Деловое письмо просьба о встрече образец

Содержание
  1. Письмо о встрече с клиентом: структура, как написать, цели, образец на 2019 год, схема составления и дополнительные условия
  2. Письмо для организации встречи
  3. Знакомство с клиентом письмо – Образец письма клиенту » 15 шаблонов, как написать письмо клиенту
  4. Как правильно написать письмо клиенту
  5. Как написать официальное письмо с просьбой о встрече
  6. Требования
  7. Схема составления
  8. Реквизиты
  9. Номер и дата
  10. Данные адресата
  11. Обращение
  12. Представление
  13. Письмо о встрече с клиентом: структура, как написать + цели
  14. Цели и эффективность писем о встрече с клиентом
  15. Структура письма о встрече с клиентом
  16. Письмо после деловой встречи
  17. Предложение о встрече в деловом письме
  18. Как попросить о встрече в деловом письме?
  19. Деловое письмо, приглашение на встречу и другие «пригласительные» извещения должны иметь правильную «шапку»!
  20. Что еще важно знать, создавая письмо о назначении деловых встреч?
  21. Как написать письмо после деловой встречи и зачем это нужно делать?
  22. Как лучше всего написать деловое письмо о переносе встречи?
  23. Что если деловое письмо — отказ от встречи?
  24. Как правильно написать письмо на английском на деловую встречу?
  25. Ну и завершение, или Как написать «спасибо за встречу» деловое письмо
  26. Как писать деловые письма, чтобы клиенты сами просили о встрече?
  27. 1. Узнайте клиента
  28. 2. Персонализируйте тему письма
  29. 3. С первой строки письма говорите о клиенте
  30. 4. Добавьте оффер и простой призыв к действию
  31. 5. Поощряйте диалог
  32. 6. Добавьте информативную подпись
  33. 7. Анализируйте, уточняйте и улучшайте
  34. Вместо выводов

Письмо о встрече с клиентом: структура, как написать, цели, образец на 2019 год, схема составления и дополнительные условия

Деловое письмо просьба о встрече образец

Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.

В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:

  • дата написания,
  • реквизиты отправителя и получателя,
  • вежливое адресное обращение (в виде формулировки «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»),

Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).

  • информационная составляющая, содержащая причины и цели, послужившие основанием для написания письма,
  • просьбы и объяснения
  • заключение.

К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте.

Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции.

Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.

Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.

При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д. Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании.

Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты.

Письмо необходимо писать в корректной форме, не «растекаясь мыслью по древу», достаточно коротко и емко, по делу. Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца, которые при необходимости надо разделить на пункты. Кроме того, лаконичное и четкое письмо даст понять получателю, что автор ценит его время. Здесь поговорка «краткость — сестра таланта» — к месту.

В основной части нужно извиниться за отказ от встречи (например, «I am sorry to say that…», «Unfortunately…») и объяснить причину, например: В заключительной части, если отказ не категоричный, можно предложить различные альтернативные варианты времени, места и других условий встречи. Также следует поинтересоваться, насколько данные варианты удобны.

Это можно сделать при помощи следующих фраз: Письмо-извинение за отмену встречи (Letter of apology for cancelling an appointment) Предположим, что детали встречи согласованы и встреча уже назначена, однако бывает так, что встречу приходится отменять, скажем, из-за появления очень важных дел, необходимости выполнять обязанности другого лица и прочих непредвиденных обстоятельств.

Узнайте к чему:  Как узнать номер лицевого счета мосэнергосбыт по адресу

Следующая часть письма касается непосредственно просьбы. Предварительно, желательно ее обосновать и уже затем высказывать саму суть просьбы. В завершение письмо нужно подписать (лучше, если это сделает руководитель компании или уполномоченное, доверенное лицо), а также поставить дату создания документа.

Итак, мы уяснили, что письмо-просьба представляет собой письмо, в котором содержится просьба к получателю. Цель текста – побудить получателя выполнить действие, выгодное отправителю. В письме должна содержаться сформулированная просьба, обоснование ее.

Желательно сформулировать прошение так, чтобы обосновать, почему получателю должно быть выгодно выполнить просьбу. Отправитель должен не просто знать правила составления текста, но и учитывать психологические нюансы. Далее рассмотрим конкретные шаблоны-примеры в зависимости от ситуации.

Письмо составляется в том случае, если нужно добиться выделения средств от государства, спонсоров, физических лиц.

Письмо обычно направляется партнерам компании. В тексте желательно обосновать обоюдную выгоду для обеих компаний.

Обычно такие тексты направляются поставщикам компании. К примеру, организация организует выставки. У нее есть поставщик – типография, которая поставляет брошюры, стенды, буклеты и прочее. Стоимость услуг довольно высока.

Арендная плата «съедает» бюджеты большинства организации. Ее уменьшение позволяет компании продержаться на плаву в сложное время. Письмо следует направлять арендодателю.

Задолженности крайне часто возникают при взаимодействии между компаниями. Если организация настроена на дальнейшее сотрудничество с контрагентом, у которого образовался долг, направляется письмо-просьба.

Организация поставила компании партию продукции, однако не оплатила ее. Образовался долг, но дебитора отсутствуют средства для оплаты. В этом случае имеет смысл составлять письмо-просьбу об отсрочке.

Задолженность компании может быть выплачена другой организацией. Разумеется, юридическое лицо не будет оплачивать доли просто так. Обычно письмо-просьба направляется должнику компании или другому лицу, которое имеет обязательства перед компанией.

Узнайте к чему:  Официальный ответ на претензию образец

Перед любыми компаниями могут вставать сложные проблемы, с которыми невозможно разобраться без посторонней помощи. Письмо-просьба о содействии может направляться при необходимости, к примеру, проведения мероприятий. Прошение отправляется в коммерческие организации, государственные структуры.

Мы составили подборку деловых писем клиентам, которые вы можете взять за образец. Вам останется лишь дополнить их деталями.

Письмо для организации встречи

В таблице ниже приведены основные этапы и цели переписки по организации личных встреч, а также виды соответствующих писем. Далее рассмотрим каждый отдельный вид письма.

Переписка по организации личных встреч

Как мы уже упомянули, в настоящее время большая часть переписки ведется по электронной почте. Однако в особо серьезных случаях и на очень высоком уровне до сих пор используют традиционную почту. При этом первые контакты могут быть установлены с использованием традиционной почты, а в дальнейшем переписка может перейти в электронную форму.

Письмо-предложение о встрече отправляется с целью проинформировать получателя о том, что некоторое должностное лицо имеет намерение и возможность встретиться и обсудить возникшие вопросы или планы. В большинстве случаев основная часть (т.н. «тело письма») состоит из трех частей:

  • Введение, в котором сообщается причина написания письма.
  • Основная информация письма.
  • Заключение, содержащее предполагаемые/ожидаемые действия/информацию.

Вторую и третью части иногда совмещают.

Введение письма-предложения о встрече может:

  • содержать ссылку на инициирующее событие для данного письма: письмо, телефонный звонок, сообщение электронной почты, предварительную договоренность (скажем, на выставке) и т.п.
  • быть первичным, инициирующим встречу и содержащим причину, по которой сотруднику вашей компании нужно встретиться с представителем компании-получателя. Такие письма могут быть адресованы как тем компаниям, с которыми уже существуют какие-либо взаимоотношения, так и тем, с которыми нужно установить контакты.

Нужно отметить, что большинство фраз вводной и заключительной частей письма, приведенные нами выше, могут использоваться не только в письмах, инициирующих встречу, но и во многих других.

Рассмотрим пример письма-предложения о деловой встрече, в котором предлагается возможность переговоров и способ согласования даты и времени встречи с помощью телефонного звонка секретаря.

Обратите внимание, что письмо имеет полную блочную структуру с открытой пунктуацией: все элементы начинаются непосредственно от левого поля, между отдельными элементами пунктуация используется только в теле письма.

(Пример письма-предложения о встрече см. во вложенных документах).

Напомним, что для официальной переписки с зарубежными партнерами в компаниях наряду с бланком письма на русском языке может быть разработан бланк письма на английском языке.

Поскольку более ранних контактов с компанией у адресата не было, в вводной части письма дается пояснение того, откуда получена информация о ней. Затем кратко делается представление компании — инициатора сообщения и описывается возможный вариант сотрудничества.

В заключении выражается желание установить деловые контакты и сообщается информация о том, что представитель компании — директор по закупкам — будет находиться в стране компании-адресата в определенный период и имеет намерение встретиться.

Обратите внимание: в данном тексте (письма, сообщения электронной почты) используется образ

щение «Dear Sir or Madam», поскольку это письмо направлено на имя самой компании и имя должностного лица, которое его прочтет, неизвестно. Соответственно, вежливой заключительной фразой будет более формальное выражение «Yours faithfully».

После получения письма, инициирующего встречу, в случае согласия на встречу составляется ответное письмо, в котором могут уточняться даты, время, контакты, место встречи и т.п.

Как и большинство других писем, такое письмо начинается с благодарности за предложение о встрече, а заканчиваться может выражением желания встретиться в скором времени и/или предложением обращаться за уточнением необходимых деталей встречи.

(Пример письма-ответа на предложение о встрече см. во вложенных документах).

Вполне естественно, что могут произойти различные события, вследствие которых назначенная встреча может быть отменена.

Например, если в предложенное время у вас (вашего руководителя) уже запланированы важные мероприятия, командировка и т.п. или предложение о сотрудничестве с данной компанией в настоящий момент для вас не актуально.

В начале письма–отказа для того, чтобы смягчить неприятную ситуацию, следует поблагодарить за письмо-предложение о встрече, например: «Thank you for your letter of 5 May enquiring about the opportunity to arrange a meeting with our Purchasing Director».

Источник:

Знакомство с клиентом письмо – Образец письма клиенту » 15 шаблонов, как написать письмо клиенту

  • Образец письма клиенту » 15 шаблонов, как написать письмо клиенту
  • 21 пример, как начать первое письмо, чтобы сделать ваши лиды теплыми
  • Приветственное письмо образец. Это сближения с новым подписчиком
  • приветственного email письма
  • Образец приветственного письма
  • Знакомство с клиентом — через телефон или письмо
  • Как общаться с клиентом в сети — 10 этапов деловой переписки
  • Приветственное письмо от А до Я
  • с чего начать email-рассылку — Офтоп на vc.ru

По данным британской Ассоциации прямого маркетинга, каждый фунт, вложенный в email-маркетинг в 2015 году, принес 38 фунтов прибыли. Хотите добиться таких же результатов, но не знаете, как написать письмо клиенту? Тогда используйте лучшие образцы писем клиентам, которые мы собрали для вас в этом обзоре.

I. Как правильно написать письмо клиентуII. Письма клиентам: примеры и готовые образцы1. Письма холодным клиентам2. Письма-напоминания 3. Письма после встречи

4. Если клиент не выходит на связь

Как правильно написать письмо клиенту

Вы думаете о клиентах постоянно, но это не взаимно. Чтобы завладеть их вниманием и опередить конкурентов, нужно регулярно напоминать о себе. Электронные письма отлично справляются с этой задачей. По мнению авторов блога Pipedrive, есть несколько хитростей, которые могут сыграть в вашу пользу:

  1. Терпение и еще раз терпение. Подводите потенциального покупателя к сделке постепенно, регулярно отправляя ему письма с ценной и интересной информацией.
  2. Согласуйте стратегию в рассылке писем клиентам с отделом маркетинга, чтобы не быть слишком назойливыми и не засорять ящик клиента повторной информацией.
  3. Используйте CRM-систему. Она упростит техническую сторону общения с клиентами ускорит работу с почтой.

CRM-система — это удобная программа, которая помогает вести учет клиентов и сделок, записывает все звонки, а также помогает удобно организовать переписку с клиентом.

Например, программа SalesapCRM интегрируется с почтовым сервисом (подключить можно неограниченное количество почтовых ящиков) и позволяет сохранять историю переписки прямо в карточке контрагента.

Источник: https://ivczn.ru/biznes-plan/pismo-o-vstreche-s-klientom-struktura-kak-napisat-tseli.html

Как написать официальное письмо с просьбой о встрече

Деловое письмо просьба о встрече образец

Сложно представить, какую роль в ведении бизнеса играют контакты. Посредником между контрагентами может стать письмо о встрече для переговоров.

Этот документ информирует партнера о том, что имеется готовность к переговорам. Унифицированного образца для бумаги не существует.

Однако, исходя из общепринятых норм составления деловых писем, можно ориентироваться на приведенный образец и готовый бланк для заполнения.

Требования

Есть каноны деловой переписки, от которых не следует отступать во избежание неверного истолкования. Если в письме будут явные нарушения одного из пунктов, то послание может быть воспринято как оскорбление. Чем лучше составлено письмо о встрече для переговоров, тем больше шансов есть для того, чтобы эта встреча состоялась.
Итак, письмо должно:

  • Быть составлено правильным языком, без грамматических и синтаксических ошибок.
  • Иметь официально-деловой стиль изложения. Тон – исключительно доброжелательный, вне зависимости от фактически испытываемых эмоций к адресату. Также должно чувствоваться уважение и стремление к соблюдению интересов общего дела, к взаимной выгоде, сотрудничеству.
  • Составляться с учетом этических норм, принятых в деловых кругах.
  • Иметь оптимизированную структуру, содержать короткие фразы, четко выражающие определенную мысль. Логика изложения поддерживается четким внешним делением документа на составные части.
  • Использовать только те языковые конструкции и средства, которые понятны адресату. В письме не должно быть завуалированных фраз.

Несмотря на то, что в настоящее время большая часть переговоров проходит в электронном виде, соблюдение описанных выше рекомендаций актуальна и для них. Но деловые письма, оформленные «по старинке», на бумаге, тоже имеют свои преимущества. Их несколько.

  • При их использовании легче представить документальные доказательства в судебной инстанции. Взять сохраненную бумагу проще, чем копировать электронное письмо, распечатывать его, а потом – доказывать его подлинность.
  • Документацию нужно регистрировать в журналах учета. Это позволяет их легче находить.
  • Контролирующим организациям проще вести свою работу.

Схема составления

Зная основной формат составления любого делового письма, можно, ориентируясь на образцы, самостоятельно написать совершенно любое из них. Главное – знать цель послания.

Итак, выложенный образец письма о встрече для переговоров содержит следующие сведения:

  • Данные организации.
  • Номер и дату документа.
  • Наименование адресата.
  • Обращение.
  • Представление.
  • Аргументацию обращения.
  • Назначение встречи.
  • Цель.
  • Подпись.

Реквизиты

Данные организации могут содержаться как в шапке письма, так и отдельно (могут печататься в самой верхней части листа). Но дать адресату знать, каким образом можно связаться с отправителем, надо обязательно. Если письмо составляется в электронном виде, то это могут быть просто телефоны в конце письма.

Номер и дата

Нумерация входящей и исходящей корреспонденции чрезвычайно важна, так как именно она впоследствии отображается в журналах регистрации. Именно подобного типа записи являются прямым доказательством самого факта существования переписки организаций.

Дата в верхней либо нижней части письма – это дата его подписания. Без подписи листок с текстом не имеет юридической силы.

Данные адресата

Наименование адресата должно быть в правом верхнем углу. В практике деловых взаимоотношений встречались ситуации, когда письма были отосланы по ошибке другому адресату.

Для страховки от подобных случаев тот, кто пишет письмо, должен указывать в деловой переписке всю информацию, которая ему известна о адресате, даже если это только ФИО, телефон, адрес сайта и электронной почты.

В идеале должны стоять адресные и прочие данные.

Обращение

Уважительный тон письма должен чувствоваться уже в самом обращении. Может присутствовать слово «уважаемый» и имя и отчество того человека, которому предназначается письмо. Если это должностное лицо (и письмо направляется в ту компанию, где специалист работает), то желательно указать его или ее должность, специальность.

Представление

Этикет требует, чтобы тот, кто обращается к кому-либо, представился сам. Это может выглядеть так: «Меня зовут Иванов Иван Иванович, я менеджер компании «Юность»». Если завяжется переписка либо будет принято решение о встрече, адресат должен точно знать, как именно обращаться к тому, с кем он хочет связаться.

Источник: https://itakstr.ru/kak-napisat-ofitsialnoe-pismo-s-prosboy-o-vstreche/

Письмо о встрече с клиентом: структура, как написать + цели

Деловое письмо просьба о встрече образец

Комменты: 0

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем про правила составления письма о встрече с клиентом.

Сегодня вы узнаете:

  • Какие правила деловой переписки необходимо соблюдать;
  • Как написать письмо о встрече клиенту;
  • Как написать письмо после встречи.

Вот вы прошли все процессы продажи и уже посчитали свою прибыль от сделки, но есть еще одно “но”. Вам необходимо встретиться с клиентом, чтобы оформить договоренность и обсудить некоторые детали сделки.

Казалось бы, что в этом нет ничего сложного, надо лишь написать деловое письмо клиенту о встрече. Но как это сделать? Какие слова использовать? С чего начать письмо?

Существуют нормы деловой переписки, несоблюдение которых чревато падением имиджа компании в глазах заказчика, а в редких случаях и срывом сделки. Поэтому первое, что вам необходимо сделать – изучить правила деловой переписки.

Правила деловой переписки:

  • Адрес вашей электронной почты не должен выглядеть комично или несерьезно. Он должен соответствовать своему назначению, то есть носить деловое имя, лучше всего, чтобы имя электронной почты совпадало с названием компании. Примеры неудачных почтовых ящиков: sweetGirl, badboy, ladyinred;
  • Используйте персональные обращения к клиенту. Благодаря личному обращению, клиент поймет, что он важен для вас. Это хороший залог для долговременных отношений;
  • Не используйте короткую форму имени делового партнера. Например, Саш, Кать, Сереж. Это выглядит неуважительно;
  • Обратите внимание на ваше приветствие. Не стоит в нем упоминать о времени суток, ведь клиент может прочитать это письмо через несколько часов или дней, в этом случае ваше приветствие будет “не к месту” и вызовет негативные ассоциации. Лучше всего использовать слово “Здравствуйте!”;
  • Всегда указывайте тему письма, иначе оно может отправиться в папку “спам” или потеряться;
  • Различайте поля “кому” и “копия”. В поле “кому” указывайте получателя, от которого вы ожидаете ответа. Поле “копия” предназначено для тех, кто должен просто ознакомиться с письмом. Например, в поле “копия” вы можете поставить вашего начальника, если ему интересен исход работы с тем или иным клиентом. Существует еще одно поле: “Скрытая копия”. В этом случае основной получатель письма не будет знать, что ваша переписка отправляется третьим лицам. Но этот инструмент считается нетактичным и не одобряется в деловой среде;
  • Письмо не должно быть очень длинным. По правилам деловой переписки его длина должна умещаться на лист формата А4. Также есть ограничения по объёму электронного письма. Он не должен превышать 3 Мб, в противном случае письмо при открытии может “зависнуть”;
  • После прочтения первых трех предложений вашего письма, клиент должен понять его суть. Кстати, не стоит строить длинные, сложные предложения, отягощённые причастными и деепричастными оборотами. Они очень тяжело воспринимаются при прочтении;
  • Обратите внимание на завершение вашего письма. Оно обязательно должно содержать вашу подпись, должность и контактные данные. Желательно не использовать инициалы, а писать имя полностью: Иванов Иван Иванович или Иван Иванов, а не И.И. Иванов. Должность необходимо указывать для того, чтобы клиент имел представление о том, по поводу каких вопросов он может к вам обращаться. Также укажите ваши контактные данные, электронную почту, телефон, ссылку на сайт компании, название компании.

Цели и эффективность писем о встрече с клиентом

Целью письма о встрече может являться как организация встречи, так и привлечение внимания клиента к вашему предложению. Во втором случае к письму необходимо прикрепить ваше торговое предложение. Этот вариант подходит для первого контакта с потенциальным клиентом, когда какие-либо договоренности между вами еще отсутствуют.

Эффективность писем с торговым предложением соответствует эффективности “холодных звонков”. Примерно 10 человек из 100 откликаются на такие письма. Низкая эффективность обоснована отсутствием интереса к письмам от неизвестных адресатов, к ним относятся как к спаму.

Чтобы избежать такой оценки, необходимо заинтересовать клиента темой письма. Она должна отвечать его потребностям, поэтому, прежде чем писать письмо, изучите вашего потенциального клиента.

Структура письма о встрече с клиентом

  1. Обращение к клиенту. Для этой части письма необходимо выделить отдельную строчку.

    Здесь же вы должны поприветствовать вашего партнера: “Здравствуйте, Иван Иванович!”

  2. Представление.

    Вы должны представиться, иначе клиенту придется вспоминать кто вы, а это недопустимо.

Пример: “Меня зовут Анна, я представитель компании “Волосатик”.

  1. Причина, по которой вы пишите клиенту. Может быть вы уже договорились о сотрудничестве по телефону или у вас возникли разногласия по поводу заказа, или вы впервые обращаетесь к клиенту со своим предложением – в любом случае информация об этом должна быть здесь.

Примеры:

  • Мы вчера с вами разговаривали по телефону и договорились о поставке шампуня в ваш салон;
  • Мы ознакомились с вашими претензиями и хотели бы исправить свои ошибки;
  • Мы хотели бы предложить вам линию средств по уходу за волосами, наша продукция соответствует концепции вашего салона – только качественная косметика из натуральных ингредиентов. С предложением вы можете ознакомиться в прикрепленном файле.

Эти примеры подходят для описанных нами ситуаций. Но могут быть и другие причины для обращения к клиенту.

Примеры:

  • Я хотела бы с вами встретиться, чтобы обсудить некоторые моменты и заключить договор. Предварительно назначаем вам встречу 20 июня в 13:00 в нашем офисе по адресу “адрес”. Если вас не устраивает время или дата, то мы готовы перенести нашу встречу на удобное вам время;
  • Если вам интересно наше предложение, то мы можем встретиться 20 июня в 13:00 в нашем офисе и обсудить возможности нашего дальнейшего сотрудничества.
  1. Ваши контактные данные. Здесь вы должны указать не только контактные данные, но и вашу должность и имя.

Пример: “Для подтверждения встречи вы можете позвонить по номеру “номер” или написать на мою электронную почту “адрес” (адрес электронной почты должен быть тот же).

С уважением,

Анна Викторовна, ваш персональный менеджер”.

На этом наше письмо заканчивается.

Письмо после деловой встречи

Все прошло удачно: клиент согласился на встречу и вы встретились. Но это еще не конец нашей деловой переписки. Как мы помним, в продажах есть этап прощания с клиентом, когда мы благодарим его за уделенное нам время.

В продажах посредством переписки тоже есть такой этап. Он формален и необязателен, но при этом является залогом формирования долгосрочных отношений с клиентом.

Таким образом, после проведения встречи, вы должны написать клиенту письмо с благодарностью.

Оно также имеет свою стандартную структуру:

  1. Обращение к клиенту: “Уважаемый, Иван Иванович!”
  2. Благодарность: “Хочу выразить благодарность за выделенное мне время. Надеюсь, наше сотрудничество будет долгим и продуктивным для нас”.
  3. Ваши контактные данные: “С уважением, Анна Викторовна, ваш персональный менеджер”.

Вот и все, можно отправлять письмо!

Источник: https://kakzarabativat.ru/soveti/pismo-o-vstreche-s-klientom/

Предложение о встрече в деловом письме

Деловое письмо просьба о встрече образец

Бизнес-сфера, как ни крути, тесно связана с постоянными деловыми встречами, а их исход без каких-либо сомнений всегда напрямую зависит от грамотного приглашения. Так почему же? Все очень просто, поскольку абсолютно любой пример делового письма о встрече сможет продемонстрировать минимум три главных требования к его оформлению, а именно:

  1. Текст письма не должен быть слишком длинным.
  2. Уже по первым строкам делового письма адресат должен понять его суть.
  3. В письме непременно должно быть грамотное завершение, как в плане написания, так и в плане вежливости.

Например, образец официального письма о деловой встрече всегда начинается с указания данных получателя (на листе справа), среди которых: должность сотрудника (если требуется), название компании и инициалы получателя.

После этого подобные письма подразумевают прямое обращение, для чего, как правило, используется шаблон: «Уважаемый… Иван Иванович» (пример).

Это стандартные правила, которые должны соблюдаться в обязательном порядке, однако важную роль играет и содержание письма в целом, поэтому стоит уделить особое внимание и ему!

Как попросить о встрече в деловом письме?

Правильная просьба о деловой встрече должна сразу же «кричать» о своей важности, и при этом различают два наиболее распространенных типа подобного сообщения: конкретно с зазывом о встрече (в которой получатель вполне может отказать) и с требованием встретится по определенным обстоятельствам. Например, вторым вариантом пользуются компании при общении с клиентом, в результате взаимодействия с которым произошли события, которые могут ему повредить.

Так как предложить встречу в деловом письме в подобном случае является необходимостью, не стоит подразумевать возможность отказа, поскольку это будет выглядеть как минимум нетактично! Поэтому деловое письмо должно иметь наклон на обязательный характер, в начале которого обязательно описывается суть проблемы. После этого или прописывается требование о встрече, или предложение о встрече, вместе с которым описывается, зачем клиенту это нужно!

Важно отметить, что просьба о встрече в деловом письме начинается по похожей манере! Как и было сказано, буквально первые строки письма уже должны давать полноценный ответ на причину отправки письма, что похоже на принцип создания обычного пресс-релиза, где для беглого ознакомления с сообщением хватит и пары предложений. Деловая жизнь — это постоянная суета, поэтому далеко не все бизнесмены могут отвечать сразу же после поступления писем! Грамотное составление текста — это не только экономия времени получателя, но и банальное к нему уважение.

Деловое письмо, приглашение на встречу и другие «пригласительные» извещения должны иметь правильную «шапку»!

Как правило, в условиях современного бизнеса бумажные письма в конвертах используются крайне редко, поскольку электронные модели представляют собой более комфортабельное решение.

Оно позволяет прикреплять к нему разнообразные файлы, привлекательно форматировать содержание и оставлять полноценные ссылки для получения дополнительной информации.

Но электронное предложение о встрече в деловом письме требует и организации его «шапки», которая представляет собой дополнительные поля для сортирования писем.

Зачем это нужно? Здесь все предельно просто. Любая организованная система электронных писем имеет помимо стандартных рубрик индивидуально созданные, в которые попадают письма на ту или иную тематику.

Поэтому очень важно заполнить и тему сообщения, например: «Создание новой платформы для продаж» и т. д. Такая шапка сообщения, а соответственно, образец — письмо приглашение на деловую встречу с грамотным оформлением, так что даже подобным мелочам стоит уделять внимание! Все это выделяет профессионализм запроса и очень сильно замечается любым получателем.

Что еще важно знать, создавая письмо о назначении деловых встреч?

Для составления грамотного текста всегда стоит придерживаться принятых норм бизнес-общения, поэтому образец письма о назначении деловой встречи должен выглядеть следующим образом:

  1. Начинаться с приветствия, о чем было сказано немного выше (Уважаемый…).
  2. Быть индивидуально разработанным под особенности получателя или группу получателей! Для этого сообщение должно быть на родном партнеру языке, узнать который можно в базе данных самой организации (если информации нет — просто на принятом в стране партнера языке).
  3. Свободный стиль написания — всегда неверное решение! Нужно использовать только формальное построение текста (использование литературного стиля не приветствуется).
  4. Деловое письмо — не рекламная рассылка! Оно не должно делать исключительно предложение с изучением вопроса на дополнительных материалах организации! Поэтому конкретность — еще одно важное правило! Получатель должен сразу понимать, ЧТО и ПОЧЕМУ от него требуется!
  5. Если вопросы или списки — это важная часть, которая должна быть включена в создаваемое деловое письмо о назначении встречи, образец должен специально их разделять! Длинные перечисления лишь путают читателя.
  6. Всегда ставьте свою цифровую подпись, которая есть в любом более-менее успешном предприятии. Если же ее нет, то это не страшно, однако ее наличие придает дополнительный имидж.

Как написать письмо после деловой встречи и зачем это нужно делать?

Независимо от результатов, деловое письмо после первой встречи — это жест грамотного подхода к делам и дополнительная «галочка» в сторону профессионализма персоны. Поэтому задаваться подобным вопросом стоит всегда, как и отвечать на абсолютно все приходящие письма (кроме спама, разумеется).

Структура письма, как и можно догадаться, несколько отличается, поскольку не требуется сделать свое приглашение привлекательным, однако стоит закрепить полученный результат. Для этого стоит начать с простого упоминания конкретной даты деловой беседы, что укажет на индивидуальность сообщения и просто напомнит получателю, о которой встрече идет речь.

Также важным моментом является создание короткого (по сути, итогового) письма, что позволит избежать любых повторений с ранее обсуждаемой информацией (как в первом письме, так и при встрече). Поэтому, краткий пример может выглядеть следующим образом:

  1. Уважаемый Артем Александрович, это письмо является продолжением наших переговоров при личной деловой встрече 31 декабря.
  2. Мы обсуждали вопрос слияния наших компаний в один передовой бренд (краткий итог всей беседы).
  3. Был бы признателен, если Вы сообщите свое окончательное мнение на тему данного вопроса (небольшой призыв обдумать предложение повторно).
  4. Просто позвоните мне по моему личному номеру или, если Вам так удобней, назначим еще одну встречу с дополнительным обсуждением (призыв к ответу или повторной встрече).
  5. Надеюсь, мы сможем дойти до взаимопониманию и продолжим наше сотрудничество на новом уровне (завершение краткого письма с вежливым призывом ответить на предложение «да»).

Как лучше всего написать деловое письмо о переносе встречи?

Данная ситуация, без сомнений, более щекотливая тема, поскольку ни один бизнесмен не любит отходить от своих планов. Однако — это бизнес, и подобное случается! Главное, правильно донести до партнера всю суть переноса с новым предложением.

В этом случае главное требование — тщательно продуманная логичность содержания, после прочтения которой любой получатель согласится, что иного решения нет. В целом, подобное сообщение тоже должно быть кратким, начинаться по принципу приглашения (Уважаемый…) и продолжаться логическим сообщением о необходимости переноса (с огромным сожалением сообщаем, что в связи…).

Затем обязательно стоит сообщить причину, так как именно от этого зависит, войдет ли в понимание партнер. Например: (в связи с задержкой рейса встреча, назначенная на 31 декабря…), затем указывается и суть беседы (на тему слияния наших компаний не может быть проведена).

Кратко, емко и вежливо, однако дальше непременно стоит запросить новую дату деловой беседы или, если есть возможность, перевести ее в другой формат. Пример: (Возможно ли перенести встречу на другой день или провести беседу по телефонной связи?). Ну и напоследок, непременно стоит лаконично попрощаться, запросив ответ: (ожидаем Вашего ответа, с уважением, генеральный директор ООО «Яблочки»).

Что если деловое письмо — отказ от встречи?

Бывает, что условия определенной организации попросту не подходят под установленные требования, но это не означает, что запрос на встречу от них стоит игнорировать или отвечать в грубой форме. Профессионализм — это имидж, а он требует рассмотрения любых предложений, даже если с дальнейшим отказом.

Для этого стоит использовать следующую структуру письма:

  1. Индивидуальное обращение для эффекта «прочитанной» заявки (Здравствуйте, Артем Александрович!).
  2. Создание лояльной атмосферы (благодарим Вас за использование наших услуг…).
  3. Информация о просмотре заявки (мы детально проанализировали возможность слияния наших компаний…).
  4. Похвала инициативы для создания имиджа (Ваше предложение, без сомнений, было бы выгодным для обеих сторон…).
  5. И лаконичный отказ, с указанием возможности принятия заявки через неопределенный срок (к сожалению, в настоящий момент мы не можем принять данное предложение…)
  6. А также описание причины (так как это не вписывается в установленный бизнес-план производства…).
  7. Завершение (с уважением, Игорь Викторович генеральный директор ООО «Яблочки»).

Как правильно написать письмо на английском на деловую встречу?

Особого внимания достойны и иностранные бизнес-партнеры, для которых, без сомнений, потребуется формировать приглашение чисто на английском языке. Если вы не знаете его на должном уровне — то стоит поручить эту работу специализированному специалисту, а общие рекомендации выглядят так же, как для формирования обычной заявки (принцип тот же, и значимых особенностей нет).

Тем не менее начинаются они слегка иначе, и вместо стандартного приветствия за границей принято сразу обратиться к получателю (никаких «уважаемый», только мистер или миссис), например: «Mr. Baker… ».

Также важным моментом является упоминание «связующего звена» между получателем и отправителем, так как их деятельность происходит слишком далеко для случайных писем. Пример: «A mutual friend, Adam Ricky suggested that I contact you…» — «Наш общий друг, Адам Рикки посоветовал мне связаться с Вами…».

После прочтения данного фрагмента получатель сразу поймет не только общую связь, но и по какому вопросу может быть предложена встреча.

Ну и завершение, или Как написать «спасибо за встречу» деловое письмо

Данный случай является практически самым простым, поскольку не требует завлечения партнера к беседе или вежливого отказа.

На деле — подобная надобность является не более чем формальностью, с которой сталкивается почти любой человек (например — при регистрации на сайтах с дальнейшим письмом на тему «спасибо за регистрацию!»).

Пишется оно по принципу письма после встречи, но с единственным отличием в том, что требуется выразить конкретно благодарность без позыва к дискуссии.

«Уважаемый Артем Александрович! Хочу выразить Вам благодарность за выделенное время для презентации разработанного мной бизнес-плана. Наше сотрудничество, без сомнений, будет выгодным для обеих сторон! С уважением, генеральный-директор ООО «Яблочки» Иосиф Бурдыкин.» — пример.

Источник: https://buyingbusinesstravel.com.ru/glossary/term/prosba-o-vstreche-v-delovom-pisme/

Как писать деловые письма, чтобы клиенты сами просили о встрече?

Деловое письмо просьба о встрече образец

Навык написания электронных писем, которые откроет и прочитает адресат, поможет вам не только в продажах, но и откроет новые возможности для построения долгосрочных деловых отношений с потенциальными партнёрами в любой сфере.

Я подготовил чек-лист, которого придерживался сам, когда занимался оптовыми закупками бытовой техники. Закупки – это своего рода продажи, только в этом случае вы пытаетесь продать свою компанию дороже, чтобы получить цены ниже.

Эти семь шагов помогут вам создавать стабильно высокоэффективные деловые электронные письма о продажах и не только.

1. Узнайте клиента

Персонализированные письма, релевантные вашему респонденту, более эффективны, чем шаблонные рассылки. Это аксиома. Поэтому прежде чем написать первое письмо клиенту, будет полезным собрать о нём необходимый минимум информации.

64% получателей электронной почты говорят, что они открывают электронные письма на основе релевантности заголовка

Если вы знаете имя и фамилию человека, вам не сложно будет проверить, есть ли у него аккаунты в социальных сетях или профиль в LinkedIn и изучить их. Помните, что настоящая персонализация имеет решающее значение.

Примеры данных, которые вы можете использовать, чтобы персонализировать сообщение:

  • Общие знакомые;
  • Общие интересы;
  • Работа в одной компании в прошлом;
  • Ваш респондент является активным пользователем социальных сетей и ведёт блог;
  • Ваши дети ходят в одну школу или секцию.

Где искать информацию о клиенте на примере страницы в социальной сети

2. Персонализируйте тему письма

Тема письма играет решающую роль в том, будет открыто письмо или нет. Ваша задача на этом этапе – зацепить внимание клиента за счёт персонализации. Хорошо работает обращение к контакту по имени, упоминание названия его компании или общих знакомых, которые могут за вас поручиться.

Персонализированные электронные письма увеличивают вероятность открытия электронной почты на 29%,а использование имени потенциального клиента повышает шансы открытия письма на 40%.

Вот несколько примеров эффективных с точки зрения продаж тем деловых электронных писем:

  • Вопрос о продукте или услуге [компании вашего клиента];
  • [Имя потенциального клиента], что вы думаете о [тема, которая имеет значение для перспективного клиента];
  • [Имя потенциального клиента], [Общий контакт] порекомендовал мне обратиться к вам.

3. С первой строки письма говорите о клиенте

Первое предложение электронного письма – второй по важности элемент письма по двум причинам: Во-первых, так же, как и тема, оно отображается в почтовом ящике получателя; во-вторых, оно должно заставить клиента прочитать весь текст целиком.

Первое предложение должно быть коротким (желательно уложиться в 5-7 слов), но достаточно информативным и интересным, чтобы вызвать любопытство потенциального клиента.

Вот несколько примеров вступительной строки, которые вовлекут респондента в прочтение письма:

  • Здравствуйте, [Имя]! Очень понравился ваш пост о [тема одного из последних постов];
  • Здравствуйте, [Имя]! Мы оба [присутствовали на мероприятии];
  • Здравствуйте, [Имя]! Я был на вашем сайте и…;

4. Добавьте оффер и простой призыв к действию

После того как вы вовлекли реципиента в прочтение письма, переходите к сути и опишите ваше ценностное предложение (оффер). Оно должно стать главной частью письма. Оффер должен быть простым, понятным и интересным для потенциального клиента и заканчиваться призывом к действию.

Призыв к действию – это утверждение, предназначенное для того, чтобы привести читателя к нужному действию. Самые эффективные призывы к действию – это четкие инструкции, которые начинаются с глагола в повелительном наклонении, например, “Нажмите”, “Загрузите” или “Позвоните”, и дают читателю причину, по которой они должны предпринять это действие.

При этом важно понимать, что при продаже сложных или дорогих продуктов призыв к действию на этапе первого контакта должен быть направлен не на покупку прямо сейчас, а на продолжение диалога. Вот несколько примеров:

  • Если вы заинтересованы в демонстрации нашего решения, которое поможет вам сократить ручной ввод данных на 30%, то у меня есть окно завтра в 16:00 и в пятницу в 9:30. Какое время для вас удобнее?
  • Скажите, куда я могу выслать образцы с курьером, чтобы вы попробовали их и назначили время для встречи на следующей неделе?
  • Я могу открыть вам демодоступ, чтобы вы ознакомились с функционалом нашего продукта, а в пятницу перезвоню вам и мы продолжим обсуждение. Как вы на это смотрите?

5. Поощряйте диалог

В этом вам помогут следующие советы:

  • Задавайте открытые вопросы. Избегайте вопросов, на которые можно ответить ” да ” или “нет”. Развёрнутые ответы часто помогают узнать детали, связанные с болевыми точками потенциального клиента.
  • Придерживайтесь позитивного профессионального тона общения. Фокусируйтесь на том, что вы можете сделать, а не на том, чего не можете. Избегайте шуток (если клиент не использовал их первым). И забудьте о фразах вроде “мне придется”, поскольку это означает, что вас обременяет общение с клиентом.
  • Говорите на языке клиентов. Если они ориентированы на данные, используйте факты. Если клиенты больше ориентированы на эмоции и отношения, будьте более эмоциональным в сообщениях.
  • Уважайте время клиента. Помните: чем короче письмо, тем лучше. Возьмите за правило не превышать объём 200 слов (1500 знаков с пробелами) в письмах. Это поможет вам писать сообщения по существу. Если нужно донести большой объём информации – договоритесь о встрече или звонке.

6. Добавьте информативную подпись

Последний элемент письма, который увидит потенциальный клиент – это ваша подпись. Сделайте её аккуратной, но информативной, добавьте туда свой прямой номер телефона, ссылку на сайт и, по желанию, ссылки на социальные сети компании.

Подпись менеджера по продажам типографии Flyer-Online

7. Анализируйте, уточняйте и улучшайте

После того, как вы освоитесь с этим базовыми принципами, вы можете начать составлять собственные шаблоны и цепочки продающих писем. Чтобы увеличить конверсию в продажи, тестируйте различные варианты каждого элемента писем и выбирайте лучшие связки.

Вместо выводов

Советы из этой статьи помогут создавать привлекательные и эффективные деловые электронные письма, которые приведут вас к следующему этапу продаж – личной встрече. Не забудьте взять с собой визитки и презентационные материалы, а если запасы каталогов или буклетов подошли к концу, мы с удовольствием напечатаем для вас новый тираж.

Напишите zakaz@flyer-online.ru или позвоните +7(831)215-0-215 и мы подберём оптимальные варианты полиграфии под ваши цели и бюджет.

 Дмитрий Светелик, директор по маркетингу типографии Flyer-Online.Источник.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/flyer_online/kak-pisat-delovye-pisma-chtoby-klienty-sami-prosili-o-vstreche-5f8418aeb1a4d95dc0c54f5b

Юриспруденция и документы
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: