Как правильно делать ревизию

Первая инвентаризация: разбор результатов — Еда на vc.ru

Очередная статья цикла «О кухне ресторанного бизнеса». Тема дня — типичные косяки первой инвентаризации, или как вычислить жулика.

Здравствуйте! Меня зовут Сергей Моховцов. Я работаю бренд-шеф-поваром в кафе «Веранда», кафе паназиатской кухни «Ли» и кейтеринговой организации «Первый кейтеринг» в городе Гродно, Беларусь.

Недавно я запустил личный проект «Шеф поможет».

«Шеф поможет» — это проект, в котором я собрал команду шеф-поваров, работающих в заведениях с разными концепциями. Вместе мы помогаем молодым рестораторам: делаем меню для их заведений, обучаем поваров, оснащаем и разбираемся с любыми вопросами, связанными с кухней ресторанов.

Поскольку тема ресторанной кухни и всех трудностей, которые с ней связаны, мне знакома, я решил поделиться своим опытом в цикле статей. Надеюсь, мне удастся помочь молодым рестораторам ответить для себя на некоторые вопросы, прочитав мои статьи цикла «О кухне ресторанного бизнеса».

Первая инвентаризация

Вот вы и отработали первый месяц. Самое время провести первую инвентаризацию и снять отчёты продаж.

Инвентаризация — это не просто сравнение фактического количества продуктов с планируемым.

Эта важная операция, которая повлияет на вашу маржинальность, т.е. на прибыль. Как часто проводить инвентаризацию:

1. Ежемесячно — для планового контроля остатков.
2. Ежедневно — только в случае с баром. Поскольку пересчёт позиций кухни занимает очень много времени из-за большой продуктовой матрицы, большой площади расположения продуктов друг от друга и разных единиц измерения (штуки, килограммы, литры).

   Делать ежедневные замеры продукции кухни нужно только в случае, если какой-то продукт минусует по необъяснимым причинам, чтобы найти причину минуса.

3. Внепланово — при увольнении повара, например, или в случае участия в выездной торговле.

4. Еженедельная — рекомендуется только для подсчёта остатков самого дорогостоящего сырья.

Сам процесс пересчёта продукции склада стоит доверять только старшим смены и бухгалтеру — по понятным причинам. Обычно инвентаризацию проводят бухгалтер, су-шефы и шеф-повар. До инвентаризации, для точности полученных данных, должны быть закрыты все счета по «киперу», проведены все списания и накладные от поставщиков.

Три стандартных способа учёта продуктов: количественный, суммовой и количественно-суммовой.

При количественном учёте продукции склада, продукты на момент инвентаризации сверяют в граммах, литрах и штуках.

При суммовом — смотрят на остатки в деньгах. При этом у вас может быть недостача по дешёвым продуктам и плюс по дорогим, которые могут вывести итоговую сумму в плюс.

Количественно-суммовой учёт предполагает разумную пересортицу в одинаковых группах продуктов. Например: у вас может быть пересортица между говяжьей вырезкой, тазобедренной и шейной частью.

При этом, одни ингредиенты могут перекрывать другие в группе «говядина» в деньгах. Но если у вас, например, плюсуют специи, но минусует мясо в общем количестве, то в случае с количественно-суммовым учётом вы не можете перекрывать минус плюсом по другой группе товаров.

Я рекомендую пользоваться именно количественно-суммовым учётом при аналитике склада. Просто потому, что кухня — это не аптека и не магазин, чтобы надеяться, что все данные сойдутся грамм в грамм.

Например, даже если вы получаете овощи и фрукты всегда в идеальном качестве, нужно понимать, что они не калиброванные и процент отхода колеблется в граммах. Ваш повар просто физически не может взвешивать и записывать каждый лишний завявший листок на кочане капусты.

При суммовом учёте, напротив, можно столкнуться с тем, что повара целенаправленно начнут экономить дорогие продукты в блюдах, замещая их дешёвыми в общем весе. По итогу можно получить плюс по мясу, рыбе, специям, благородным сырам и морепродуктам и необъяснимо огромный минус по всем остальным категориям продуктов.

Такая пересортица, естественно, скажется на качестве ваших блюд. Как следствие, вы можете потерять своих посетителей, которые остались не удовлетворены.

Большой плюс в результате инвентаризации — это хуже чем большой минус.

В этом случае мы понимаем, что повара обманывают вашего посетителя, не докладывая ему продукты в блюдо. Лучше всегда контролировать этот факт самостоятельно.

Объявление на vc.ru Отключить рекламу

В своих заведениях мы просим наших бухгалтеров и администраторов рандомно провешивать еду, отдаваемую на заказ посетителю раз в два-три дня.

Нормальным отклонением от нормы выхода в блюдах считается до 5 грамм в минус и до 15 грамм в плюс.

Минус по инвентаризации

Если же вы получили минус по инвентаризации, то это уже совсем другая история. В такой ситуации причины могут быть следующими:

• ошибка в оприходовании товаров на склад со стороны бухгалтерии;
• ошибка в списании продуктов в технологических картах;
• работа повара без использования весов;
• воровство;
• неучтённые проценты отхода продуктов.

Давайте разберёмся в каждой причине по отдельности.

Ошибка в оприходовании товаров на склад со стороны бухгалтерии

В случае с ошибкой в оприходовании товаров, сырье может поступить в штуках, а оприходоваться в весе. Либо наоборот. Кроме того, накладная может быть «задвоена» в программе.

Бывает и так, что продукты пустили в расход до внесения накладной в систему, и, на момент внесения накладной, в систему поступят фактические данные о сырье, которого практически уже нет.

В последнем случае продукты просто не списываются программой, потому что она не видит их, а того чего нет — невозможно списать. Для того чтобы не столкнуться с такой ошибкой, нужно своевременно вносить накладные в программу.

Также можно ошибиться в удвоении товара в программе. Например, к вам приходит «треска охлажденная», а в технологической карте значится «треска филе». Таким образом, в программе будет два продукта, которые называются по-разному.

Один из них не списывается, потому что данные о нём не внесены, но расходуется в реальности. А другой поставлен в приход, но не списывается, поскольку не значится в техкарте.

Ошибка в списании продуктов в технологических картах

В случае с ошибкой в технологической карте, какого-либо продукта может попросту не быть в карточке (в составе блюда). Также на продукт может быть не указан или неверно указан процент отхода.

Для того чтобы такого не случилось, до запуска меню шеф-повар обязан проверить правильность данных в техкартах за бухгалтером-калькулятором после того, как тот их внесёт.

Работа повара без использования весов

По поводу работы повара без весов объясняться в причинах минуса не нужно. Повар обязан пользоваться весами, какая бы «запара» не была на кухне в его смену.

Как уже говорилось, дорогостоящие заготовки лучше порционировать заранее. Чтобы не взвешивать каждый ингредиент для каждого блюда, можно пользоваться мерными ложками, черпаками, дозаторами, диспенсерами и прочими приспособлениями.

Воровство

Воровство, к счастью, чаще удел лишь заведений экономящих на зарплате поваров.

Если человек считает себя профессионалом, дорожит своей репутацией и заработком в вашем заведении — воровать он не станет. Но вам нужно быть готовым ко всему.

Самый простой способ не столкнуться с воровством среди подчинённых — не создавать им условия для этого. Поставьте камеры на кухне, это самое банальное, что вы можете сделать.

Кроме того, воровать могут и повар на пару с официантом. Раньше такое воровство называлось в общепите «левак». Чтобы избежать таких заговоров, право на отмену чека должно быть только у администратора. Провести скидку должен иметь возможность только ваш администратор.

Также стоит помнить о том, что после увольнения любого работника (сам он ушёл или вы его уволили), инвентаризацию нужно провести до того, как рассчитать работника. В случае ухода работник действительно может прихватить с собой что-то из вашего, и те, кто остался у вас работать, не должны за это отвечать.

Воровать может и ваш шеф-повар при недостаточном контроле со стороны бухгалтерии. Если, например, повысить процент отходов на обработке дорогого продукта в два-три раза — его можно забирать домой и раздавать всем желающим, без опасения быть наказанным. Просто потому, что ваша программа не покажет минус в этом случае.

Также в наше время существуют сервисы которые могут отслеживать уровень качества работы персонала, добросовестность работников и прочие моменты, которые приносят вред вашему заведению. Чаще всего это организации, которые анализируют работу сотрудников через видеонаблюдение. Например, EWAS.

Неучтённые проценты отхода продуктов

Это самая интересная причина минуса. Такие ошибки могут быть везде.

Допустим, вы испекли из слоёного теста гриссини (хлебные палочки). Вы взяли на входе 25 граммов теста и, взвесив палочку по готовности, получили 24 грамма. Данные были записаны в таком виде в технологическую карту, и она была отдана повару в пользование.

Целый месяц повар готовил по чеку блюдо, в состав которого входит 150 граммов гриссини, и, как следствие, на кухне минус по слоёному тесту. Почему так? Потому что после полного остывания, когда из выпечки ушла влага вместе с паром, одна палочка стала весить не 24, а 17 граммов.

Соответственно, повар закладывал больше теста, чем прописано в техкарте, просто потому, что готовый полуфабрикат взвесили после выпечки раньше, чем нужно, при контрольной проработке блюда.

Кто в этом виноват? Конечно не повар, а ваш шеф, который не знает особенностей полуфабриката.

Ошибки в карте могут встретиться на любом этапе. При порционировании соуса, можно оставить соуса на ложке на 3% больше, чем вы рассчитывали, а разные виды пасты привариваются в весе по-разному. Главное — получив минус по какому-то продукту, вначале проверьте, правильно ли он списывается по техкарте, а уже после этого ищите причину в другом.

Кстати, повара могут обмануть вас также слишком большими списаниями, чтобы перекрыть недостачу продуктов. Имейте в виду — нормальным количеством списаний для кафе и ресторанов, с полным циклом приготовления, где заказы чаще готовятся по-свежему, «из под ножа», нормальным допустимым процентом списания будет 1,5% от прихода товаров за месяц в деньгах.

Вместо вывода

Каких только причин недостач я не находил в своей работе, пока не добился стабильности в отчётах по инвентаризации. Вот вам ситуация которая случилась в реальной жизни.

Однажды в ресторане мы столкнулись с тем, что у нас минусуют апельсины.

Мы подумали, что поставщик привозит разные по сочности апельсины, но от поставки к поставке не нашли ни одного высохшего фрукта. После мы проверили все технологические карты на все блюда которые готовятся на кухне. Всё правильно.

Далее проверили правильность внесения приходов и списания расхода. И тут ошибок не нашли. На воровство думали в последнюю очередь, поскольку вся кухня была увешана камерами и холодильник с фруктами также был под наблюдением.

Всё указывало на то, что повара добавляют в блюда больше, чем нужно. Но, как оказалось позже, и этот вывод ошибочный.

Когда минус повторился и в следующем месяце, да ещё и в большем объёме, мы стали следить за работой поваров в процессе. Мы нашли ту самую ошибку.

Источник: https://vc.ru/food/73087-pervaya-inventarizaciya-razbor-rezultatov

Как посчитать ревизию

Инструкция

1 Закройте магазин раньше, если ревизия проводится вечером. Отложенная на ночные часы, она рискует затянуться. Во-первых, головы присутствующих уже не такие светлые.

Во-вторых, персонал будет нервничать, что не успеет на транспорт. А присутствие работников многим специалистам видится целесообразным.

К тому же вечером подсознательно сильно желание все сделать быстрее, на деле приводящее к искажению цифр или товарных остатков.

2 Распечатайте ассортиментный перечень товаров в двух экземплярах. Один экземпляр – у проверяющего, второй – у директора, управляющего или товароведа, в зависимости от того, кто в магазине является старшим согласно штатному расписанию. Двигайтесь не по списку, а по местам складирования товара.

Например, в продуктовом магазине сперва имеет смысл провести ревизию камер глубокой заморозки. Товар на подтоварниках выносится в коридор, каждое наименование по очереди взвешивается или обсчитывается (если речь идет о штучном товаре). Все показатели фиксируются. Делать это следует быстро, иначе замороженные продукты могут начать таять.

Не закончив с одной камерой, не стоит приступать к другой. В таком случае можно будет что-то забыть.

3 Закончите с весовым товаром, переходите к штучному (в упаковках по несколько единиц) и мелкоштучному (в индивидуальных упаковках). В последнюю очередь во время ревизии продуктовом магазине обсчитывают алкогольные напитки. Как правило, к ним стоит отнестись с еще большим вниманием, чем к прочему товару.

Дело в том, что некоторые недобросовестные продавцы могут приносить свой алкоголь, чтобы реализовать его через ваш магазин, а прибыль положить в собственный карман. О том, что вы упускаете выгоду даже говорить не приходится, это безусловно. Но есть еще больший минус, который может бременем лечь на вашу организацию.

Речь о несоответствии дат разлива, акцизных марок и прочих маркировок с теми, которые отражены в сопроводительной документации на продукцию от вашего поставщика. Любая проверка это сразу увидит, и вы понесете потери, не в пример больше, чем от упущенной выгоды.

Так что во время ревизии к алкоголю стоит присмотреться внимательно…

4 Приступайте к введению товарных остатков в программу, которой пользуетесь в своем магазине. Как правило, крупные торговые точки имеют одну из универсальных систем автоматизации, которая после введения данных сразу готова будет выдать результат ревизии.

Если системы автоматизации нет, и все придется считать вручную, имеет смысл воспользоваться следующей формулой: «результат последней ревизии плюс приход минус расход равно остаток сегодняшней ревизии». Это то, что должно получиться.

Сравните с реальными данными и сами увидите, как обстоят дела в вашем магазине.

Совет 2: Как проводить ревизию

В современном мире предпринимательства и огромного количества торговых центров, павильонов и магазинов существует одна общая необходимая операция, которая позволяет подсчитать количество товара, находящегося на реализации и выяснить, не происходит ли со стороны недобросовестных продавцов хищение товаров.Решение проводить ревизию принимается руководством магазина или же она проходит в соответствии с графиком, который обозначает ревизор или ревизорская группа данной компании. Проводить ревизию — значит контролировать весь процесс от начала и до кона.

Для проведения ревизии необходимо сначала детально ознакомиться с книгами прихода-расхода, а также с программой, в которой расписано, сколько товаров находится на балансе в данный момент.

После этого необходимо каждую группу товаров отдельно посчитать по их наличию, затем сравнить полученные данные с обозначенными в сводном балансе. В идеале они должны совпадать полностью. Однако на практике происходит часто так, что куда-то волшебным образом исчезают товары.

Как правильно провести ревизию торговой точки?

Здесь могут быть несколько вариантов, но прежде всего, нужно исключить ошибку в пересчете, для этого нужно тот же ассортимент проверить поштучно еще раз и если выяснится недостача товара, начать анализ, каким образом это могло произойти.

По практике торговых фирм, сумма товара, который был утрачен, делится на всех продавцов, которые по данному направлению товара вели торговлю. Не исключен и случай кражи товара покупателями, но цель ревизии не расследовать причинно-следственные отношения, а выяснить, имеет ли место быть недостача или нет.

Для грамотного проведения ревизии необходимо составлять протокол ревизии, в котором будут подписи всех лиц, которые принимали участие в данном мероприятии во избежание несогласия насчет обозначенных цифр недостачи.

Проводить ревизию логичнее всего в конце месяца, так как она станет хорошим итогом работы за месяц и позволит помесячно анализировать наличие убытков в данном торговом секторе.

О ревизии, всех участвующих в ней, необходимо предупреждать заранее.

Также необходимо составлять план по магазинам такой, чтобы была возможность привлечь сотрудников в помощь ревизорам для пересчета продукции, тогда время ревизии значительно сократится, а коэффициент полезности повысится.

Ревизия — очень действенный инструмент не только контроля, но и психологического устрашения продавцов и ответственных за товар менеджеров, так как она наглядно демонстрирует, что любое хищение продукции станет дополнительной финансовой нагрузкой на всех, кто к продукции имел хоть какое-то отношение.

Полезный совет
Проводите ревизию в присутствии подотчетных лиц. В противном случае высок риск повышенной напряженности со стороны последних.

Инормация с сайта http://www.kakprosto.ru/

это учетный остаток,т.е.

Ревизия в магазине

по данным бух.учета или фактический,то что есть в наличии в магазине и еще вопрос

прошлой ревизии уже сидят в сумме 1124856?

,то 1124856+ 35421 излишки,выявленные при прошлой ревизии,которые согласно правил проведения инвентаризации должны быть оприходованы=1160277+приход 1090961-сдано денег 1031000=учетный остаток 1220238.

Теперь разберемся с фактом наличия товара в магазине,по ревизии у Вас товара на 1005272+ дебиторка в сумме 130908=1136180.Сравнивая учетный остаток с фактическим получаем недостачу в размере 84661 тенге.

PSа ваши продавцы не промах: с учетного остатка умудрились долги снять

Служба поддержкиWWW.BALANS.KZ

как посчитать ревизию в продуктовом магазине пример

Ревизия в магазине проводится с целью определения остатков товара и выявления денежных недостатков. В зависимости от направления деятельности магазина, товар может учитываться в штуках, килограммах, метрах. При ревизии товара в магазине расчеты необходимо делать по цене закупки, то есть по входящей цене. В случае ревизии денежных средств расчеты ведутся по цене продажи товара.

Вам понадобится

• Товар, выручка, члены ревизии, персонал магазина, предыдущие акты ревизии, накладные с перечнем привезенного товара.

Инструкция

Чтобы быть уверенным в сохранности материальных ценностей, собственнику нужно проводить ревизию в своем магазине.

По правилам ревизию проводят два раза в год, при этом нужно сделать приказ на проведение ревизии, в составе комиссии должно быть минимум 3 человека.

Если с продавцами заключался договор на материальную ответственность, в случае смены материально ответственного лица проводится дополнительная ревизия.

В ходе проведения ревизии денежных средств сначала нужно взять остаток с предыдущей инвентаризации товара, остановив при этом реализацию продукции, прибавить новый товар, который поступил после последней инвентаризации в денежном эквиваленте.

Для повышения эффективности подсчет товара должны делать два человека, один считает, второй перепроверяет. После чего прибавляется выручка и вычитается списание. Если был возврат товара – эта сумма тоже отнимается. В итоге недостача не должна превышать 2%.

К сожалению, избежать расхождений удается редко. Возникают они обычно из-за воровства персонала, либо воровства покупателей и пересортицы товара.

Для инвентаризации продуктов питания нужно учитывать усушку и утряску товара. Если в ходе ревизии выявлена недостача определенной группы товара, желательно перепроверить еще раз.

Проверьте, не забыли ли вы пересчитать товар, лежащий в подсобке или на складе.

Как правильно проводить ревизию в магазине продуктов

Если при ревизиях постоянно выявляется недостача не более 2% от выручки, то это считается нормой. Когда показатель увеличивается до 5%, следует заменить персонал или ужесточить охранную систему. После проведения ревизии составляется акт в 2-х экземплярах, который подписывают сотрудники и комиссия.

Источник: https://berkutgun.ru/kak-poschitat-reviziju/

Как сделать ревизию в магазине

Здесь могут быть несколько вариантов, но прежде всего, нужно исключить ошибку в пересчете, для этого нужно тот же ассортимент проверить поштучно еще раз и если выяснится недостача товара, начать анализ, каким образом это могло произойти.

По практике торговых фирм, сумма товара, который был утрачен, делится на всех продавцов, которые по данному направлению товара вели торговлю. Не исключен и случай кражи товара покупателями, но цель ревизии не расследовать причинно-следственные отношения, а выяснить, имеет ли место быть недостача или нет.

Для грамотного проведения ревизии необходимо составлять протокол ревизии, в котором будут подписи всех лиц, которые принимали участие в данном мероприятии во избежание несогласия насчет обозначенных цифр недостачи.

Проводить ревизию логичнее всего в конце месяца, так как она станет хорошим итогом работы за месяц и позволит помесячно анализировать наличие убытков в данном торговом секторе.

О ревизии, всех участвующих в ней, необходимо предупреждать заранее.

Также необходимо составлять план по магазинам такой, чтобы была возможность привлечь сотрудников в помощь ревизорам для пересчета продукции, тогда время ревизии значительно сократится, а коэффициент полезности повысится.

Ревизия — очень действенный инструмент не только контроля, но и психологического устрашения продавцов и ответственных за товар менеджеров, так как она наглядно демонстрирует, что любое хищение продукции станет дополнительной финансовой нагрузкой на всех, кто к продукции имел хоть какое-то отношение.

Полезный советПроводите ревизию в присутствии подотчетных лиц. В противном случае высок риск повышенной напряженности со стороны последних.

Ревизия в магазине проводится с целью определения остатков товара и выявления денежных недостатков. В зависимости от направления деятельности магазина, товар может учитываться в штуках, килограммах, метрах. При ревизии товара в магазине расчеты необходимо делать по цене закупки, то есть по входящей цене. В случае ревизии денежных средств расчеты ведутся по цене продажи товара.

Вам понадобится

• Товар, выручка, члены ревизии, персонал магазина, предыдущие акты ревизии, накладные с перечнем привезенного товара.

Инструкция

Чтобы быть уверенным в сохранности материальных ценностей, собственнику нужно проводить ревизию в своем магазине.

По правилам ревизию проводят два раза в год, при этом нужно сделать приказ на проведение ревизии, в составе комиссии должно быть минимум 3 человека.

Если с продавцами заключался договор на материальную ответственность, в случае смены материально ответственного лица проводится дополнительная ревизия.

В ходе проведения ревизии денежных средств сначала нужно взять остаток с предыдущей инвентаризации товара, остановив при этом реализацию продукции, прибавить новый товар, который поступил после последней инвентаризации в денежном эквиваленте.

Для повышения эффективности подсчет товара должны делать два человека, один считает, второй перепроверяет. После чего прибавляется выручка и вычитается списание. Если был возврат товара – эта сумма тоже отнимается. В итоге недостача не должна превышать 2%.

К сожалению, избежать расхождений удается редко. Возникают они обычно из-за воровства персонала, либо воровства покупателей и пересортицы товара.

Для инвентаризации продуктов питания нужно учитывать усушку и утряску товара. Если в ходе ревизии выявлена недостача определенной группы товара, желательно перепроверить еще раз.

Проверьте, не забыли ли вы пересчитать товар, лежащий в подсобке или на складе.

Если при ревизиях постоянно выявляется недостача не более 2% от выручки, то это считается нормой. Когда показатель увеличивается до 5%, следует заменить персонал или ужесточить охранную систему. После проведения ревизии составляется акт в 2-х экземплярах, который подписывают сотрудники и комиссия.

Специфика

Чтобы определить, какой результат должна дать ревизия в магазине, необходимо посчитать приход (поступление продукции). К полученному показателю прибавляется остаток с предыдущей проверки. После этого вычитается расход товара за контрольный период. Если ранее ревизия магазина не выполнялась, тогда из прихода просто вычитается количество проданного товара.

Плановые мероприятия

Ревизия в магазине может проводиться в несколько этапов. Их количество зависит от размеров точки, объема товара, ассортимента. Перед началом проверки составляется план. При этом учитывается возможность вносить в него коррективы и дополнения по мере выявления нарушений. Если не изменять ход проверочных мероприятий, ревизия в магазине может быть неэффективной.

В некоторых случаях план, даже хорошо продуманный, приходится корректировать после выявления некоторых фактов. Вместе с этим дополнение и внесение изменений в ход контрольных мероприятий должны быть обоснованными. Корректировки проводятся до того момента, пока не будут собраны все материалы, необходимые для правильного представления о состоянии дел.

Цель

В этом разделе описываются основные задачи, которые будут решены посредством проверки. Они зависят от масштаба предприятия. Так, например, в крупной точке проверяется состояние складов, соблюдение правил хранения продукции, правильность проведения кассовых операций и так далее. Несколько иные цели преследует ревизия в магазине.

Участники проверки

В зависимости от масштабов магазина к ревизии могут привлекаться различные специалисты. Например, это могут быть технологи, снабженцы, финансисты, бухгалтера. Руководителю проверки необходимо правильно распределить задачи между привлеченными лицами, проследить за полнотой контроля отдельных участков в магазине.

Он также организует надлежащее оформление результатов, оказывает практическое содействие участникам. В соответствии с составленной программой определяются возможность и необходимость использовать те или иные ревизионные средства, способы и приемы получения и обработки сведений. Перед началом проверки проводится совещание с лицами, привлеченными к ней.

Источник: https://kupit-krohe.ru/mashina/reviziya-v-magazine/

Инвентаризация: как провести ее правильно, быстро и точно?

Для предотвращения временного саботажа переучета необходимо внедрять технологию переучета максимально быструю и точную, поговорим именно о методике проведения инвентаризации, включающей несколько этапов.

Этап 1. Подготовка учетной системы

В первую очередь необходимо закрыть период, восстановить базу, устранить наиболее вопиющие случаи некорректных движений, особенно отрицательные остатки, назначили исполнителей из независимых аудиторов и выбрали время переучета.

Считается очевидным, что переучет должен проводиться в неработающем магазине, например, ночью, однако бывают круглосуточные магазины, желающие провести учет без закрытия. Такая позиция неправильно, но если этого не избежать необходимо учесть несколько моментов:

• на основании почекового анализа продаж выбирается время минимальной загрузки магазина;
• если во время переучета производится приемка товара, то она должна проводиться в отдельно выделенное физически место, чтобы исключить перемешивание товарных запасов – переучтенных и принятых;
• необходимо блокировать доступ к отдельным полкам на то время, пока на этой полке товар пересчитывается;
• после завершения инвентаризации сумму выявленных недостач следует скорректировать на сумму продаж текущей смены;
• оценка товара, который на момент инвентаризации находится в корзинках покупателей: t – среднее время нахождения товара в корзинке покупателя (в среднем, около 30 мин), T – время проведения инвентаризации, и при этом время, в течение которого покупатель ходит по магазинам меньше времени инвентаризации. Соответственно, товар, который лежит в корзинках – положен туда в течение времени t, а весь товар, который был положен в корзины раньше уже продан и войдет в оперативную сводку. Следовательно наша задача состоит в том, чтобы оценить как раз именно t, а товар, который лежит в корзинках на момент оперативной сводки будет продан в течение следующего часа. Поэтому, если мы возьмем среднюю сумму продажи за этот час и умножим ее на t, то получим приблизительную оценку товара, который находится  корзинках. Таким образом, для минимизации этой оценки следует выбирать время переучета так, чтобы оно не только начиналось, но и заканчивалось в момент минимальной загрузки магазина.

Этап 2. Пересчет товаров

Он должен быть произведен максимально быстро и максимально точно. В связи с этим, уже неотъемлемой частью работы любого магазина являются система штрихкодирования (с учетом размерной сетки, если мы говорим о магазине одежды или обуви) и использование терминалов сбора данных (с учетом весовых штрихкодов и штрихкодов упаковок, если мы говорим о продуктовой рознице).

На интуитивном уровне понятно, что пересчет товара происходит таким образом, что аудиторы с терминалами ходят по магазину и сканируют все товары.

Однако  хочется внести уточнение: бригад, сканирующих товары должно быть две, в результате чего должно получиться два полных документа, куда входят все остатки и потом специальным инструментом «сравнение инвентаризаций»  формируется картина из тех позиций, которые две группы посчитали по-разному.

Такой подход снижает вероятность ошибки потому что даже если обе бригады допускают ошибку в пересчете позиций с одинаковой вероятностью, то вероятность того, что они одинаково неправильно посчитают одну товарную позицию равна 0,1% или даже меньше.

Такая технология, конечно, порождает дополнительные временные затраты, но обеспечивает очень высокую точность пересчета товаров.

Альтернативный вариант пересчета товаров сохраняет вероятность ошибки, но значительно сокращает временные затраты на проведение инвентаризации.

Технология подразумевает две группы сотрудников, одна из которых ходит по магазину, пересчитывает товары и клеит бумажки с количеством товара, а вторая бригада, оснащенная терминалами сбора данных сканирует штрихкоды и сразу же вводит количество товара в документ.

Подсчет весового товара можно считать двумя способами, если он не расфасован: либо расфасовать прямо в рамках инвентаризации, либо взвесить на весах и записать в специальный бланк с внутренним кодом товара (причем внутренний код должен быть на бланке обязательно, иначе перенесение остатков в базу превратится в настоящую пытку!). Учитывая, что позиций весового товара, как правило, в магазине гораздо меньше, чем остального, внесение в базу остатков, пересчитанных вторым способом, не займет много времени.

Пересчет прикассовой зоны можно облегчить следующим способом: кассиру необходимо провести через кассу все товары, сформирует документ специального вида и сбросит его в учетную систему, заполнив документ «инвентаризация».

Этап 3 Обработка результатов

Одним из важнейших вопросов, связанных с обработкой результатов является вопрос выявления фальсификаций, о которых могут свидетельствовать:

• неправдоподобно красивые результаты переучета (скорее всего, результаты инвентаризации подогнаны под «нужные»);
• отсутствие расхождений в группах товаров, популярных для хищения;
• отсутствие расхождений в остатках товаров (скорее всего, сотрудники откуда-то получили данные об учетных остатках и подвели остатки под необходимые);
• расхищения в остатках не связаны с популярными для хищения товарами;
• контрольный пересчет с высокой вероятностью отличается от основного (свидетельствует о саботаже либо переучета, либо всего переучета в целом).

Этап 4. Меры по результатам анализа инвентаризации

Касательно расхождений, выявленных в рамках текущей инвентаризации, то по таким товарным позициям должна назначаться дополнительная неполная инвентаризация, которая займет намного меньше времени, и которую гораздо проще сделать внезапной.

Кроме того, существуют инструменты, которые позволяют понять, по каким товарным позициям наиболее часто происходит списание по результатам всех инвентаризаций за некоторый период.

Выявление таких позиций говорит о том, что воруют их постоянно и пересчитывать их необходимо чаще, чем другие, назначая внеплановые неполные инвентаризации по данным позициям и приучать персонал воровать меньше.

О том, какие варианты махинаций встречаются в инвентаризации и как сотрудникам удается избежать наказаний читайте в статье “Фальсификация результатов переучета: как избежать и как с ней бороться?“

”

Источник: https://trade-drive.ru/materialy/publikatsii/435/

Как сделать ревизию в магазине | Сделай все сам

Ревизия в магазине проводится с целью определения остатков товара и обнаружения денежных недостатков.

В зависимости от направления деятельности магазина, товар может учитываться в штуках, килограммах, метрах.

При ревизии товара в магазине расчеты нужно делать по цене закупки, то есть по входящей цене. В случае ревизии денежных средств расчеты ведутся по цене продажи товара.

Вам понадобится

• Товар, выручка, члены ревизии, персонал магазина, предыдущие акты ревизии, убыточные с перечнем привезенного товара.

Инструкция

1. Дабы быть уверенным в сохранности физических ценностей, собственнику надобно проводить ревизию в своем магазине .

По правилам ревизию проводят два раза в год, при этом необходимо сделать приказ на проведение ревизии, в составе комиссии должно быть минимум 3 человека.

Если с продавцами заключался договор на физическую ответственность, в случае смены материально ответственного лица проводится добавочная ревизия.

2.

В ходе проведения ревизии денежных средств вначале необходимо взять остаток с предыдущей инвентаризации товара, остановив при этом реализацию продукции, прибавить новейший товар, тот, что поступил позже последней инвентаризации в денежном эквиваленте.

Для возрастания производительности подсчет товара обязаны делать два человека, один считает, 2-й перепроверяет. Позже чего прибавляется выручка и вычитается списание. Если был возврат товара – эта сумма тоже отнимается. В результате недостача не должна превышать 2%.

3. К сожалению, избежать расхождений получается редко. Появляются они обыкновенно из-за воровства персонала, либо воровства клиентов и пересортицы товара. Для инвентаризации продуктов питания надобно рассматривать усушку и утряску товара. Если в ходе ревизии выявлена недостача определенной группы товара, желанно перепроверить еще раз.

Проверьте, не позабыли ли вы пересчитать товар, лежащий в подсобке либо на складе. Если при ревизиях непрерывно выявляется недостача не больше 2% от выручки, то это считается нормой. Когда показатель возрастает до 5%, следует заменить персонал либо ужесточить охранную систему.

Позже проведения ревизии составляется акт в 2-х экземплярах, тот, что подписывают коллеги и комиссия.

Совет 2: Как проводить ревизию

В современном мире предпринимательства и громадного числа торговых центров, павильонов и магазинов существует одна всеобщая нужная операция, которая разрешает подсчитать число товара, находящегося на реализации и узнать, не происходит ли со стороны наплевательских продавцов хищение товаров.

Решение проводить ревизию принимается начальством магазина либо же она проходит в соответствии с графиком, тот, что обозначает ревизор либо ревизорская группа данной компании. Проводить ревизию – значит контролировать каждый процесс от начала и до кона.

Для проведения ревизии нужно вначале подробно ознакомиться с книгами прихода-расхода, а также с программой, в которой расписано, сколько товаров находится на балансе в данный момент.Позже этого нужно всякую группу товаров отдельно посчитать по их наличию, после этого сравнить полученные данные с обозначенными в сводном балансе. В идеале они обязаны совпадать всецело.

Впрочем на практике происходит зачастую так, что куда-то волшебным образом исчезают товары. Тут могут быть несколько вариантов, но раньше каждого, надобно исключить ошибку в пересчете, для этого необходимо тот же выбор проверить поштучно еще раз и если выяснится недостача товара, начать обзор, каким образом это могло случиться.

По практике торговых фирм, сумма товара, тот, что был потерян, делится на всех продавцов, которые по данному направлению товара вели торговлю. Не исключен и случай кражи товара клиентами, но цель ревизии не расследовать причинно-следственные отношения, а узнать, имеет ли место быть недостача либо нет.

Для грамотного проведения ревизии нужно составлять протокол ревизии, в котором будут подписи всех лиц, которые принимали участие в данном мероприятии во избежание несогласия насчет обозначенных цифр дефицита.

Проводить ревизию логичнее каждого в конце месяца, потому что она станет классным выводом работы за месяц и дозволит помесячно исследовать присутствие убытков в данном торговом секторе. О ревизии, всех участвующих в ней, нужно предупреждать предварительно.

Также нужно составлять план по магазинам такой, дабы была вероятность привлечь работников в поддержка ревизорам для пересчета продукции, тогда время ревизии гораздо сократится, а показатель полезности повысится.Ревизия – дюже действенный инструмент не только контроля, но и психологического устрашения продавцов и ответственных за товар администраторов, потому что она наглядно показывает, что всякое хищение продукции станет дополнительной финансовой нагрузкой на всех, кто к продукции имел хоть какое-то отношение. 

по теме

Совет 3: Как определить ревизию

Ревизия является одним из способов финансового контроля, тот, что разрешает проверить законность и обоснованность делаемых на предприятии хозяйственных операций. В процессе ревизии изучается правильность оформления бухгалтерской отчетности и закономерность действий работников организации, ответственных за ее составление.