Как назначить деловую встречу в письме

Содержание
  1. Как написать грамотное письмо по итогам встречи – памятка — Карьера на vc.ru
  2. Перед встречей
  3. Структура текста приглашения на встречу
  4. В конце встречи
  5. Структура фоллоу-апа
  6. Пример
  7. Как написать официальное письмо с просьбой о встрече
  8. Требования
  9. Схема составления
  10. Реквизиты
  11. Номер и дата
  12. Данные адресата
  13. Обращение
  14. Представление
  15. Скрипты для назначения встречи: что говорить, чтобы встретиться с клиентом
  16. Ключевые части делового письма клиенту
  17. Приёмы для подготовки письма:
  18. Звонок клиенту
  19. Структура беседы
  20. Этого нельзя делать при назначении встречи с клиентом
  21. Официальное письмо приглашение на встречу образец
  22. Причина
  23. Назначение встречи
  24. Дополнительные части
  25. Письмо приглашение
  26. Пример
  27. На мероприятие
  28. На собеседование
  29. На конференцию
  30. 5 шагов назначения встречи при холодном звонке
  31. Образец
  32. Займите лидерскую позицию
  33. Идите на встречу, чтобы объяснить, а не чтобы продать
  34. Убедитесь, что любая часть коммуникации несет очевидный смысл
  35. Объясните, когда можно задавать вопросы
  36. Задавайте встречные вопросы
  37. Не спорьте о деталях
  38. В конце встречи сделайте саммари, как в начале
  39. Как правильно составить письмо о назначении встречи
  40. Письмо-просьба
  41. Письмо о встрече для переговоров
  42. Сопроводительное письмо: 5 ошибок соискателей

Как написать грамотное письмо по итогам встречи – памятка — Карьера на vc.ru

Как назначить деловую встречу в письме

Эта статья о том, как писать письма до и после встреч с клиентами, но основные идеи применимы и для совещаний.

Наталия Потёмина, консультант по b2b продажам

Follow-up (фоллоу-ап) – письмо с итогами встречи

Agenda (адженда) – повестка встречи

Перед встречей

  1. Выяснить, кто ещё будет присутствовать на встрече. Попросить у клиента их email-адреса.
  2. Сформулировать адженду.
  3. Создать мероприятие в календаре и пригласить участников.

Структура текста приглашения на встречу

  • Тема: сформулируйте в двух словах, о чём вы будете говорить.Плохо: “встреча с маркетингом”. Хорошо: “Новогодние подарки партнёрам HR-службы”
  • Приветствие: если участников немного, потрудитесь вспомнить их имена.Плохо: “Доброго времени суток!”. Хорошо: “Алексей, Ирина, добрый день.”

Любителей “доброго времени суток”, “приветствую”, “извиняюсь” и верениц восклицательных знаков в аду ждёт коуч личностного роста и тренинг по холодным звонкам!!!

  • Вводные слова: напомните, почему Вы решили, что состоится встреча.Плохо: “В целях обеспечения бесшовной миграции на microsoft office…”. Хорошо: “Мы договорились о встрече по microsoft office в пятницу в 14:00 в офисе %название компании%”.
  • План встречи: список вопросов, которые нужно решить + тайминг по каждому вопросу, если их больше двух.Плохо: “На встрече обсудим судьбу нашего проекта”. Хорошо: у нас три вопроса: %первый%, %второй% и %третий%, по каждому мы должны уложиться в 20 минут.”
  • Ожидаемый результат встречи: если выше у вас был список, то в конце хорошо бы признаться, к чему эта встреча должна привести. Плохо: “Надеюсь, мы успеем обо всём договориться”. Хорошо: “В результате мы должны сформировать пошаговый алгоритм согласования и проведения рекламной кампании”
  • Имя и контакты: в приглашениях используйте сокращённую форму имя-телефон-компания-должность

Если кто-то из участников принял встречу «под вопросом» или отклонил приглашение, уточните лично, в чём причина. Возможно, стоит предложить другое время.

Если встреча запланирована более чем за неделю, то за день до встречи хорошо бы отправить напоминание о предстоящем событии.

В конце встречи

  • Сверьтесь с планом и убедитесь, что ничего не упустили
  • Вслух подведите итоги

Объявление на vc.ru Отключить рекламу

После встречи (максимум через сутки, но лучше в течение 2 часов) отправляем участникам фоллоу-ап.

Если встреча прошла не так, как Вам хотелось, и особенно если клиент по итогам встречи решил остановить свой выбор не на Вашей компании, фоллоу-ап всё равно нужно качественно подготовить и отправить. Из таких мелочей складывается репутация.

Структура фоллоу-апа

  1. Приветствие (даже если виделись полчаса назад)
  2. Вводные слова (дата, тема и участники встречи)
  3. Что проговорили, какие решения приняли
  4. Следующие шаги (даты, ответственные)
  5. Контакты

Пример

Сегодня в 15:00 мы обсуждали внедрение CRM в вашей компании.

Я услышал следующее (поправьте меня, если не так услышал):

  • Проектом по внедрению с Вашей стороны будет управлять Алексей Кортнев
  • К ноябрю 2019 отдел продаж должен полностью перейти из старой CRM в новую
  • К моменту миграции необходимо подготовить регламенты по работе с системой
  • В первом квартале будем прорабатывать визуализацию результатов отдела
  • 12 августа на совете директоров будет принято итоговое решение о сроках и условиях запуска проекта
  • Выбрать поля, необходимые в карточке сделки – Алексей, к 07.08 (список возможных полей я прикрепил к этому письму)
  • Прислать пример отчёта менеджера по продажам – Евгений, к 06.08
  • Подготовить скриншоты будущей карточки контрагента для презентации на СД – я, к 08.08
  • Подготовить предложение по автоматизации отчётности – я, к 09.08
  • Назначить встречу по теме визуализации данных – я, 14.01

Спасибо за конструктивную встречу! Если появятся вопросы до, во время или после совета директоров, я с удовольствием отвечу.

С уважением, Подрыв Устоев | ООО Далее Неразборчиво | 88120001234

Составляя любое письмо, особенно письмо клиенту, важно помнить:

  • Письмо могут переслать без комментариев, и тогда получатель должен понять, о чём речь
  • Письмо может пригодиться через полгода, и любой участник беседы должен по нему вспомнить, что там происходило

Если эта шпаргалка кажется вам полезной, помогите мне выбрать, о чём писать дальше.

Следующая статья

Что делать с сейлзом, который вот-вот выгорит

Как управлять удалёнными сотрудниками

Визуализация результатов в отделе продаж

Показать результаты

Переать

Проать

#whoispotemina #np_salesmethodology

Источник: https://vc.ru/hr/77746-kak-napisat-gramotnoe-pismo-po-itogam-vstrechi-pamyatka

Как написать официальное письмо с просьбой о встрече

Как назначить деловую встречу в письме

Сложно представить, какую роль в ведении бизнеса играют контакты. Посредником между контрагентами может стать письмо о встрече для переговоров.

Этот документ информирует партнера о том, что имеется готовность к переговорам. Унифицированного образца для бумаги не существует.

Однако, исходя из общепринятых норм составления деловых писем, можно ориентироваться на приведенный образец и готовый бланк для заполнения.

Требования

Есть каноны деловой переписки, от которых не следует отступать во избежание неверного истолкования. Если в письме будут явные нарушения одного из пунктов, то послание может быть воспринято как оскорбление. Чем лучше составлено письмо о встрече для переговоров, тем больше шансов есть для того, чтобы эта встреча состоялась.
Итак, письмо должно:

  • Быть составлено правильным языком, без грамматических и синтаксических ошибок.
  • Иметь официально-деловой стиль изложения. Тон – исключительно доброжелательный, вне зависимости от фактически испытываемых эмоций к адресату. Также должно чувствоваться уважение и стремление к соблюдению интересов общего дела, к взаимной выгоде, сотрудничеству.
  • Составляться с учетом этических норм, принятых в деловых кругах.
  • Иметь оптимизированную структуру, содержать короткие фразы, четко выражающие определенную мысль. Логика изложения поддерживается четким внешним делением документа на составные части.
  • Использовать только те языковые конструкции и средства, которые понятны адресату. В письме не должно быть завуалированных фраз.

Несмотря на то, что в настоящее время большая часть переговоров проходит в электронном виде, соблюдение описанных выше рекомендаций актуальна и для них. Но деловые письма, оформленные «по старинке», на бумаге, тоже имеют свои преимущества. Их несколько.

  • При их использовании легче представить документальные доказательства в судебной инстанции. Взять сохраненную бумагу проще, чем копировать электронное письмо, распечатывать его, а потом – доказывать его подлинность.
  • Документацию нужно регистрировать в журналах учета. Это позволяет их легче находить.
  • Контролирующим организациям проще вести свою работу.

Схема составления

Зная основной формат составления любого делового письма, можно, ориентируясь на образцы, самостоятельно написать совершенно любое из них. Главное – знать цель послания.

Итак, выложенный образец письма о встрече для переговоров содержит следующие сведения:

  • Данные организации.
  • Номер и дату документа.
  • Наименование адресата.
  • Обращение.
  • Представление.
  • Аргументацию обращения.
  • Назначение встречи.
  • Цель.
  • Подпись.

Реквизиты

Данные организации могут содержаться как в шапке письма, так и отдельно (могут печататься в самой верхней части листа). Но дать адресату знать, каким образом можно связаться с отправителем, надо обязательно. Если письмо составляется в электронном виде, то это могут быть просто телефоны в конце письма.

Номер и дата

Нумерация входящей и исходящей корреспонденции чрезвычайно важна, так как именно она впоследствии отображается в журналах регистрации. Именно подобного типа записи являются прямым доказательством самого факта существования переписки организаций.

Дата в верхней либо нижней части письма – это дата его подписания. Без подписи листок с текстом не имеет юридической силы.

Данные адресата

Наименование адресата должно быть в правом верхнем углу. В практике деловых взаимоотношений встречались ситуации, когда письма были отосланы по ошибке другому адресату.

Для страховки от подобных случаев тот, кто пишет письмо, должен указывать в деловой переписке всю информацию, которая ему известна о адресате, даже если это только ФИО, телефон, адрес сайта и электронной почты.

В идеале должны стоять адресные и прочие данные.

Обращение

Уважительный тон письма должен чувствоваться уже в самом обращении. Может присутствовать слово «уважаемый» и имя и отчество того человека, которому предназначается письмо. Если это должностное лицо (и письмо направляется в ту компанию, где специалист работает), то желательно указать его или ее должность, специальность.

Представление

Этикет требует, чтобы тот, кто обращается к кому-либо, представился сам. Это может выглядеть так: «Меня зовут Иванов Иван Иванович, я менеджер компании «Юность»». Если завяжется переписка либо будет принято решение о встрече, адресат должен точно знать, как именно обращаться к тому, с кем он хочет связаться.

Источник: https://itakstr.ru/kak-napisat-ofitsialnoe-pismo-s-prosboy-o-vstreche/

Скрипты для назначения встречи: что говорить, чтобы встретиться с клиентом

Как назначить деловую встречу в письме

Прежде чем договариваться о встрече с клиентом по телефону, лучше сделать это письменно по электронной почте или в мессенджере. Так вы подготовите клиента, поможете ему сориентироваться в общих чертах в информации, которой будет посвящена встреча.

Наши продукты помогают вашему бизнесу оптимизировать расходы на маркетинг

Узнать подробнее

Первая задача письма — произвести хорошее впечатление. От этого во многом зависит, дочитает ли клиент письмо до конца, а значит — появится ли у вас шанс получить то, что вы хотите, или нет. Здесь имеет значение всё – от выбора слов, логики, вежливости и грамотности текста до стиля и размера шрифта, форматирования, длины и подписи.

Вторая задача — донести суть предложения. Третья – добиться встречи. 

Если речь идёт о потенциальном клиенте, прежде чем писать или звонить ему, проведите качественное исследование. Тогда в общении вы сможете продемонстрировать, что человек интересует вас персонально. Он увидит, что ваше письмо — не спам, оно адресовано именно ему.

Стремитесь к тому, чтобы четко представлять специфику отрасли, бизнеса, компании потенциального клиента и то, какие конкретно проблемы он пытается решить сейчас. Прочитайте все опубликованные интервью клиента и его компании за последние пару лет, а также изучите их аккаунты в социальных сетях.

Ключевые части делового письма клиенту

Начните с приветствия и представления себя:

«Добрый день, я %username%, аккаунт-менеджер компании %companyname%»

Сразу укажите цель встречи и то, какую выгоду из неё сможет извлечь клиент. Например:

«Мы провели комплексное исследование вашей компании и считаем, что у нас есть для вас выгодное деловое предложение»

Изложите суть предложения.

Спросите клиента об удобных ему дате и времени встречи. Это позволит клиенту свериться с календарем заранее, а не делать это на ходу, когда вы ему позвоните. Будьте готовы к тому, что горизонт планирования делового человека – неделя и больше, проявляйте терпение и не просите найти для вас время в ближайшие два дня — это раздражает. Укажите, сколько времени предположительно займёт встреча.

Если это новый клиент, спросите, где ему было бы удобно встретиться. Если встреча требует демонстрации сложного для транспортировки оборудования, пригласите клиента к себе и объясните, почему вы это делаете. В любом случае можно спросить: «Удобно ли вам будет приехать к нам в офис?» — и указать адрес.

Предупредите клиента о своём звонке. Напишите, что вы хотели бы обсудить подробности встречи по телефону, и переходите к договору о телефонном звонке.

Покажите, что вы цените время клиента — спросите в письме, когда ему будет удобно принять ваш звонок, и укажите, что звонок займёт не более 5 минут.

Не будет лишней фраза: «Если у вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, пишите и звоните мне». Сразу после неё идёт подпись.

В подписи обязательно укажите ваше имя, фамилию, должность и компанию, а также оставьте телефоны и другие способы связи, которые могут быть удобны клиенту — например, мессенджеры и аккаунты в соцсетях. 

Приложения: здесь уместно только то, что напрямую касается повестки предполагаемой встречи:

  • Если вы назначаете встречу с текущим или уже знакомым клиентом, отправьте ему информацию, которая даст максимальное представление о продукте или услуге, которые вы собираетесь ему предложить.
  • Если это потенциальный клиент, уместны будут ссылки на ваше портфолио, клиентские отзывы и другие материалы, подтверждающие вашу репутацию.

Обязательно укажите в тексте письма, что за документы вы приложили, каждый линк снабдите соответствующим комментарием.

Приёмы для подготовки письма:

  • Шрифты. Для деловой переписки принято использовать Arial, Times New Roman, Verdana, Cambria, Calibri и Courier New. Выбирайте размер шрифта в диапазоне 10-14 кегля.
  • Объём. Пишите ёмко и коротко. Письмо должно содержать не более трёх абзацев. В каждом абзаце — не более семи предложений. Максимальная длина письма — одна страница машинописного текста.
  • Структура. Невнятные и не сфокусированные на сути сообщения не приведут к результату. Письмо от начала до конца должно быть чётким и продуманным.
  • Заинтересованность. Задавайте вопросы. Так у клиента возникнет ощущение, что вы уже находитесь в диалоге с ним, а неприятного чувства, что ему пытаются «что-то впарить», напротив, не возникнет.
  • Грамотность. Перед отправкой перечитайте письмо. Убедитесь, что смысл донесён четко, между предложениями есть логические связки, и главное – текст написан грамотно. Орфографические и пунктуационные ошибки очень портят впечатление о человеке.

Звонок клиенту

Сколько времени должно пройти с момента отправки письма до звонка клиенту? Ориентировочно от 1 до 3 суток. Звонить раньше — невежливо, позже — поздно.

Ещё один вопрос, мучающий многих. Стоит ли звонить, если письмо отправлено, а ответа нет. Определённо — да. Письмо могло попасть в спам, или человек был слишком занят и забыл. Возможно, он прочёл текст «по диагонали» и не обнаружил своей выгоды. Причин может быть сотня.

Вы можете звонить уже на следующий день, но не позднее, чем через три дня.

Структура беседы

Помните, ваша цель — убедить потенциального клиента в необходимости личной встречи. 

  • Поздоровайтесь, назовите собеседника по имени или имени и отчеству.
  • Представьтесь, назовите своё имя, компанию и должность.
  • Обязательно спросите, удобное ли сейчас время для звонка. Если нет — спросите, когда удобно перезвонить. Обозначьте, что вы не отнимете много времени — не более 5 минут. Идеальное время для разговора, целью которого не является продажа — 3 минуты.
  • Напомните о письме, одним предложением изложите его суть.
  • Дальше можно использовать вопросительное или оценочное утверждение. Например: «Вы наверняка заинтересованы в снижении издержек при растаможивании». Цель — расположить собеседника и повысить уровень его доверия. Но сработает утверждение только при искренней заинтересованности и отсутствии нетерпения.
  • Спросите ещё раз об удобном времени и месте встречи или предложите свой вариант: «Удобно ли вам будет встретиться в среду в 13:00 в вашем офисе?»
  • Предложите прислать по почте все необходимые для встречи материалы, а также программу и список участников.

Этого нельзя делать при назначении встречи с клиентом

  1. Писать капслоком. Это крайне невежливо. У человека может возникнуть ощущение, что на него кричат, или же просто сомнение в вашей грамотности.
  2. Использовать смайлики, гифы, неформальную лексику, иронию и сарказм, писать и говорить языком, которым вы общаетесь со своими друзьями.

    Это можно себе позволить только с очень давним и лояльным клиентом, да и то не с любым.

  3. Ставить пометку «срочно» и запрашивать подтверждение о прочтении. Это можно делать только в письмах коллегам и подчиненным, но не клиентам.
  4. Писать и звонить несколько раз в день.

  5. Акцентировать внимание на себе. 
  6. Пытаться продать товар или услугу по телефону.
  7. Упрекать клиента в чём бы то ни было письменно или устно. Если в разговоре клиент раздражен и недоволен, скажите: «Не буду сейчас отнимать ваше время.

    Разрешите перезвонить вам через некоторое время?» — и вежливо попрощайтесь.

Узнать подробнее

Источник: https://blog.calltouch.ru/skripty-dlya-naznacheniya-vstrechi-chto-govorit-chtoby-vstretitsya-s-klientom/

Официальное письмо приглашение на встречу образец

Как назначить деловую встречу в письме

› Письма записки

04.11.2019

Сложно представить, какую роль в ведении бизнеса играют контакты. Посредником между контрагентами может стать письмо о встрече для переговоров.

Этот документ информирует партнера о том, что имеется готовность к переговорам. Унифицированного образца для бумаги не существует.

Однако, исходя из общепринятых норм составления деловых писем, можно ориентироваться на приведенный образец и готовый бланк для заполнения.

Причина

У любого письменного обращения должна быть цель. В письме о встрече для переговоров должны быть четко описаны причины, которые побудили одну из сторон пойти на контакт.

Назначение встречи

Для того чтобы письмо было направлено на конкретное действие, автор должен указать место и время встречи. Назначение даты – это щекотливый момент. Автор письма о встрече для переговоров может поступить одним из трех способов:

  • Назначить конкретную дату.
  • Назначить дату, но с оговоркой, что ее можно скорректировать по совместной договоренности либо по желанию адресата.
  • Поставить временные рамки, в которые удобно было бы встретиться. Например, со 12.00 вторника до 18. 00 четверга. Даты при этом все же необходимо указывать.
  • Оставить дату и время встречи на усмотрение второй стороны.

Читать еще:  Образец написания записки учителю

Последний вариант является самым вежливым, но менее надежным. Ведь деловая переписка подразумевает и мотивирующий на совершение действия партнером момент. А в последнем пункте вся инициатива в вопросе назначения даты перекладывается на адресата. Если есть уверенность в том, что встреча состоится, то можно так поступить.

Дополнительные части

В качестве необязательных (но применимых в частных случаях) элементов письма можно отметить:

  • Благодарность за возможность пригласить на встречу.
  • Кто еще приглашен принять участие во встрече.
  • Как действовать, если у адресата нет возможности явиться для переговоров в указанное время. Например, послать письмо, внести предложения и пр.
  • Контактное лицо (если этой информации не было в начале).

В принципе, письмо о встрече для переговоров составляется в свободной форме. Главное, чтобы все требования, которые предъявляются к нему, были соблюдены.

Письмо приглашение

Деловое письмо-приглашение — это приглашение на какое-то мероприятие: конференцию, работу, собеседование, выставку, встречу, концерт, благотворительный вечер, семинар, совещание и т.п.

Пример

Как и другие виды служебных писем, письмо-приглашение составляется по шаблону:

[Адрес] [телефон, email и т.д.]

Уважаемые(-ая, -ый) дамы и господа.

Приглашаем вас принять участие в [название и/или описание события], которое будет происходить в [адрес/название учреждения и т.п.]. Организаторы [название события]: [список организаторов]. Ведущие [название события]: [список ведущих]. Во время [название события]: [чему посвящено, список обсуждаемых вопросов и так далее].

[Некоторая дополнительная информация]

За дополнительной информацией о [название события] обращаться по [телефон, email, адрес, и т.п.].

Генеральный Директор такой-то конторы подпись В.М. Батькович

Обязательные реквизиты письма-приглашения: наименование организации, код организации, справочные данные об организации, ОГРН, ИНН, дата, регистрационный номер, адресат, подпись руководителя, отметка об исполнителе.

Текст письма-приглашения должен быть краток, лаконичен, корректным и не должен допускать различных толкований.

Письмо-приглашение должно быть посвящено только одному вопросу (мероприятию, событию), кроме случаев их тесной взаимосвязи и расположении в одном структурном подразделении организации-отправителя.

Письмо составляется в двух экземплярах (второй экземпляр визируется составителем, руководителем подразделения-отправителя и остаётся у организации-отправителя).

Как составить письмо напоминание о задолженности образец.

Гарантийное письмо на юридический адрес от собственника доступен по ссылке.

Акт выполненных работ по договору оказания услуг http://delo-up.ru/akt/akt-vypolnennyh-rabot-obrazets.html#t4.

На мероприятие

На нашем сайте можно скачать образец официального приглашения на мероприятие (концерт):

На собеседование

Приглашение на собеседование. Шаблон.

Существует определённый шаблон приглашения на собеседование.

Пример 1. Уважаемый Петренко Александр Александрович (Ваше ФИО).

Спасибо за присланное резюме на должность ***. Мы ознакомились с Вашим резюме и Ваша кандидатура нас заинтересовала. Мы приглашаем Вас на собеседование, которое состоится 10 июля в 10:00. Вас встретит менеджер отдела *** — Васильев Юрий Валериевич. С уважением, компания ***.

Пример 2.
Уважаемый Петренко Александр Александрович (Ваше ФИО). Компания «***» приглашает Вас пройти собеседование на занятие должности администратор, которое состоится 25.10.2013 в 11.00. С уважением, компания ***.

Письмо 3.
Уважаемый Петренко Александр Александрович (Ваше ФИО). Я недавно получил Ваше резюме на вакансию ***. Мы уже нашли кандидата на эту должность, но у нас есть другая свободная позиция, которая возможно Вас заинтересует. Пожалуйста, позвоните мне по телефону [номер] и мы обсудим с Вами детали. С уважением, Анасов Пётр Николаевич.

На конференцию

Приглашаем Вас стать участниками научной конференции [название].

Тема [название] издавна привлекает внимание специалистов. На конференции мы хотели бы поговорить о […]. И, конечно же, речь пойдет о […].

Работу конференции планируется сопроводить выставкой предметов, иллюстрирующих рассматриваемые темы. Предполагается издание текстов докладов и каталога выставки.

Конференция состоится 12.08.2013 г. в деловом центре «Делопись.ру» (г. Москва, ул. Льва Толстого, 15).

Источник: https://gimnazia40.ru/pisma-zapiski/ofitsialnoe-pismo-priglashenie-na-vstrechu-obrazets

5 шагов назначения встречи при холодном звонке

Как назначить деловую встречу в письме

Написать письмо о встрече с клиентом – задача не из легких. Поскольку с ней сталкиваются многие предприниматели, то мы решили рассмотреть основные требования при составлении делового письма:

  1. Официально-деловой характер, сочетающий доброжелательность и уважение, интересы дела и этические нормы отношений.
  2. Четкая и лаконичная структура. Излагать мысли следует корректно и вежливо. Логическая структура изложения достигается благодаря строгому членению текста на абзацы.
  3. Языковые средства, соответствующие нормам русского литературного языка и понятные адресату.

Образец

Наиболее распространенная структура делового письма о назначении встречи клиенту выглядит следующим образом:

Необходимо избрать деликатную форму обращения. В современной деловой переписке принято указывать как имя и отчество адресата, так и его звание, и профессию. Отсутствие обращения истолковывается как оскорбление, нарушение норм делового этикета.

Статьи по теме (кликните, чтобы посмотреть)

  • Заявление о подделке подписи образец — Правовой центр
  • Уважаемый профессор Петр Иванович!
  • Достопочтенный господин ректор Сергей Федорович!
  • Высокопоставленный господин министр Алла Семеновна!

Если письмо о назначении встречи с клиентом является результатом договоренности или ответом на согласие, приглашение, запрос, то уместным будет после обращения к адресату выразить благодарность.

  • Прежде всего, благодарим Вас за…
  • Спасибо за предоставленную возможность…
  • Примите от нас искреннюю благодарность за…

Данный пункт необходим лишь в случае задержки письма. Например, по какой-либо причине вы не смогли вовремя выслать свое предложение (не выполнен заказ, опоздали на встречу, поступила жалоба и прочее), по этикету за доставленные клиенту неудобства вам следует извиниться.

  • Извините, нам так неудобно, что…
  • Искренне просим прощение за случившееся недоразумение…
  • Хотим извиниться за причиненные хлопоты.

Общеустановленным требованием в деловых письмах считается ссылка на предыдущие события: электронное письмо, встречу, телефонный разговор. Обязательно прописывается число.

  • В ответ на Ваш запрос от (дата)…
  • В соответствии с соглашением на (дата)…
  • Согласно договоренности на (дата)…
  • Это письмо является продолжением нашего телефонного разговора от (дата)…

5. Причина (предмет разговора).

В тактичной форме указываете основания для встречи (выплата гонорара, обсуждение нюансов, составление договора и прочее).

  • Мы подробно изучили предложенный Вами проект и хотели бы обсудить детали.
  • Нас заинтересовало Ваше предложение…
  • В течение нескольких месяцев я изучал Ваши навыки…
  • Мы надеемся на встречу с Вами, чтобы выработать положительное решение.
  • Мы обсуждали… Вы хотели приобрести…

6. Назначение встречи.

Обычно прописываются дата и время. Но если встреча не представляется возможной, то уточняется, как можно связаться и когда.

  • 15 марта 2020 года в 14:00.
  • Пожалуйста, сообщите, если данное время Вас не устраивает.

Уместным аргументом в необходимости встречи выступит заверение адресанта о пользе сотрудничества.

  • Уверяем, Вы можете рассчитывать на нашу поддержку в любых вопросах, касающихся…
  • С нашей стороны мы готовы предложить… Просим Вас еще раз ознакомиться с…
  • Полагаем, наше предложение выгодно для Вас, потому что…

Традиционно дублируется благодарность, высказанная в начале письма.

  • Позвольте поблагодарить Вас…
  • Благодарим за желание помочь нам в…
  • С нетерпением ждем замечательных деловых отношений с Вами в ближайшей перспективе…
  • Спасибо за…
  • С уважением…
  • Желаем успехов!
  • С благодарностью и наилучшими пожеланиями…

Убедитесь, что в конце письма указаны ваше имя и контакты, по которым можно связаться.

Цель делового письма о назначении встречи – налаживание бизнес-отношений и получение выгоды от работы с клиентом. Чем грамотнее и деликатнее ваше письмо, тем больше оснований у клиента для совместного сотрудничества.

Займите лидерскую позицию

Люди хотят работать с теми, кто будет управлять процессом, принимать решения и предугадывать проблемы, поэтому сразу начните мягко модерировать вашу встречу.

Опишите ситуацию и ее развитие: с каким предложением вы пришли, какие итоги уже принесли предварительные обсуждения в звонках и переписках.

Сообщите, сколько будет идти ваша встреча, какие вы раскроете вопросы и к какому результату должны прийти. Это поможет людям расслабиться.

Лидерская позиция не предполагает, что вы должны стоять, широко расставив ноги. Она предполагает, что ваш клиент чувствует себя на встрече в надежных руках.

Идите на встречу, чтобы объяснить, а не чтобы продать

Эта встреча — место, где вы можете помочь заказчику разобраться в вашем предложении: деталях проекта, креативной стратегии, плане корпоративного обучения.

Вы уже создали стратегию, которая сама себя продаст, если вы поможете в ней разобраться. Вы должны быть немного фасилитатором, чуть-чуть психологом и настраивать себя на то, чтобы помочь в решении возникшей у заказчика проблемы.

Это приятная роль, она придает уверенность и вызывает доверие.

Убедитесь, что любая часть коммуникации несет очевидный смысл

Нужно понимать, зачем вы рассказываете о себе, о своих клиентах, о своей команде. Если очевидного смысла нет — не рассказывайте. В ключевую встречу нужно вынести только то, что принципиально важно обсудить в реальном времени.

Иногда можно подсветить пару релевантных кейсов вместо того, чтобы вводить в презентацию слайд с кладбищем логотипов. Или отразить в справке реальную роль отдельных участников команды, привлеченных к реализации стратегии, вместо наград и премий босса.

Суть в том, чтобы правильно расставить акценты и привести релевантный пример, а не брать количеством логотипов или офисов по всему миру. Удалите все слайды, которые сами бы пролистали, не вглядываясь. Персонифицируйте презентацию и сконцентрируйте всю информацию на целях конкретного заказчика.

Объясните, когда можно задавать вопросы

Есть две стратегии работы с вопросами собеседников. Вы можете сказать, что ответите на все вопросы прямо по ходу презентации, или попросить записать их и задать их в конце. Если вы предпочитаете динамичную коммуникацию и чувствуете себя уверенно, дайте возможность задавать вопросы в любой момент.

Тем не менее, я не очень рекомендую этот вариант. В ходе презентации слушатель обладает только частью информации, а в финале — более полной картиной, поэтому вопросы в конце будут глубже. А если встреча проходит в онлайне, тактично перебивать вас будет сложно, особенно когда на экране презентация, а не окошки собеседников.

Задавайте встречные вопросы

В своих вопросах люди часто отражают свои сомнения: в вашей компетентности, в способности реализовать масштабный проект, реалистично анализировать риски. Важно ловить эти сомнения и прямо спрашивать, есть ли проблема, которую вы почувствовали — и давать информацию, которая закроет вопрос.

Встреча — ваш шанс быстро проработать такие возражения или отбросить их за ненадобностью. В переписке, если за презентацией не последует встреча, эти сомнения могут вообще не подниматься, а потом стать роковыми для сделки.

Вскройте все сомнения, которые найдете. Если человек останется с невысказанными и нерешенными вопросами, он может вам отказать, потому что «не убедили», «вроде ничего, но у других было как-то понятнее» и т.д..

Не спорьте о деталях

Много мелких возражений в разных частях проекта означают, что где-то на этапе выше вы не договорились о том, зачем вообще работать вместе. Вернитесь к целям и причинам своих предложений.

В конце встречи сделайте саммари, как в начале

Проговорите, о чем вы рассказали, о чем договорились и какие шаги должна сделать каждая сторона.

Jacob Lund/Shutterstock

Как правильно составить письмо о назначении встречи

Обычно прописываются дата и время. Но если встреча не представляется возможной, то уточняется, как можно связаться и когда.

  • 15 марта 2020 года в 14:00.
  • Пожалуйста, сообщите, если данное время Вас не устраивает.

7. Убеждение. Уместным аргументом в необходимости встречи выступит заверение адресанта о пользе сотрудничества.

  • Уверяем, Вы можете рассчитывать на нашу поддержку в любых вопросах, касающихся…
  • С нашей стороны мы готовы предложить… Просим Вас еще раз ознакомиться с…
  • Полагаем, наше предложение выгодно для Вас, потому что…

8. Заключение. Традиционно дублируется благодарность, высказанная в начале письма.

  • Позвольте поблагодарить Вас…
  • Благодарим за желание помочь нам в…
  • С нетерпением ждем замечательных деловых отношений с Вами в ближайшей перспективе…
  • Спасибо за…

Письмо-просьба

Инфо

Если Ваше предложение в силе, на следующей неделе (с 06 по 10 июня) я мог бы подъехать в любое удобное для Елены Петровны время. Я буду Вам очень признателен, если Вы сообщите мне решение госпожи Фирсовой.

С уважением, Вадим Татаренко менеджер компании AIG Тел.: 495-777-11-11; Письмо-просьба о контакте Subject: Номер телефона Елены ФирсовойData: 25.06.

2016From: Черкесов ИльяTo: Иванова Галина Уважаемая Галина Николаевна! Еще раз благодарю Вас за встречу и конструктивную беседу.

Ссылаясь на нашу договоренность, пишу Вам, чтобы напомнить о номере телефона Елены Фирсовой, финансового директора . Буду Вам очень признателен, если Вы пришлете его на указанный адрес или сообщите по телефону.

Письмо о встрече для переговоров

Прошу подтвердить свое присутствие до 15:00 часов 14 апреля 2015 года. С уважением, Марина Николаевна. Письмо №2: Уважаемая Виктория Васильевна, После просмотра и анализа Вашей тестовой работы я бы хотел повторно встретиться с Вами для обсуждения некоторых позиций — их изложение кажется довольно интересным. Думаю, Ваш опыт и навыки смогут быть очень полезны для нашего продукта.

На встрече будет идти речь об организационных моментах назначения Вас на позицию дизайнера в нашем агентстве.

Сопроводительное письмо: 5 ошибок соискателей

Важно

Источник: https://so-retail.ru/drugoe/predlozhenie-o-vstreche-2.html

Юриспруденция и документы
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: