Деловое письмо о встрече

Содержание
  1. Как написать грамотное письмо по итогам встречи – памятка — Карьера на vc.ru
  2. Перед встречей
  3. Структура текста приглашения на встречу
  4. В конце встречи
  5. Структура фоллоу-апа
  6. Пример
  7. Образец письма партнеру после встречи. Письмо – предложение о встрече (образцы)
  8. Письмо-приглашение
  9. Ваш аккаунт создан!
  10. Письмо-приглашение. образец письма-приглашения
  11. Образец бланка приглашения на деловую встречу деловая встреча
  12. Деловое письмо-приглашение: как написать, скачать образец
  13. Предложение о встрече в деловом письме
  14. Письмо о встрече для переговоров
  15. Просьба о назначении переносе встречи деловая переписка
  16. Образцы деловых писем(электронная переписка)
  17. Как написать письмо о встрече клиенту
  18. Как правильно составить письмо о встрече с клиентом
  19. Письмо — предложение о встрече (образцы)
  20. Как написать официальное письмо с просьбой о встрече
  21. Требования
  22. Схема составления
  23. Реквизиты
  24. Номер и дата
  25. Данные адресата
  26. Обращение
  27. Представление
  28. Как правильно писать деловые письма, чтобы клиенты сами просили о встрече?
  29. 1. Узнайте клиента
  30. 2. Персонализируйте тему письма
  31. 3. С первой строки письма говорите о клиенте
  32. 4. Добавьте оффер и простой призыв к действию
  33. 5. Поощряйте диалог
  34. 6. Добавьте информативную подпись
  35. 7. Анализируйте, уточняйте и улучшайте
  36. Вместо выводов
  37. 5 шагов назначения встречи при холодном звонке
  38. Образец
  39. Займите лидерскую позицию
  40. Идите на встречу, чтобы объяснить, а не чтобы продать
  41. Убедитесь, что любая часть коммуникации несет очевидный смысл
  42. Объясните, когда можно задавать вопросы
  43. Задавайте встречные вопросы
  44. Не спорьте о деталях
  45. В конце встречи сделайте саммари, как в начале
  46. Как правильно составить письмо о назначении встречи
  47. Письмо-просьба
  48. Сопроводительное письмо: 5 ошибок соискателей

Как написать грамотное письмо по итогам встречи – памятка — Карьера на vc.ru

Деловое письмо о встрече

Эта статья о том, как писать письма до и после встреч с клиентами, но основные идеи применимы и для совещаний.

Наталия Потёмина, консультант по b2b продажам

Follow-up (фоллоу-ап) – письмо с итогами встречи

Agenda (адженда) – повестка встречи

Перед встречей

  1. Выяснить, кто ещё будет присутствовать на встрече. Попросить у клиента их email-адреса.
  2. Сформулировать адженду.
  3. Создать мероприятие в календаре и пригласить участников.

Структура текста приглашения на встречу

  • Тема: сформулируйте в двух словах, о чём вы будете говорить.Плохо: “встреча с маркетингом”. Хорошо: “Новогодние подарки партнёрам HR-службы”
  • Приветствие: если участников немного, потрудитесь вспомнить их имена.Плохо: “Доброго времени суток!”. Хорошо: “Алексей, Ирина, добрый день.”

Любителей “доброго времени суток”, “приветствую”, “извиняюсь” и верениц восклицательных знаков в аду ждёт коуч личностного роста и тренинг по холодным звонкам!!!

  • Вводные слова: напомните, почему Вы решили, что состоится встреча.Плохо: “В целях обеспечения бесшовной миграции на microsoft office…”. Хорошо: “Мы договорились о встрече по microsoft office в пятницу в 14:00 в офисе %название компании%”.
  • План встречи: список вопросов, которые нужно решить + тайминг по каждому вопросу, если их больше двух.Плохо: “На встрече обсудим судьбу нашего проекта”. Хорошо: у нас три вопроса: %первый%, %второй% и %третий%, по каждому мы должны уложиться в 20 минут.”
  • Ожидаемый результат встречи: если выше у вас был список, то в конце хорошо бы признаться, к чему эта встреча должна привести. Плохо: “Надеюсь, мы успеем обо всём договориться”. Хорошо: “В результате мы должны сформировать пошаговый алгоритм согласования и проведения рекламной кампании”
  • Имя и контакты: в приглашениях используйте сокращённую форму имя-телефон-компания-должность

Если кто-то из участников принял встречу «под вопросом» или отклонил приглашение, уточните лично, в чём причина. Возможно, стоит предложить другое время.

Если встреча запланирована более чем за неделю, то за день до встречи хорошо бы отправить напоминание о предстоящем событии.

В конце встречи

  • Сверьтесь с планом и убедитесь, что ничего не упустили
  • Вслух подведите итоги

Объявление на vc.ru Отключить рекламу

После встречи (максимум через сутки, но лучше в течение 2 часов) отправляем участникам фоллоу-ап.

Если встреча прошла не так, как Вам хотелось, и особенно если клиент по итогам встречи решил остановить свой выбор не на Вашей компании, фоллоу-ап всё равно нужно качественно подготовить и отправить. Из таких мелочей складывается репутация.

Структура фоллоу-апа

  1. Приветствие (даже если виделись полчаса назад)
  2. Вводные слова (дата, тема и участники встречи)
  3. Что проговорили, какие решения приняли
  4. Следующие шаги (даты, ответственные)
  5. Контакты

Пример

Сегодня в 15:00 мы обсуждали внедрение CRM в вашей компании.

Я услышал следующее (поправьте меня, если не так услышал):

  • Проектом по внедрению с Вашей стороны будет управлять Алексей Кортнев
  • К ноябрю 2019 отдел продаж должен полностью перейти из старой CRM в новую
  • К моменту миграции необходимо подготовить регламенты по работе с системой
  • В первом квартале будем прорабатывать визуализацию результатов отдела
  • 12 августа на совете директоров будет принято итоговое решение о сроках и условиях запуска проекта
  • Выбрать поля, необходимые в карточке сделки – Алексей, к 07.08 (список возможных полей я прикрепил к этому письму)
  • Прислать пример отчёта менеджера по продажам – Евгений, к 06.08
  • Подготовить скриншоты будущей карточки контрагента для презентации на СД – я, к 08.08
  • Подготовить предложение по автоматизации отчётности – я, к 09.08
  • Назначить встречу по теме визуализации данных – я, 14.01

Спасибо за конструктивную встречу! Если появятся вопросы до, во время или после совета директоров, я с удовольствием отвечу.

С уважением, Подрыв Устоев | ООО Далее Неразборчиво | 88120001234

Составляя любое письмо, особенно письмо клиенту, важно помнить:

  • Письмо могут переслать без комментариев, и тогда получатель должен понять, о чём речь
  • Письмо может пригодиться через полгода, и любой участник беседы должен по нему вспомнить, что там происходило

Если эта шпаргалка кажется вам полезной, помогите мне выбрать, о чём писать дальше.

Следующая статья

Что делать с сейлзом, который вот-вот выгорит

Как управлять удалёнными сотрудниками

Визуализация результатов в отделе продаж

Показать результаты

Переать

Проать

#whoispotemina #np_salesmethodology

Источник: https://vc.ru/hr/77746-kak-napisat-gramotnoe-pismo-po-itogam-vstrechi-pamyatka

Образец письма партнеру после встречи. Письмо – предложение о встрече (образцы)

Деловое письмо о встрече

Это делается с помощью следующих формулировок: Участие просим подтвердить по телефону (номер). или Просим проинформировать о количестве и составе участников по телефону (номер) или электронной почте (адрес).

Если же приглашение направляется «незнакомой» организации, то вы не можете чего-то требовать от них.

Здесь рекомендуется использовать более дипломатичные формулировки: Если вас заинтересовало наше предложение, просим связаться с нами по телефону (номер) или отправить сообщение на электронную почту (адрес).

Но все равно, независимо от уровня дружбы между двумя компаниями или степени формальности/неформальности мероприятия, за некоторое время до его начала нужно обзвонить всех, кому отправлялось письмо-приглашение и уточнить их участие. Делается это в том числе и тогда, когда компания «подтвердилась» на мероприятие. Сообщить вам о том, что передумал, участник запросто мог и забыть.

Письмо-приглашение

Еще одно письмо, с которым не нужно путать приглашение – это job offer, или письмо-приглашение на работу. Ему посвящена отдельная статья, а эта расскажет о письмах-приглашениях на деловые мероприятия.

Внимание

Общие правила написания и структура Письмо-приглашение представляет собой один из многочисленных видов делового письма. Рекомендую вам прочитать еще и статью об общих правилах написания деловых писем.

Важно

Практически все они относятся и к приглашению, а особенности и нюансы касаются исключительно текста. Письмо-приглашение оформляется на фирменном бланке для писем организации.

В «шапке» бланка – справочные данные об организации. Написанное письмо подписывается генеральным директором или уполномоченным руководителем, после чего проходит процедуру регистрации и отправляется адресату.

Ваш аккаунт создан!

  • Свободный стиль написания – всегда неверное решение! Нужно использовать только формальное построение текста (использование литературного стиля не приветствуется).
  • Деловое письмо – не рекламная рассылка! Оно не должно делать исключительно предложение с изучением вопроса на дополнительных материалах организации! Поэтому конкретность – еще одно важное правило! Получатель должен сразу понимать, ЧТО и ПОЧЕМУ от него требуется!
  • Если вопросы или списки – это важная часть, которая должна быть включена в создаваемое деловое письмо о назначении встречи, образец должен специально их разделять! Длинные перечисления лишь путают читателя.
  • Всегда ставьте свою цифровую подпись, которая есть в любом более-менее успешном предприятии.

Письмо-приглашение. образец письма-приглашения

Особенно это касается мероприятий, для которых составляются списки гостей, чье присутствие является желанным. В таком случае будет недостаточно просто обзвонить их и сообщить о предстоящем событии.

Важно, чтобы приглашенный человек осознавал масштаб события и собственную значимость. Именно для этого мы и рассмотрим, как правильно составить письмо приглашение (образец представлен ниже).

Принадлежность к данной категории определяется исходя из цели приглашения: уведомить нужных лиц о предстоящем мероприятии, времени и месте его проведения. Данное письмо отличается тем, что отправляется в единственном экземпляре лично каждому приглашенному.

Образец бланка приглашения на деловую встречу деловая встреча

После этого подобные письма подразумевают прямое обращение, для чего, как правило, используется шаблон: «Уважаемый… Иван Иванович» (пример).

Это стандартные правила, которые должны соблюдаться в обязательном порядке, однако важную роль играет и содержание письма в целом, поэтому стоит уделить особое внимание и ему! Как попросить о встрече в деловом письме? Правильная просьба о деловой встрече должна сразу же «кричать» о своей важности, и при этом различают два наиболее распространенных типа подобного сообщения: конкретно с зазывом о встрече (в которой получатель вполне может отказать) и с требованием встретится по определенным обстоятельствам.

Например, вторым вариантом пользуются компании при общении с клиентом, в результате взаимодействия с которым произошли события, которые могут ему повредить.

Если вы не знаете его на должном уровне – то стоит поручить эту работу специализированному специалисту, а общие рекомендации выглядят так же, как для формирования обычной заявки (принцип тот же, и значимых особенностей нет).

Тем не менее начинаются они слегка иначе, и вместо стандартного приветствия за границей принято сразу обратиться к получателю (никаких «уважаемый», только мистер или миссис), например: «Mr.

Baker… ». Также важным моментом является упоминание «связующего звена» между получателем и отправителем, так как их деятельность происходит слишком далеко для случайных писем. Пример: «A mutual friend, Adam Ricky suggested that I contact you…» – «Наш общий друг, Адам Рикки посоветовал мне связаться с Вами…».

После прочтения данного фрагмента получатель сразу поймет не только общую связь, но и по какому вопросу может быть предложена встреча.

Деловое письмо-приглашение: как написать, скачать образец

Если же ее нет, то это не страшно, однако ее наличие придает дополнительный имидж.

Как написать письмо после деловой встречи и зачем это нужно делать? Независимо от результатов, деловое письмо после первой встречи – это жест грамотного подхода к делам и дополнительная «галочка» в сторону профессионализма персоны.

Поэтому задаваться подобным вопросом стоит всегда, как и отвечать на абсолютно все приходящие письма (кроме спама, разумеется).

Структура письма, как и можно догадаться, несколько отличается, поскольку не требуется сделать свое приглашение привлекательным, однако стоит закрепить полученный результат. Для этого стоит начать с простого упоминания конкретной даты деловой беседы, что укажет на индивидуальность сообщения и просто напомнит получателю, о которой встрече идет речь.

Предложение о встрече в деловом письме

Однако если требуется составить официальное письмо приглашение на деловое мероприятие, то его оформление с использованием бланка письма допустимо. Письмо-приглашение иностранцу Отправляя письмо приглашение иностранным гражданам, необходимо учитывать, что они могут совершенно не знать ваш город.

В таком случае отличным решением станет приложение к письму сопроводительных документов, представляющих собой схему проезда к месту проведения, вашей организации и т.д. Также в данном случае необходимо позаботиться о заселении иностранца в гостиницу на время его пребывания.

Обычно прописываются дата и время. Но если встреча не представляется возможной, то уточняется, как можно связаться и когда.

  • 15 марта 2018 года в 14:00.
  • Пожалуйста, сообщите, если данное время Вас не устраивает.

7. Убеждение. Уместным аргументом в необходимости встречи выступит заверение адресанта о пользе сотрудничества.

  • Уверяем, Вы можете рассчитывать на нашу поддержку в любых вопросах, касающихся…
  • С нашей стороны мы готовы предложить… Просим Вас еще раз ознакомиться с…
  • Полагаем, наше предложение выгодно для Вас, потому что…

8. Заключение. Традиционно дублируется благодарность, высказанная в начале письма.

  • Позвольте поблагодарить Вас…
  • Благодарим за желание помочь нам в…
  • С нетерпением ждем замечательных деловых отношений с Вами в ближайшей перспективе…
  • Спасибо за…

9. Прощание.

Письмо о встрече для переговоров

Письмо №1: Уважаемый Петр Петрович, Коллеги из “Инверсии” оставили сообщение о том, что Вы бы хотели обсудить с нами перспективы возможного проведения одного из мероприятий “Квест-Парад” на нашей локации. Нам потенциально интересен формат подобных мероприятий в коворкинге. С удовольствием встретимся с Вами 15 апреля 2015 года в 15:00 в инновационном пространстве “Инверсии”.

Прошу подтвердить свое присутствие до 15:00 часов 14 апреля 2015 года. С уважением, Марина Николаевна. Письмо №2: Уважаемая Виктория Васильевна, После просмотра и анализа Вашей тестовой работы я бы хотел повторно встретиться с Вами для обсуждения некоторых позиций – их изложение кажется довольно интересным. Думаю, Ваш опыт и навыки смогут быть очень полезны для нашего продукта.

На встрече будет идти речь об организационных моментах назначения Вас на позицию дизайнера в нашем агентстве.

Просьба о назначении переносе встречи деловая переписка

Общеустановленным требованием в деловых письмах считается ссылка на предыдущие события: электронное письмо, встречу, телефонный разговор. Обязательно прописывается число.

  • В ответ на Ваш запрос от (дата)…
  • В соответствии с соглашением на (дата)…
  • Согласно договоренности на (дата)…
  • Это письмо является продолжением нашего телефонного разговора от (дата)…

5. Причина (предмет разговора). В тактичной форме указываете основания для встречи (выплата гонорара, обсуждение нюансов, составление договора и прочее).

  • Мы подробно изучили предложенный Вами проект и хотели бы обсудить детали.
  • Нас заинтересовало Ваше предложение…
  • В течение нескольких месяцев я изучал Ваши навыки…
  • Мы надеемся на встречу с Вами, чтобы выработать положительное решение.
  • Мы обсуждали… Вы хотели приобрести…

Назначение встречи.

Образцы деловых писем(электронная переписка)

Надеемся на Ваше понимание и продолжение сотрудничества! С уважением, Менеджер AIG Тучков ВладимирТел.: 8-495-ххх-хх-хх8-903-ххх-хх-хх От лица всего коллектива нашей фабрики хочу выразить Вам искренние сожаления и принести извинения за сложившуюся ситуацию.

Наша фабрика уже много лет стабильно и качественно работает на рынке пошива и ремонта одежды. Ваша ситуация относится к редким случаям, виной которому так называемый человеческий фактор.


Письмо о встрече для переговоров Присланные вами данные позволят институту собрать необходимую для аналитики информацию, провести мониторинг и будут способствовать более оперативному решению вопросов повышения качества и надежности работы прибора КИП-12.

Как написать письмо о встрече клиенту

Если же ее нет, то это не страшно, однако ее наличие придает дополнительный имидж.

Как написать письмо после деловой встречи и зачем это нужно делать? Независимо от результатов, деловое письмо после первой встречи – это жест грамотного подхода к делам и дополнительная «галочка» в сторону профессионализма персоны.

Поэтому задаваться подобным вопросом стоит всегда, как и отвечать на абсолютно все приходящие письма (кроме спама, разумеется).

Структура письма, как и можно догадаться, несколько отличается, поскольку не требуется сделать свое приглашение привлекательным, однако стоит закрепить полученный результат.
Для этого стоит начать с простого упоминания конкретной даты деловой беседы, что укажет на индивидуальность сообщения и просто напомнит получателю, о которой встрече идет речь.

Как правильно составить письмо о встрече с клиентом

Если письмо о назначении встречи с клиентом является результатом договоренности или ответом на согласие, приглашение, запрос, то уместным будет после обращения к адресату выразить благодарность.

  • Прежде всего, благодарим Вас за…
  • Спасибо за предоставленную возможность…
  • Примите от нас искреннюю благодарность за…

3. Извинение. Данный пункт необходим лишь в случае задержки письма. Например, по какой-либо причине вы не смогли вовремя выслать свое предложение (не выполнен заказ, опоздали на встречу, поступила жалоба и прочее), по этикету за доставленные клиенту неудобства вам следует извиниться.

  • Извините, нам так неудобно, что…
  • Искренне просим прощение за случившееся недоразумение…
  • Хотим извиниться за причиненные хлопоты.

Вступление.

Письмо — предложение о встрече (образцы)

Инфо

Источник: https://olyarecept.ru/rasteniya/obrazec-pisma-partneru-posle-vstrechi-pismo---predlozhenie-o-vstreche-obrazcy/

Как написать официальное письмо с просьбой о встрече

Деловое письмо о встрече

Сложно представить, какую роль в ведении бизнеса играют контакты. Посредником между контрагентами может стать письмо о встрече для переговоров.

Этот документ информирует партнера о том, что имеется готовность к переговорам. Унифицированного образца для бумаги не существует.

Однако, исходя из общепринятых норм составления деловых писем, можно ориентироваться на приведенный образец и готовый бланк для заполнения.

Требования

Есть каноны деловой переписки, от которых не следует отступать во избежание неверного истолкования. Если в письме будут явные нарушения одного из пунктов, то послание может быть воспринято как оскорбление. Чем лучше составлено письмо о встрече для переговоров, тем больше шансов есть для того, чтобы эта встреча состоялась.
Итак, письмо должно:

  • Быть составлено правильным языком, без грамматических и синтаксических ошибок.
  • Иметь официально-деловой стиль изложения. Тон – исключительно доброжелательный, вне зависимости от фактически испытываемых эмоций к адресату. Также должно чувствоваться уважение и стремление к соблюдению интересов общего дела, к взаимной выгоде, сотрудничеству.
  • Составляться с учетом этических норм, принятых в деловых кругах.
  • Иметь оптимизированную структуру, содержать короткие фразы, четко выражающие определенную мысль. Логика изложения поддерживается четким внешним делением документа на составные части.
  • Использовать только те языковые конструкции и средства, которые понятны адресату. В письме не должно быть завуалированных фраз.

Несмотря на то, что в настоящее время большая часть переговоров проходит в электронном виде, соблюдение описанных выше рекомендаций актуальна и для них. Но деловые письма, оформленные «по старинке», на бумаге, тоже имеют свои преимущества. Их несколько.

  • При их использовании легче представить документальные доказательства в судебной инстанции. Взять сохраненную бумагу проще, чем копировать электронное письмо, распечатывать его, а потом – доказывать его подлинность.
  • Документацию нужно регистрировать в журналах учета. Это позволяет их легче находить.
  • Контролирующим организациям проще вести свою работу.

Схема составления

Зная основной формат составления любого делового письма, можно, ориентируясь на образцы, самостоятельно написать совершенно любое из них. Главное – знать цель послания.

Итак, выложенный образец письма о встрече для переговоров содержит следующие сведения:

  • Данные организации.
  • Номер и дату документа.
  • Наименование адресата.
  • Обращение.
  • Представление.
  • Аргументацию обращения.
  • Назначение встречи.
  • Цель.
  • Подпись.

Реквизиты

Данные организации могут содержаться как в шапке письма, так и отдельно (могут печататься в самой верхней части листа). Но дать адресату знать, каким образом можно связаться с отправителем, надо обязательно. Если письмо составляется в электронном виде, то это могут быть просто телефоны в конце письма.

Номер и дата

Нумерация входящей и исходящей корреспонденции чрезвычайно важна, так как именно она впоследствии отображается в журналах регистрации. Именно подобного типа записи являются прямым доказательством самого факта существования переписки организаций.

Дата в верхней либо нижней части письма – это дата его подписания. Без подписи листок с текстом не имеет юридической силы.

Данные адресата

Наименование адресата должно быть в правом верхнем углу. В практике деловых взаимоотношений встречались ситуации, когда письма были отосланы по ошибке другому адресату.

Для страховки от подобных случаев тот, кто пишет письмо, должен указывать в деловой переписке всю информацию, которая ему известна о адресате, даже если это только ФИО, телефон, адрес сайта и электронной почты.

В идеале должны стоять адресные и прочие данные.

Обращение

Уважительный тон письма должен чувствоваться уже в самом обращении. Может присутствовать слово «уважаемый» и имя и отчество того человека, которому предназначается письмо. Если это должностное лицо (и письмо направляется в ту компанию, где специалист работает), то желательно указать его или ее должность, специальность.

Представление

Этикет требует, чтобы тот, кто обращается к кому-либо, представился сам. Это может выглядеть так: «Меня зовут Иванов Иван Иванович, я менеджер компании «Юность»». Если завяжется переписка либо будет принято решение о встрече, адресат должен точно знать, как именно обращаться к тому, с кем он хочет связаться.

Источник: https://itakstr.ru/kak-napisat-ofitsialnoe-pismo-s-prosboy-o-vstreche/

Как правильно писать деловые письма, чтобы клиенты сами просили о встрече?

Деловое письмо о встрече

Навык написания электронных писем, которые откроет и прочитает адресат, поможет вам не только в продажах, но и откроет новые возможности для построения долгосрочных деловых отношений с потенциальными партнёрами в любой сфере.

Я подготовил чек-лист, которого придерживался сам, когда занимался оптовыми закупками бытовой техники. Закупки – это своего рода продажи, только в этом случае вы пытаетесь продать свою компанию дороже, чтобы получить цены ниже.

Эти семь шагов помогут вам создавать стабильно высокоэффективные деловые электронные письма о продажах и не только.

1. Узнайте клиента

Персонализированные письма, релевантные вашему респонденту, более эффективны, чем шаблонные рассылки. Это аксиома. Поэтому прежде чем написать первое письмо клиенту, будет полезным собрать о нём необходимый минимум информации.

64% получателей электронной почты говорят, что они открывают электронные письма на основе релевантности заголовка.

Если вы знаете имя и фамилию человека, вам не сложно будет проверить, есть ли у него аккаунты в социальных сетях или профиль в LinkedIn и изучить их. Помните, что настоящая персонализация имеет решающее значение.

Примеры данных, которые вы можете использовать, чтобы персонализировать сообщение:

  • Общие знакомые;
  • Общие интересы;
  • Работа в одной компании в прошлом;
  • Ваш респондент является активным пользователем социальных сетей и ведёт блог;
  • Ваши дети ходят в одну школу или секцию.

Где искать информацию о клиенте на примере страницы в социальной сети

2. Персонализируйте тему письма

Тема письма играет решающую роль в том, будет открыто письмо или нет. Ваша задача на этом этапе – зацепить внимание клиента за счёт персонализации. Хорошо работает обращение к контакту по имени, упоминание названия его компании или общих знакомых, которые могут за вас поручиться.

Персонализированные электронные письма увеличивают вероятность открытия электронной почты на 29%, а использование имени потенциального клиента повышает шансы открытия письма на 40%.

Вот несколько примеров эффективных с точки зрения продаж тем деловых электронных писем:

  • Вопрос о продукте или услуге [компании вашего клиента];
  • [Имя потенциального клиента], что вы думаете о [тема, которая имеет значение для перспективного клиента];
  • [Имя потенциального клиента], [Общий контакт] порекомендовал мне обратиться к вам.

3. С первой строки письма говорите о клиенте

Первое предложение электронного письма – второй по важности элемент письма по двум причинам: Во-первых, так же, как и тема, оно отображается в почтовом ящике получателя; во-вторых, оно должно заставить клиента прочитать весь текст целиком.

Первое предложение должно быть коротким (желательно уложиться в 5-7 слов), но достаточно информативным и интересным, чтобы вызвать любопытство потенциального клиента.

  • Вот несколько примеров вступительной строки, которые вовлекут респондента в прочтение письма:
  • Здравствуйте, [Имя]! Очень понравился ваш пост о [тема одного из последних постов];
  • Здравствуйте, [Имя]! Мы оба [присутствовали на мероприятии];
  • Здравствуйте, [Имя]! Я был на вашем сайте и…

4. Добавьте оффер и простой призыв к действию

После того как вы вовлекли реципиента в прочтение письма, переходите к сути и опишите ваше ценностное предложение (оффер). Оно должно стать главной частью письма. Оффер должен быть простым, понятным и интересным для потенциального клиента и заканчиваться призывом к действию.

Призыв к действию – это утверждение, предназначенное для того, чтобы привести читателя к нужному действию. Самые эффективные призывы к действию – это четкие инструкции, которые начинаются с глагола в повелительном наклонении, например, “Нажмите”, “Загрузите” или “Позвоните”, и дают читателю причину, по которой они должны предпринять это действие.

При этом важно понимать, что при продаже сложных или дорогих продуктов призыв к действию на этапе первого контакта должен быть направлен не на покупку прямо сейчас, а на продолжение диалога. Вот несколько примеров:

  • Если вы заинтересованы в демонстрации нашего решения, которое поможет вам сократить ручной ввод данных на 30%, то у меня есть окно завтра в 16:00 и в пятницу в 9:30. Какое время для вас удобнее?
  • Скажите, куда я могу выслать образцы с курьером, чтобы вы попробовали их и назначили время для встречи на следующей неделе?
  • Я могу открыть вам демодоступ, чтобы вы ознакомились с функционалом нашего продукта, а в пятницу перезвоню вам и мы продолжим обсуждение. Как вы на это смотрите?

5. Поощряйте диалог

В этом вам помогут следующие советы:

  • Задавайте открытые вопросы. Избегайте вопросов, на которые можно ответить ” да ” или “нет”. Развёрнутые ответы часто помогают узнать детали, связанные с болевыми точками потенциального клиента.
  • Придерживайтесь позитивного профессионального тона общения. Фокусируйтесь на том, что вы можете сделать, а не на том, чего не можете. Избегайте шуток (если клиент не использовал их первым). И забудьте о фразах вроде “мне придется”, поскольку это означает, что вас обременяет общение с клиентом.
  • Говорите на языке клиентов. Если они ориентированы на данные, используйте факты. Если клиенты больше ориентированы на эмоции и отношения, будьте более эмоциональным в сообщениях.
  • Уважайте время клиента. Помните: чем короче письмо, тем лучше. Возьмите за правило не превышать объём 200 слов (1500 знаков с пробелами) в письмах. Это поможет вам писать сообщения по существу. Если нужно донести большой объём информации – договоритесь о встрече или звонке.

6. Добавьте информативную подпись

Последний элемент письма, который увидит потенциальный клиент – это ваша подпись. Сделайте её аккуратной, но информативной, добавьте туда свой прямой номер телефона, ссылку на сайт и, по желанию, ссылки на социальные сети компании.

Подпись менеджера по продажам типографии Flyer-Online

7. Анализируйте, уточняйте и улучшайте

После того, как вы освоитесь с этим базовыми принципами, вы можете начать составлять собственные шаблоны и цепочки продающих писем. Чтобы увеличить конверсию в продажи, тестируйте различные варианты каждого элемента писем и выбирайте лучшие связки.

Вместо выводов

Советы из этой статьи помогут создавать привлекательные и эффективные деловые электронные письма, которые приведут вас к следующему этапу продаж – личной встрече.

Не забудьте взять с собой визитки и презентационные материалы, а если запасы каталогов или буклетов подошли к концу, мы с удовольствием напечатаем для вас новый тираж. Напишите zakaz@flyer-online.

ru или позвоните +7(831) 215-0-215 и мы подберём оптимальные варианты полиграфии под ваши цели и бюджет.

 Дмитрий Светелик, директор по маркетингу типографии Flyer-Online.

Источник: http://flyer-online.ru/blog/kak-pravil-no-pisat-delovye-pis-ma

5 шагов назначения встречи при холодном звонке

Деловое письмо о встрече

Написать письмо о встрече с клиентом – задача не из легких. Поскольку с ней сталкиваются многие предприниматели, то мы решили рассмотреть основные требования при составлении делового письма:

  1. Официально-деловой характер, сочетающий доброжелательность и уважение, интересы дела и этические нормы отношений.
  2. Четкая и лаконичная структура. Излагать мысли следует корректно и вежливо. Логическая структура изложения достигается благодаря строгому членению текста на абзацы.
  3. Языковые средства, соответствующие нормам русского литературного языка и понятные адресату.

Образец

Наиболее распространенная структура делового письма о назначении встречи клиенту выглядит следующим образом:

Необходимо избрать деликатную форму обращения. В современной деловой переписке принято указывать как имя и отчество адресата, так и его звание, и профессию. Отсутствие обращения истолковывается как оскорбление, нарушение норм делового этикета.

Статьи по теме (кликните, чтобы посмотреть)

  • Заявление о подделке подписи образец — Правовой центр
  • Уважаемый профессор Петр Иванович!
  • Достопочтенный господин ректор Сергей Федорович!
  • Высокопоставленный господин министр Алла Семеновна!

Если письмо о назначении встречи с клиентом является результатом договоренности или ответом на согласие, приглашение, запрос, то уместным будет после обращения к адресату выразить благодарность.

  • Прежде всего, благодарим Вас за…
  • Спасибо за предоставленную возможность…
  • Примите от нас искреннюю благодарность за…

Данный пункт необходим лишь в случае задержки письма. Например, по какой-либо причине вы не смогли вовремя выслать свое предложение (не выполнен заказ, опоздали на встречу, поступила жалоба и прочее), по этикету за доставленные клиенту неудобства вам следует извиниться.

  • Извините, нам так неудобно, что…
  • Искренне просим прощение за случившееся недоразумение…
  • Хотим извиниться за причиненные хлопоты.

Общеустановленным требованием в деловых письмах считается ссылка на предыдущие события: электронное письмо, встречу, телефонный разговор. Обязательно прописывается число.

  • В ответ на Ваш запрос от (дата)…
  • В соответствии с соглашением на (дата)…
  • Согласно договоренности на (дата)…
  • Это письмо является продолжением нашего телефонного разговора от (дата)…

5. Причина (предмет разговора).

В тактичной форме указываете основания для встречи (выплата гонорара, обсуждение нюансов, составление договора и прочее).

  • Мы подробно изучили предложенный Вами проект и хотели бы обсудить детали.
  • Нас заинтересовало Ваше предложение…
  • В течение нескольких месяцев я изучал Ваши навыки…
  • Мы надеемся на встречу с Вами, чтобы выработать положительное решение.
  • Мы обсуждали… Вы хотели приобрести…

6. Назначение встречи.

Обычно прописываются дата и время. Но если встреча не представляется возможной, то уточняется, как можно связаться и когда.

  • 15 марта 2020 года в 14:00.
  • Пожалуйста, сообщите, если данное время Вас не устраивает.

Уместным аргументом в необходимости встречи выступит заверение адресанта о пользе сотрудничества.

  • Уверяем, Вы можете рассчитывать на нашу поддержку в любых вопросах, касающихся…
  • С нашей стороны мы готовы предложить… Просим Вас еще раз ознакомиться с…
  • Полагаем, наше предложение выгодно для Вас, потому что…

Традиционно дублируется благодарность, высказанная в начале письма.

  • Позвольте поблагодарить Вас…
  • Благодарим за желание помочь нам в…
  • С нетерпением ждем замечательных деловых отношений с Вами в ближайшей перспективе…
  • Спасибо за…
  • С уважением…
  • Желаем успехов!
  • С благодарностью и наилучшими пожеланиями…

Убедитесь, что в конце письма указаны ваше имя и контакты, по которым можно связаться.

Цель делового письма о назначении встречи – налаживание бизнес-отношений и получение выгоды от работы с клиентом. Чем грамотнее и деликатнее ваше письмо, тем больше оснований у клиента для совместного сотрудничества.

Займите лидерскую позицию

Люди хотят работать с теми, кто будет управлять процессом, принимать решения и предугадывать проблемы, поэтому сразу начните мягко модерировать вашу встречу.

Опишите ситуацию и ее развитие: с каким предложением вы пришли, какие итоги уже принесли предварительные обсуждения в звонках и переписках.

Сообщите, сколько будет идти ваша встреча, какие вы раскроете вопросы и к какому результату должны прийти. Это поможет людям расслабиться.

Лидерская позиция не предполагает, что вы должны стоять, широко расставив ноги. Она предполагает, что ваш клиент чувствует себя на встрече в надежных руках.

Идите на встречу, чтобы объяснить, а не чтобы продать

Эта встреча — место, где вы можете помочь заказчику разобраться в вашем предложении: деталях проекта, креативной стратегии, плане корпоративного обучения.

Вы уже создали стратегию, которая сама себя продаст, если вы поможете в ней разобраться. Вы должны быть немного фасилитатором, чуть-чуть психологом и настраивать себя на то, чтобы помочь в решении возникшей у заказчика проблемы.

Это приятная роль, она придает уверенность и вызывает доверие.

Убедитесь, что любая часть коммуникации несет очевидный смысл

Нужно понимать, зачем вы рассказываете о себе, о своих клиентах, о своей команде. Если очевидного смысла нет — не рассказывайте. В ключевую встречу нужно вынести только то, что принципиально важно обсудить в реальном времени.

Иногда можно подсветить пару релевантных кейсов вместо того, чтобы вводить в презентацию слайд с кладбищем логотипов. Или отразить в справке реальную роль отдельных участников команды, привлеченных к реализации стратегии, вместо наград и премий босса.

Суть в том, чтобы правильно расставить акценты и привести релевантный пример, а не брать количеством логотипов или офисов по всему миру. Удалите все слайды, которые сами бы пролистали, не вглядываясь. Персонифицируйте презентацию и сконцентрируйте всю информацию на целях конкретного заказчика.

Объясните, когда можно задавать вопросы

Есть две стратегии работы с вопросами собеседников. Вы можете сказать, что ответите на все вопросы прямо по ходу презентации, или попросить записать их и задать их в конце. Если вы предпочитаете динамичную коммуникацию и чувствуете себя уверенно, дайте возможность задавать вопросы в любой момент.

Тем не менее, я не очень рекомендую этот вариант. В ходе презентации слушатель обладает только частью информации, а в финале — более полной картиной, поэтому вопросы в конце будут глубже. А если встреча проходит в онлайне, тактично перебивать вас будет сложно, особенно когда на экране презентация, а не окошки собеседников.

Задавайте встречные вопросы

В своих вопросах люди часто отражают свои сомнения: в вашей компетентности, в способности реализовать масштабный проект, реалистично анализировать риски. Важно ловить эти сомнения и прямо спрашивать, есть ли проблема, которую вы почувствовали — и давать информацию, которая закроет вопрос.

Встреча — ваш шанс быстро проработать такие возражения или отбросить их за ненадобностью. В переписке, если за презентацией не последует встреча, эти сомнения могут вообще не подниматься, а потом стать роковыми для сделки.

Вскройте все сомнения, которые найдете. Если человек останется с невысказанными и нерешенными вопросами, он может вам отказать, потому что «не убедили», «вроде ничего, но у других было как-то понятнее» и т.д..

Не спорьте о деталях

Много мелких возражений в разных частях проекта означают, что где-то на этапе выше вы не договорились о том, зачем вообще работать вместе. Вернитесь к целям и причинам своих предложений.

В конце встречи сделайте саммари, как в начале

Проговорите, о чем вы рассказали, о чем договорились и какие шаги должна сделать каждая сторона.

Jacob Lund/Shutterstock

Как правильно составить письмо о назначении встречи

Обычно прописываются дата и время. Но если встреча не представляется возможной, то уточняется, как можно связаться и когда.

  • 15 марта 2020 года в 14:00.
  • Пожалуйста, сообщите, если данное время Вас не устраивает.

7. Убеждение. Уместным аргументом в необходимости встречи выступит заверение адресанта о пользе сотрудничества.

  • Уверяем, Вы можете рассчитывать на нашу поддержку в любых вопросах, касающихся…
  • С нашей стороны мы готовы предложить… Просим Вас еще раз ознакомиться с…
  • Полагаем, наше предложение выгодно для Вас, потому что…

8. Заключение. Традиционно дублируется благодарность, высказанная в начале письма.

  • Позвольте поблагодарить Вас…
  • Благодарим за желание помочь нам в…
  • С нетерпением ждем замечательных деловых отношений с Вами в ближайшей перспективе…
  • Спасибо за…

Письмо-просьба

Инфо

Если Ваше предложение в силе, на следующей неделе (с 06 по 10 июня) я мог бы подъехать в любое удобное для Елены Петровны время. Я буду Вам очень признателен, если Вы сообщите мне решение госпожи Фирсовой.

С уважением, Вадим Татаренко менеджер компании AIG Тел.: 495-777-11-11; Письмо-просьба о контакте Subject: Номер телефона Елены ФирсовойData: 25.06.

2016From: Черкесов ИльяTo: Иванова Галина Уважаемая Галина Николаевна! Еще раз благодарю Вас за встречу и конструктивную беседу.

Ссылаясь на нашу договоренность, пишу Вам, чтобы напомнить о номере телефона Елены Фирсовой, финансового директора . Буду Вам очень признателен, если Вы пришлете его на указанный адрес или сообщите по телефону.

Сопроводительное письмо: 5 ошибок соискателей

Важно

Источник: https://so-retail.ru/drugoe/predlozhenie-o-vstreche-2.html

Юриспруденция и документы
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: