Как делать ревизию в магазине продуктов

Инвентаризация: как провести ее правильно, быстро и точно?

Как делать ревизию в магазине продуктов

Для предотвращения временного саботажа переучета необходимо внедрять технологию переучета максимально быструю и точную, поговорим именно о методике проведения инвентаризации, включающей несколько этапов.

Этап 1. Подготовка учетной системы

В первую очередь необходимо закрыть период, восстановить базу, устранить наиболее вопиющие случаи некорректных движений, особенно отрицательные остатки, назначили исполнителей из независимых аудиторов и выбрали время переучета.

Считается очевидным, что переучет должен проводиться в неработающем магазине, например, ночью, однако бывают круглосуточные магазины, желающие провести учет без закрытия. Такая позиция неправильно, но если этого не избежать необходимо учесть несколько моментов:

  • на основании почекового анализа продаж выбирается время минимальной загрузки магазина;
  • если во время переучета производится приемка товара, то она должна проводиться в отдельно выделенное физически место, чтобы исключить перемешивание товарных запасов – переучтенных и принятых;
  • необходимо блокировать доступ к отдельным полкам на то время, пока на этой полке товар пересчитывается;
  • после завершения инвентаризации сумму выявленных недостач следует скорректировать на сумму продаж текущей смены;
  • оценка товара, который на момент инвентаризации находится в корзинках покупателей: t – среднее время нахождения товара в корзинке покупателя (в среднем, около 30 мин), T – время проведения инвентаризации, и при этом время, в течение которого покупатель ходит по магазинам меньше времени инвентаризации. Соответственно, товар, который лежит в корзинках – положен туда в течение времени t, а весь товар, который был положен в корзины раньше уже продан и войдет в оперативную сводку. Следовательно наша задача состоит в том, чтобы оценить как раз именно t, а товар, который лежит в корзинках на момент оперативной сводки будет продан в течение следующего часа. Поэтому, если мы возьмем среднюю сумму продажи за этот час и умножим ее на t, то получим приблизительную оценку товара, который находится  корзинках. Таким образом, для минимизации этой оценки следует выбирать время переучета так, чтобы оно не только начиналось, но и заканчивалось в момент минимальной загрузки магазина.

Этап 2. Пересчет товаров

Он должен быть произведен максимально быстро и максимально точно. В связи с этим, уже неотъемлемой частью работы любого магазина являются система штрихкодирования (с учетом размерной сетки, если мы говорим о магазине одежды или обуви) и использование терминалов сбора данных (с учетом весовых штрихкодов и штрихкодов упаковок, если мы говорим о продуктовой рознице).

На интуитивном уровне понятно, что пересчет товара происходит таким образом, что аудиторы с терминалами ходят по магазину и сканируют все товары.

Однако  хочется внести уточнение: бригад, сканирующих товары должно быть две, в результате чего должно получиться два полных документа, куда входят все остатки и потом специальным инструментом «сравнение инвентаризаций»  формируется картина из тех позиций, которые две группы посчитали по-разному.

Такой подход снижает вероятность ошибки потому что даже если обе бригады допускают ошибку в пересчете позиций с одинаковой вероятностью, то вероятность того, что они одинаково неправильно посчитают одну товарную позицию равна 0,1% или даже меньше.

Такая технология, конечно, порождает дополнительные временные затраты, но обеспечивает очень высокую точность пересчета товаров.

Альтернативный вариант пересчета товаров сохраняет вероятность ошибки, но значительно сокращает временные затраты на проведение инвентаризации.

Технология подразумевает две группы сотрудников, одна из которых ходит по магазину, пересчитывает товары и клеит бумажки с количеством товара, а вторая бригада, оснащенная терминалами сбора данных сканирует штрихкоды и сразу же вводит количество товара в документ.

Подсчет весового товара можно считать двумя способами, если он не расфасован: либо расфасовать прямо в рамках инвентаризации, либо взвесить на весах и записать в специальный бланк с внутренним кодом товара (причем внутренний код должен быть на бланке обязательно, иначе перенесение остатков в базу превратится в настоящую пытку!). Учитывая, что позиций весового товара, как правило, в магазине гораздо меньше, чем остального, внесение в базу остатков, пересчитанных вторым способом, не займет много времени.

Пересчет прикассовой зоны можно облегчить следующим способом: кассиру необходимо провести через кассу все товары, сформирует документ специального вида и сбросит его в учетную систему, заполнив документ «инвентаризация».

Этап 3 Обработка результатов

Одним из важнейших вопросов, связанных с обработкой результатов является вопрос выявления фальсификаций, о которых могут свидетельствовать:

  • неправдоподобно красивые результаты переучета (скорее всего, результаты инвентаризации подогнаны под «нужные»);
  • отсутствие расхождений в группах товаров, популярных для хищения;
  • отсутствие расхождений в остатках товаров (скорее всего, сотрудники откуда-то получили данные об учетных остатках и подвели остатки под необходимые);
  • расхищения в остатках не связаны с популярными для хищения товарами;
  • контрольный пересчет с высокой вероятностью отличается от основного (свидетельствует о саботаже либо переучета, либо всего переучета в целом).

Этап 4. Меры по результатам анализа инвентаризации

Касательно расхождений, выявленных в рамках текущей инвентаризации, то по таким товарным позициям должна назначаться дополнительная неполная инвентаризация, которая займет намного меньше времени, и которую гораздо проще сделать внезапной.

Кроме того, существуют инструменты, которые позволяют понять, по каким товарным позициям наиболее часто происходит списание по результатам всех инвентаризаций за некоторый период.

Выявление таких позиций говорит о том, что воруют их постоянно и пересчитывать их необходимо чаще, чем другие, назначая внеплановые неполные инвентаризации по данным позициям и приучать персонал воровать меньше.

О том, какие варианты махинаций встречаются в инвентаризации и как сотрудникам удается избежать наказаний читайте в статье “Фальсификация результатов переучета: как избежать и как с ней бороться?

Источник: https://trade-drive.ru/materialy/publikatsii/435/

Учёт в магазине продуктов — ревизия и анализ

Как делать ревизию в магазине продуктов

Начало тут:«Учёт в магазине продуктов — списание, перемещение, возврат»

Сразу отметим, что факт недостачи при любом варианте учёта выявляется только проведением ревизии. За ревизию можно считать и передачу товара с одной смены продавцов на другую, в случае, если при это участвует контролирующие лица.

Например, владелец бизнеса, так как очевидно, что продавцы между собой могут прекрасно договориться.

По этой же причине, для проведения ревизии распечатывают такой бланк «Акта инвентаризации«, в котором отсутствует компьютерное количество товара по учёту, чтобы не было соблазна у продавцов просто поставить галочку, что всё нормально, в этом случае им приходится считать товар и записывать количество руками.

При желании ускорить получения результата ревизии, можно использовать компьютер или удобнее ноутбук для непосредственно проведения ревизии.

Обычно это организуется следующим образом: продавцы (сдающий и принимающий) считают и записывают количество товара в распечатанный с компьютера «Акт инвентаризации», озвучивают результат и оператор сразу же выписывает это количества товара в расходную накладную для перемещения на другую смену.

В итоге, как только ревизия будет закончена, сумма уже будет известна. Можно даже распечатать этот занесённый в программу документ и отдать его продавцам для сверки.

Другой вариант, когда продавцы забирают свои записи домой, а уже на следующий день приходят на сверку, просчитывают сумму товара, и если она совпала с компьютерной, значит оператор занёс всё правильно.

Уже после выводят окончательны результат.

Важный момент. Такие рукописные записи обязательно нужны, так как выступают в роли первичных документов, с ними производится сверка в случаях разночтений.

Более того, желательно, чтобы свой экземпляр «Акта инвентаризации» был и у смены, которая сдаёт товар, и у смены, которая принимает. Потому что работа очень трудоёмкая и требует аккуратности.

Если у всех троих, продавцов и оператора, сумма совпала, больше уверенности, что, например, полученная недостача действительно является недостачей, а не результат ошибки подсчёта.

Разумеется, для быстрой и успешной ревизии требуется заранее подготовить все документы, они должны быть проверены и подписаны материально-отвественными лицами, то есть продавцами.

Причём каждый документ в отдельности должен проверяться сразу при работе, не надо это откладывать на начало ревизии. Для сверки всех документов удобнее всего использовать «Отчёт для кладовщика«, в нём отражаются все проведённые по учёту операции.

Остаётся только «открыжить» их все в списке и общая сумма материальных ценностей выданных продавцам будет проверена.

Если при этом в программе каждый день оформлять сдачу выручку, путём перемещения денег из отдела магазина в общую центральную кассу предприятия, например удобной операцией по {F12} в кассе, и фиксировать все реальные денежные затраты, если они производятся из кассы продавцов, то общий отчёт по кассе покажет за какую сумму материальных ценностей продавцы уже отчитались. Разница между суммой полученных товаров и сданных денег соответствует остаткам товаров и денег, которые будут переданы другой смене.

Если фактическая сумма товара совпадает с рассчётной, то в отделе всё тип-топ. Если же меньше, то выявленную сумму недостачи можно списать на зарплату продавцов. Не забываем, что при такой системе учёта отвественность индивидуальная, в этом основное преимущество перед магазинами самообслуживания, где ответственность коллективная.

Анализ по товарам

Так как в результате такой передачи товара или ревизии, мы методом от противного получаем одну большую накладную в которой записан весь проданный товар, то мы можем получить анализ по товарам, как минимум отчёты по прибыльности товарных групп, лучших товаров в них и т.д.

Да, накладные редкие — один раз в две неделе, но при анализе за квартал уже получается статистически достоверный результат. Плохо продающийся, так называемый «мебель», тоже выявляется.

Если товар кочует из отчёта в отчёт по передачи между сменами, тут невольно обратят на него внимание и продавец и оператор.

Целью анализа является определение товара, запасы которого требуется максимально сократить, так как он не продаётся или очень редко продаётся, но нужен для ассортимента, и товара, который всё время продаётся и требуется обеспечить его постоянное наличие в магазине.
Кроме этого, анализ по актам списания и возврата товара можно оценить потери магазина, выявить проблемы с качеством хранения товара, который быстро портится.

Из всего вышеупомянутого, становится понятным, что для удобства ведения учёта в магазине продуктов важную роль играет удобное для вас и продавцов планирование групп товаров: и для печати ценников, и для проведения ревизии, и для анализа продаж товара.

Совет

Товарные группы лучше делать маленькими, для удобства работы с ними, так как, если вам понадобиться вы всегда можете сложить две суммы в отчёте, а вот разделить её уже никак не получится.

Продолжение следует … Удачи в бизнесе с программой для магазина Лайт-учёт.

Источник: https://lite-uchet.ru/uchyot-v-magazine-produktov-reviziya-i-analiz.htm

Как правильно провести ревизию в продуктовом магазине?

Как делать ревизию в магазине продуктов

Ревизия в продуктовом магазине – процедура крайне необходимая.

Во-первых, необходимость ее проведения определена законом.

Во-вторых, проведение регулярных инвентаризаций поможет актуализировать складские остатки товаров, выявить и в дальнейшем предотвращать риски потери товаров.

Проведение ревизию предполагает пересчет имеющегося товара и сравнение полученных данных с теми, что имеются у вас в учетной системе (1С, МойСклад, Далион, Рарус и пр.). В результате проведения инвентаризации могут появиться излишки товара или его недостача.

Если результаты ревизии абсолютно идеальны, то стоит повнимательнее присмотреться к происходящему — возможно, вас обманывают сотрудники.

Как правило, делать ревизию в магазине — дело трудозатратное. Многие торговые точки проводят ее по ночам (дабы не закрывать магазин днем и не терять прибыль) или проводят ревизию в рабочее время, магазин закрывая на учет.

Сроки проведения инвентаризации определяются соответствующим Положением о бухгалтерском учете и отчетности. Согласно закону РФ, проводить ревизию обязательно в следующих случаях:

  • при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже;
  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
  • при смене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
  • при установлении фактов хищений и порчи ценностей;
  • в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
  • при ликвидации (реорганизации) организации.

Но помимо обязательных случаев, проводить инвентаризацию лучше ежемесячно.

Кто проводит ревизию в магазине?

Для проведения ревизии приказом директора организации назначается комиссия в количестве не менее трех человек.

В ее состав входят представители со стороны руководства компании, в том числе бухгалтер, сотрудники магазина, как материально-ответственные лица.

Иногда ревизию в магазине проводят фактически только работники магазина, то есть продавцы. Это не лучший подход — итоге ревизии могут быть “липовыми”. Поэтому присутствие независимого лица необходимо.

Какие бывают ревизии в магазине?

  • плановые (раз в месяц/те, что положено проводить по закону)
  • внезапные (контроль остатков, выявление хищений)
  • частичные, ревизия проходит в некоторых отделах/пересчитывается конкретная группа товаров. Как правило, пересчету подвергается та группа товаров, которая в большей степени рискует быть утраченной (кража, бой, пересортица и т.д.). Пример такого товара — алкоголь. Чем выше показатель потерь по товарной группе, тем чаще нужно по ней проводить внезапные частичные инвентаризации.
  • полные, когда оценивается вся работа магазина

Остановимся чуть подробнее на мини-ревизиях в продуктовом магазине.

Проводить частичные ревизии удобнее, нежели полные. Частичный пересчет товара позволяет ограничить доступ покупателей к товару на короткое время и только к некоторой части ассортимента, с минимальными потерями прибыли для магазина.

Процесс ревизии по товарной группе практически ничем не отличается от обычной инвентаризации. Предпочтительнее проводить такие ревизии в «низкие» часы.

Проводить ревизию проще и быстрее с помощью терминала сбора данных. Те времена, когда терминал сбора данных могли позволить себе только крупные торговые сети, давно в прошлом.

Сейчас на рынке масса бюджетных и функциональных устройств (стоимость их около 20 000 рублей).

Если терминала у вас нет, то ревизию проводим по старинке — с ведомостью в руках, пересчитываем товар “по головам”.

Результат инвентаризации по товарной группе: оценка

В результате проведенной ревизии будут непременно выявлены расхождения между учетным остатком в программе и итогом пересчета. Расхождения могут иметь разное происхождение.

Во-первых, недостачи бывают из-за воровства персонала, физической порчи товара, естественной его убыли. Эти причины встречаются чаще всего.

Во-вторых, нельзя списывать со счетов и возможные ошибки, допущенные в результате ревизии или раньше: погрешности подсчета товара, пересортица, некорректная работа с учетной системой (не заведены приходные документы, были допущены исправления документов задним числом и т.д.).

Погрешность будет присутствовать при любом методе проведения инвентаризации — автоматизированно вы ее проводите или вручную. Но погрешность можно минимизировать.

Для этого целесообразно определить допустимый коэффициент потерь по конкретной товарной группе. Допустимый коэффициент потерь выводится опытным путем на основе разбора результатов предыдущих ревизий на точке.

Рассчитывается этот коэффициент индивидуально для каждой товарной группы, для каждого из магазинов.

Как правило, процент варьируется с 1,7 до 2,3% от общего товарооборота объекта. Если процент потерь начинает резко расти, значит в магазине есть проблемы и с ними надо разбираться.

(Visited 1 438 times, 7 visits today)

Источник: https://rabotaylegko.ru/%D0%BA%D0%B0%D0%BA-%D0%BF%D1%80%D0%B0%D0%B2%D0%B8%D0%BB%D1%8C%D0%BD%D0%BE-%D0%BF%D1%80%D0%BE%D0%B2%D0%B5%D1%81%D1%82%D0%B8-%D1%80%D0%B5%D0%B2%D0%B8%D0%B7%D0%B8%D1%8E-%D0%B2-%D0%BF%D1%80%D0%BE%D0%B4/

Как сделать ревизию в магазине | Сделай все сам

Как делать ревизию в магазине продуктов

Ревизия в магазине проводится с целью определения остатков товара и обнаружения денежных недостатков.

В зависимости от направления деятельности магазина, товар может учитываться в штуках, килограммах, метрах.

При ревизии товара в магазине расчеты нужно делать по цене закупки, то есть по входящей цене. В случае ревизии денежных средств расчеты ведутся по цене продажи товара.

Вам понадобится

  • Товар, выручка, члены ревизии, персонал магазина, предыдущие акты ревизии, убыточные с перечнем привезенного товара.

Инструкция

1. Дабы быть уверенным в сохранности физических ценностей, собственнику надобно проводить ревизию в своем магазине .

По правилам ревизию проводят два раза в год, при этом необходимо сделать приказ на проведение ревизии, в составе комиссии должно быть минимум 3 человека.

Если с продавцами заключался договор на физическую ответственность, в случае смены материально ответственного лица проводится добавочная ревизия.

2.

В ходе проведения ревизии денежных средств вначале необходимо взять остаток с предыдущей инвентаризации товара, остановив при этом реализацию продукции, прибавить новейший товар, тот, что поступил позже последней инвентаризации в денежном эквиваленте.

Для возрастания производительности подсчет товара обязаны делать два человека, один считает, 2-й перепроверяет. Позже чего прибавляется выручка и вычитается списание. Если был возврат товара – эта сумма тоже отнимается. В результате недостача не должна превышать 2%.

3. К сожалению, избежать расхождений получается редко. Появляются они обыкновенно из-за воровства персонала, либо воровства клиентов и пересортицы товара. Для инвентаризации продуктов питания надобно рассматривать усушку и утряску товара. Если в ходе ревизии выявлена недостача определенной группы товара, желанно перепроверить еще раз.

Проверьте, не позабыли ли вы пересчитать товар, лежащий в подсобке либо на складе. Если при ревизиях непрерывно выявляется недостача не больше 2% от выручки, то это считается нормой. Когда показатель возрастает до 5%, следует заменить персонал либо ужесточить охранную систему.

Позже проведения ревизии составляется акт в 2-х экземплярах, тот, что подписывают коллеги и комиссия.

Совет 2: Как проводить ревизию

В современном мире предпринимательства и громадного числа торговых центров, павильонов и магазинов существует одна всеобщая нужная операция, которая разрешает подсчитать число товара, находящегося на реализации и узнать, не происходит ли со стороны наплевательских продавцов хищение товаров.

Решение проводить ревизию принимается начальством магазина либо же она проходит в соответствии с графиком, тот, что обозначает ревизор либо ревизорская группа данной компании. Проводить ревизию – значит контролировать каждый процесс от начала и до кона.

Для проведения ревизии нужно вначале подробно ознакомиться с книгами прихода-расхода, а также с программой, в которой расписано, сколько товаров находится на балансе в данный момент.Позже этого нужно всякую группу товаров отдельно посчитать по их наличию, после этого сравнить полученные данные с обозначенными в сводном балансе. В идеале они обязаны совпадать всецело.

Впрочем на практике происходит зачастую так, что куда-то волшебным образом исчезают товары. Тут могут быть несколько вариантов, но раньше каждого, надобно исключить ошибку в пересчете, для этого необходимо тот же выбор проверить поштучно еще раз и если выяснится недостача товара, начать обзор, каким образом это могло случиться.

По практике торговых фирм, сумма товара, тот, что был потерян, делится на всех продавцов, которые по данному направлению товара вели торговлю. Не исключен и случай кражи товара клиентами, но цель ревизии не расследовать причинно-следственные отношения, а узнать, имеет ли место быть недостача либо нет.

Для грамотного проведения ревизии нужно составлять протокол ревизии, в котором будут подписи всех лиц, которые принимали участие в данном мероприятии во избежание несогласия насчет обозначенных цифр дефицита.

Проводить ревизию логичнее каждого в конце месяца, потому что она станет классным выводом работы за месяц и дозволит помесячно исследовать присутствие убытков в данном торговом секторе. О ревизии, всех участвующих в ней, нужно предупреждать предварительно.

Также нужно составлять план по магазинам такой, дабы была вероятность привлечь работников в поддержка ревизорам для пересчета продукции, тогда время ревизии гораздо сократится, а показатель полезности повысится.Ревизия – дюже действенный инструмент не только контроля, но и психологического устрашения продавцов и ответственных за товар администраторов, потому что она наглядно показывает, что всякое хищение продукции станет дополнительной финансовой нагрузкой на всех, кто к продукции имел хоть какое-то отношение. 

по теме

Совет 3: Как определить ревизию

Ревизия является одним из способов финансового контроля, тот, что разрешает проверить законность и обоснованность делаемых на предприятии хозяйственных операций. В процессе ревизии изучается правильность оформления бухгалтерской отчетности и закономерность действий работников организации, ответственных за ее составление.

Юриспруденция и документы
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: