразу натолкнёт проверяющий орган на мысль о служебном подлоге на предприятии.

Если листы были вырваны, значит была сокрыта какая-то информация, и тут уж будут разбираться, кому это выгодно и почему.

Если проверяющий захочет непременно наказать фирму за что-то, то непрошнурованные документы станут прекрасной «зацепкой» в его деятельности.

Пронумеровать книгу можно вручную, при этом нумеруются именно листы, а не страницы. Обложка листом не является, арабские цифры обычно ставятся в правом нижнем углу. Если при нумерации вручную была допущена ошибка, то можно исправить цифру ручкой и поставить рядом подпись должностного лица, например секретаря, который является ответственным за прошивку журналов на предприятии.

Современный рынок перенасыщен товарами, можно без труда купить уже сразу красиво пронумерованный журнал. Это, без сомнений, удобно, потому что прописывать цифры от одного до ста – не самое увлекательное занятие.

Нить для прошивки

Обыкновенная нитка, наподобие той, какой мы пришиваем пуговицы и пользуемся привычно в быту, для работы не подойдет. Если взять тонкий образец, то со временем нить может порваться, и тогда прошивать журнал придется заново, а это далеко не минутное дело.

Чаще всего у делопроизводителя в арсенале имеется капроновая нить, которая настолько прочна, что голыми руками её порвать просто невозможно, она точно сохранит все листы вместе, даже если журнал нечаянно упадет.

Чем делать дырки?

В тонком журнале или тетради дырки можно проделать шилом, постепенно, шаг за шагом, страница за страницей проколоть все листы.

А вот если дело иметь придётся с многостраничным экземпляром, то в помощь обычно берут дрель. Особенно увлекательно наблюдать за тем, как ловко умеет управляться с инструментом хрупкая девушка-бухгалтер.

И всё-таки, прибегая к такой тяжелой артиллерии, лучше заручиться мужской поддержкой.

Для того чтобы ваш журнал выглядел опрятно, не прокалывайте обложку, даже если очень хочется. Дырки делать следует как можно ближе к корешку (переплету), тогда при открытии страниц ниток практически не будет видно, и они не займут полезную площадь граф.

Дырок обычно делается две, расстояние между ними составляет 6-10 сантиметров. Располагаются отверстия примерно посередине книги.

После того как дырки сделаны, нитка вставляется в большую иглу и протягивается сквозь отверстия. Оба хвостика нитки должны остаться сзади журнала (между последним листом и задней частью обложки).

Длина нити

Также необходимо сразу прикинуть, какой длины отрезать нить, оба ее «хвостика» должны будут остаться свободными примерно на 15 сантиметров, но лучше действовать с запасом, лишние миллиметры всегда можно обрезать. Концы нужны для того, чтобы сверху них можно было приклеить контрольный листок с количеством пронумерованных страниц.

Контрольный лист

Весь смысл прошивки журналов состоит в том, чтобы при помощи своеобразной самодельной «пломбы» навечно зафиксировать количество листов, которые должны присутствовать в данном документе при любых обстоятельствах.

Нам понадобится вырезанный кусочек листа, примерно 10*10 см, на нём необходимо написать вручную либо отпечатать на компьютере следующий текст: «В данном журнале пронумеровано и прошнуровано «….» страниц. Руководитель предприятия должен поставить на бумажном квадрате свою резолюцию, дополнительно ставится дата операции.

Нить связывается в узел, а концы остаются свободными, контрольный листок наклеивается при помощи ПВА, на сам узелок и часть нитей. После того как клей подсохнет, руководитель ставит на контрольный лист печать так, чтобы она вышла за его края и след присутствовал на самой обложке. Вот такая применяется элементарная схема для защиты от посягательства на целостность журналов.

Полезные советы

  1. Журналом может стать даже самая обыкновенная ученическая тетрадь.
  2. Перелопатив информацию о том, как прошивать журнал, не всегда можно натолкнуться на следующий полезный совет.

    Следите за натяжением, прошивка должна быть выполнена достаточно свободно, в противном случае шнурок/нить будут врезаться в отверстия и рвать страницы, либо книгу невозможно будет открыть полностью. Туго сшитый журнал не позволяет вести записи в центре разворота.

  3. А еще можно найти в интернете нужную форму установленного образца, распечатать, проколоть дыроколом, сшить, наклеить «контрольку».
  4. Желательно крепить контрольный листок клеем-карандашом: ПВА долго сохнет, а влага часто размывает подпись и печать, поставленную руководителем в спешке.
  5. Случаются ситуации, когда внести какие-нибудь изменения в журнал все же необходимо. Например, из-за досадной оплошности или безответственности должностного лица были внесены некорректные данные, либо вовсе регистрационная информация отсутствует, в этом случае порой приходится переписать журнал полностью.

Кстати, сейчас в интернете есть масса порталов, которые за небольшие деньги и в быстрые сроки могут предложить приобрести любой образец. Плюс такой покупки состоит в том, что журналы уже придут вам с отверстиями для нитки либо даже уже прошитые полностью, и не нужно будет думать о том, как прошивать журнал самому.

Инженеров по защите жизни и здоровья работников обычно интересует, как прошить журнал по охране труда, но особой премудрости здесь нет – все эти документы шнуруются по одному принципу.

Кстати, журнал по охране труда – это один из тех, которые работодатель должен «холить и лелеять», ведь, случись что с сотрудником на производстве, первым делом контролирующие органы спросят про книгу, где эти самые сотрудники ознакомились под подпись с правилами техники безопасности.

Информация кадровику

А вот книга регистрации учёта трудовых книжек и вкладышей в них должна быть не просто прошита, а скреплена сургучной печатью либо опломбирована. Стандартная схема, как прошивать журналдля внесения сведений о трудовых книжках, здесь не подойдёт.

Некоторые итоги

Повторим основные правила, озвученные выше:

  • Перед работой внимательно изучить инструкцию о том, как прошивать журнал.
  • Определиться с «колющим» инструментом.
  • Не прокалывать обложку (только сами листы).
  • Не делать отверстия далеко от обложки – журнал будет неудобно открывать.
  • Нить должна быть прочной.
  • Не просчитаться с длиной нити, дабы не переделывать всё заново.
  • Журнал пронумеровать.
  • Наклеить контрольный лист, где будет указано количество прошиваемых страниц, дата прошивки.
  • Скрепить печатью.

Надеемся, что после прочтения статьи у вас не осталось вопросов по поводу того, как прошить журнал регистрации и тому подобные документы.

Источник: https://FB.ru/article/290370/kak-proshivat-jurnal-ucheta

Как должны вестись журналы по охране труда на предприятиях и в организациях

Как сшить журнал по охране труда фото

Найм Труда > Охрана труда > Назначение журналов по охране труда и правила их ведения

Деятельность ни одной организации невозможно представить без оформления журналов по охране труда, причем неважно, сколько человек в ней трудится.

Для чего должны вестись

Журналы по ОТ — это документы, в которых отражается основная информация о состоянии ТБ на территории и рабочих местах предприятия. Для каких целей необходимо ведение этих документов:

  1. В документации необходимо отражать информацию о прохождении работниками инструктажей всех видов, в том числе противопожарных. После приема на работу сотрудник должен быть проинструктирован.
  2. Регистрация профзаболеваний и несчастных случаев.
  3. Обеспечение учета инструкций по ОТ.
  4. Учет выдачи материала на рабочие места непосредственным руководителям.
  5. Учет фактического обучения в области ОТ.
  6. Проверка знаний по направлению электробезопасности.
  7. Фиксация проверок по ОТ.
  8. Проведение проверок всех ступеней контроля: 1, 2 и 3.
  9. Учет работ по нарядам, а также распоряжениям.
  10. Проведения медосвидетельствований.
  11. Обеспечения сотрудников СИЗ И СИЗОД. Подобная спецодежда выдается и одновременно списывается и чтобы доказать, что сотрудник ее получил.
  12. Проведения проверок работ вентиляционных систем.
  13. Учет выдачи и исправности инструмента: пневматического, электрического, абразивного и иного.
  14. По огневым работам, в их числе сварочным.
  15. По обслуживанию зданий и сооружений.
  16. Для отражения сведений о стажировке сотрудников по той иной должности.
  17. О допусках работников к выполнению трудовых обязанностей самостоятельно.
  18. Чтобы передать распоряжение выполнять обязанности иным должностным лицам.
  19. Для контроля записей о поощрениях сотрудников.
  20. Чтобы обеспечить контроль по ОТ по всем направлениям, необходимо всю информацию фиксировать.

Перечень необходимых журналов по ОТ на предприятии

Обязательно следует вести следующие документы:

  • журнал по проведению вводных инструктажей;
  • документы о проведении иных видов инструктажей: повторного и целевого;
  • по выдаче СИЗ;
  • регистрации проведения спецоценки условий труда;
  • регистрации профессиональных заболеваний и несчастных случаев;
  • осмотра грузозахватных приспособлений;
  • учета строп и грузоподъемных механизмов;
  • журнал по очистке пылеуловителей и вентсистем;
  • журнал, в котором фиксируется оценка знаний сотрудников по ОТ;
  • ведение 1 и 2 ступени контроля.

В каждом подразделении, в зависимости от специфики деятельности необходимо вести ряд документов, и это будет доказательством, о том, что за требованиями ОТ и ТБ отслеживается.

Правила заполнения журнала по охране труда

Согласно нормативным актам существуют некоторые правила по ведению журналов, а именно:

  1. На предприятиях рекомендуется разработать локальный документ, в котором стоит прописать, как заполнять те или иные журналы, чтобы было единообразие подхода.
  2. Нежелательно допускать опечаток или помарок, при их наличии, необходимо аккуратно зачеркнуть ненужную информацию, напротив слова надписать звездочку, и внизу сделать сноску «исправленному верить». Обязательно поставить подпись и число, когда она была поставлена. Важно знать, что подпись без даты не будет считаться действительной.
  3. Заполнять необходимо каждую графу, своевременно.
  4. На титульном листе любого журнала необходимо указать полное наименование организации, а также прописать название службы, в котором он ведется.
  5. Желательно не допускать помарок и исправлений.

Как заполнить журнал учета инструкций по охране труда, смотрите в этом сюжете:

Как правильно прошнуровать и пронумеровать

Неважно, сколько страниц содержит документ, все они должны быть пронумерована, причем нумерация начинается с первого листа.

Несколько правил заполнения документа:

  • пронумеровать все страницы;
  • написать наименование производственного участка;
  • на титульной странице написать с какого числа началось ведение журнала и оставить место для даты, когда он будет закончен.

Прошивка документа обязательна. Для этого с помощью шила выполняются два отверстия, отступив 3/4 от страницы снизу.

Сквозь отверстия продеваются нити и вытягиваются на последнюю страницу, завязываются в узел, при этом необходимо оставить два свободных конца, которые будут приклеиваться к бумаге.

На наклеенную кальку необходимо поставить печать организации и подпись делопроизводителя. Далее требуется написать количество листов.

Журнал — это документ и должен быть учтен в делопроизводстве: документу необходимо присвоить регистрационный номер.

Все перечисленные рекомендации должны соблюдаться.

Требования по оформлению

Перечень обязательных требований, предъявляемых к ведению журнала:

  1. Записи о том, что сотрудник ознакомлен с соответствующими условиями, должна быть обязательно.
  2. Если календарный год окончен, а журнал нет, то необходимо подвести черту этому окончанию.
  3. Пронумеровывать пункты необходимо с начала года по новой.
  4. Перед тем как использовать документ, необходимо его пронумеровать.
  5. Прошивка предполагается с титульного листа.
  6. Прошивать журнал требуется специальной нитью.
  7. На последней странице необходима подпись делопроизводителя, с печатью, нанесенной сверху.

В целом требования по оформлению изложены в государственном стандарте, а также могут быть учтены в Положении по предприятию.

Как вести журнал распоряжений по ОТ

Чтобы правильно заполнять журнал распоряжений по ОТ, необходимо учесть следующее:

  • заполнять строки в полном объеме;
  • помарок и исправлений допускать не желательно;
  • обязательны подписи руководителей и их подчиненных;
  • простановка дат обязательна;
  • исправления выполняются со сноской на той же странице;

Правила ведения желательно отразить в локальных нормативных актах.

Как правильно оформить журнал учета выдачи удостоверений

Хотя формализованного документа, о том, какие графы должны содержаться в журнале, не разработано, в любом случае рекомендуется:

  1. Разработать по предприятию единообразную форму ведения, утвержденную положением.
  2. Выполнить распечатку документов по единой форме в типографии.

    Титульный лист журнала

Как заполнять графы:

  • первая графа — указывается порядковый номер;
  • во второй графе прописывается число, когда было оформлено удостоверение;
  • в третьей — порядковый номер удостоверения;
  • в четвертой — номер удостоверения по порядку;
  • пятая графа содержит информацию о сотруднике, получившему удостоверение;
  • в шестой указывается должность специалиста, согласно штатному расписанию;
  • в седьмой содержаться сведения о месте работы, подразделении;
  • в восьмой допускается оставить место для примечания (дополнительной информации).

Каковы сроки хранения журналов

В зависимости от назначения, у журналов по ОТ сроки хранения разные, к примеру:

  1. Регистрации профзаболеваний нельзя уничтожать, необходимо хранить бессрочно.
  2. Хранение журналов, в которых отражается информация о проведении инструктажей, обеспечивается не менее 10 лет.
  3. Документы, в которых прописываются наложение административных взысканий и штрафов хранятся 3 года.

Сроки хранения журналов могут быть регламентированы распорядительным документом по предприятию.

Об особых журналах

Наряду с основными документами на предприятии ведутся бумаги особого назначения, к примеру, это журнал учета выдачи удостоверений.

Согласно нормативным актам всем специалистам и работникам по направлениям деятельности необходимо проходить обучающие программы, чтобы быть допущенными к выполнению работ.

После трудоустройства необходима организация мероприятий, и в течение первого месяца должно быть все организовано.

Программы разрабатываются на основании принадлежности по отрасли, а также условий трудового процесса и характера работы. Перечень утверждается распорядительным актом по организации.

Чтобы четко отслеживать аттестацию сотрудников специалистам кадровой службы стоит завести журнал по учету и выдаче удостоверений, ведением занимается сотрудник, назначенный приказом.

На бесплатную подготовку имеет право каждый работник, причем соглашение на обучение подготавливается таким образом, что работник не отрывается от выполнения основных обязанностей.

Перечень информации, отражаемой в журнале:

  • количество удостоверений, выданных на руки персоналу;
  • как осуществляется контроль их выдачи, то есть может быть введена система с отрывными талонами;
  • нюансы, касающиеся сотрудников по электротехническим направлениям;
  • сведения о выданных удостоверениях, которые после направляются руководству объекта;
  • сведения о разрешениях на работы во вредных условиях трудового процесса.

Хотя ведение документа не является обязательным, но заводить его рекомендуется.

Первая и вторая ступени контроля

Ведение журналов, в которых отражается информация по первой и второй ступеням контроля является обязательным.

Рассмотрим, для чего ведется той и иной документ и как они должны заполняться. Тонкости ведения первой ступени:

  1. Каждый руководитель должен контролировать состояние ТБ на рабочих местах, причем эта работа проводится ежедневно. Для того, чтобы фиксировать состояние ОТ на РМ, существует журнал.
  2. Оформление документа осуществляется так: в первой графе ставиться порядковый номер, во второй — содержание замечания, в третьей — лицо, ответственное за устранение недостатков, в последней — подпись нарушителя.
  3. Чтобы было удобно выявлять замечания, в журнале может быть перечень замечаний, которые заносятся в документ.
  4. Замечания могут быть разного характера, поэтому хранение журнала необходимо, и не исключено, что он потребуется при расследовании профзаболевания или несчастного случая.

О ведении второй ступени:

  • ведением второй ступени контроля, как правило, занимается ответственный за ОТ руководитель;
  • заполнение граф осуществляется каждую неделю, как минимум два раза;
  • в журнале указывается информация о состоянии ОТ в организации, в том числе как ведется на предприятии первая ступень контроля.

Требования к ведению журналов такие же, как и ко всем иным документам.

Журналы по охране труда, особенности их ведения и лайфхаки в этом видео:

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: https://naimtruda.com/ohrana/zhurnaly-po-ohrane-truda.html

Ведение журнала по охране труда и технике безопасности

Как сшить журнал по охране труда фото

Работодатель обязан обеспечить своим сотрудникам безопасность. Плановые инструктажи по технике безопасности – средство информирования работников о том, как избежать травм на производстве.

Трудовое законодательство требует ведения специального журнала с графиком таких инструктажей.

Основные понятия

Охрана труда – комплекс мероприятий по обеспечению безопасности сотрудников организации.

Она включает в себя:

  • действия по обеспечению пожарной безопасности;
  • санитарное обслуживание предприятия;
  • безопасность при использовании электрооборудования;
  • мероприятия по улучшению условий труда.

Техника безопасности – это составная часть охраны труда. Она заключается в мероприятиях, направленных на снижение производственного травматизма.

Техника безопасности состоит не только из поддержания хорошего состояния производственных зданий и оборудования, но и в инструктировании персонала о правилах безопасной работы.

На крупных предприятиях этим занимается специалист по охране труда. Подробнее в этой статье.

Главным документом, регулирующим вопросы охраны здоровья сотрудников, является Трудовой кодекс. В статье 212 чётко прописана обязанность работодателя уведомлять своих работников о возможных рисках для здоровья. В этой же статье указано, что работодатель обязан не допускать к работе сотрудников, которые не прошли инструктаж по технике безопасности.

В статье 225 ТК РФ сказано, что каждый работник организации, включая руководителей, должен знать правила техники безопасности.

Если человек только поступает на работу, руководитель обязан просветить его касательно этих правил. Работник должен прослушать все инструктажи по безопасности, после чего расписаться об этом в журнале.

Журналы являются наиболее удобной формой отчётности, поэтому используются повсеместно. Их заполняют вручную. Требования к ведению журналов можно узнать из ГОСТ 12.0.004-2015.

Ведение журналов

Вести журналы по охране труда нужно для отчётности перед надзорными органами. В организации этим должен заниматься отдельный специалист. Журнал полезен не только для государственного проверяющего, но и для работодателя, поскольку позволяет контролировать ход прослушивания инструктажей рабочими.

Существуют различные виды журналов, все они имеют типовой вид, но разное назначение.

В любой организации должны вестись следующие их виды:

  • Журнал регистрации вводного инструктажа – в нём записывают тех, кто прослушал самый первый инструктаж по ТБ, являющийся обязательным для сотрудников всех уровней;
  • О регистрации инструктажей на рабочем месте – данные инструктажи проводятся ответственными руководителями работ прямо перед их началом, в результате проводится устный опрос, а в журнале ставится отметка о доступе сотрудника к работе;
  • Учёта инструкций по охране труда;
  • Учета занятий по технике безопасности – в нём записываются результаты промежуточного обучения и контроля знаний по ТБ;
  • По учёту несчастных случаев;
  • По выдаче инструкций рабочим;
  • По пожарной безопасности;
  • Учёта средств пожарной безопасности;
  • Учёта проверок – в документ вписываются данные о всех проверках условий труда, а также выявленных в их ходе нарушениях. Данный журнал нужно вести как ИП, так и юридическим лицам;
  • Учёта инструктажей по правилам работы на электрооборудовании;
  • Учёта первой и второй ступени контроля за охраной труда и условиями работы.

Образец заполненного журнала по учету инструкций:

Здесь можно скачать бланк журнала по учету инструкций.

Порядок заполнения

Ранее был указан ГОСТ, по которому рекомендуется вести все журналы. Но он является только рекомендацией. Единого стандарта ведения учёта мероприятий по охране труда не существует. Здесь важна не форма, а содержание отчёта. Тем не менее можно выделить несколько неформальных правил по ведению учёта.

Существует стандартная форма журнала по технике безопасности. Это книжка формата А4, образец которой можно найти в интернете. Такие книжки продаются в канцелярских магазинах. Лучше сразу взять их с запасом, потому что можно допустить ошибки при первых попытках заполнения журнала.

Листы журнала нужно прошить и пронумеровать, если он был распечатан на принтере. Он должен начинаться с титульного листа, где указано полное наименование организации, а также даты ведения документа. Нумерация выполняется черными чернилами на каждой страницу в углу справа.

Прошивается журнал бечевкой, на первой и последней странице делают наклейки, на которых проставляют печать предприятия. Часть печати должна стоять на самом журнале, часть – на наклейке. Рядом пишут количество страниц документа ручкой.

Допускать к заполнению можно только ответственных лиц, прошедших специальное обучение.

Оно проводится раз в пять лет. По окончанию обучения лицо приобретает свидетельство, подтверждающее его право на ведение журналов по технике безопасности. На обучении сотруднику расскажут, как вести журнал, как его прошить, сколько хранить, кому предъявлять и т.д.

Обычно журнал заполняет инженер по технике безопасности, получающий за это отдельно зарплату. Иногда обязанность по учёту инструктажей ложится на руководителя организации.

Заполнение документа состоит из проставления:

  • даты инструктажа;
  • вида;
  • ФИО сотрудника и инженера по ТБ;
  • их подписей.

Посмотрите видео о заполнении журнала по учету инструкций по охране труда на предприятии:

Таким образом, журналы по ТБ нужны для контроля за выполнением работ по инструктажу сотрудников. Существует стандартная форма ведения журнала. Эти документы должны храниться в организации для прохождения государственных проверок.

Источник: https://bizakon.ru/kadry/tehnika-bezopasnosti/zhurnal-po-ohrane-truda.html

Юриспруденция и документы
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: